淺談提升煤炭企業辦公室文秘職業綜合素養的途徑

禹樂樂

（平頂山天安煤業股份有限公司勘探工程處，河南 平頂山 467000）

如何在煤炭企業發展戰略規劃部署下，充分發揮企業自身的優勢和作用，更好地行使本企業在整個集團布局中的歷史使命，辦公室工作是其中的關鍵內容，起著上呈下傳的“橋梁”作用。秘書為了提升辦事效率，有效地處理各項事務，必須積累更多的經驗，將文秘工作和檔案管理工作在整個企業業務發展和業務流程中進行融合貫穿。煤礦企業的文秘人員，大多都是半路出家，沒有過專業學習的經歷。但是作為領導的助手，文秘人員的素質直接影響著領導的決策能不能第一時間完整地傳遞到基層單位。因此，只有不斷提高文秘人員素質，才能夠適應煤礦企業發展的需要。

一、辦公室文秘工作對煤炭企業的重要性

煤炭企業的辦公室文秘工作通常是服務領導，日常工作包括規劃領導每日活動、文書起草等。如果煤炭企業領導需要外出辦公或出差，文秘工作人員需要提前安排好領導活動流程、辦公時間、交通出行等。煤炭企業的辦公室文秘還是領導的傳話筒，當領導傳達出某一意圖或者指令后，文秘工作人員需要使用合理的傳達方式將領導意圖傳到煤炭企業的各個部門中，一般情況下，文秘工作人員通常使用文件將領導意圖轉化為書面形式。辦公室文秘工作是煤炭企業上下級傳遞信息的一個重要樞紐，對煤炭企業未來發展有著至關重要的作用。

二、辦公室文秘工作的職責

新形勢下，辦公室文秘工作的主要職責是：組織會議并記錄會議內容、上傳下達、負責協調溝通、規范撰寫公文與材料，協助領導的工作、負責處理企業的日常活動。辦公室文秘工作的職責要求文秘人員具有綜合素質，要求其具有成熟優秀的文字表達能力、高效的理解溝通能力、與時俱進的思考能力以及隨機應變能力。同時，從企業文秘人員的職責中可以看出，對文秘人員的招聘要求越來越高。因此，文秘文員應結合當下新形勢，不斷提高自身綜合素質，養成良好的職業道德。

三、提升煤炭企業辦公室文秘職業綜合素養的途徑

（一）培養自身的人際交往能力

文秘工作者需掌握的人際交往能力主要包括兩大方面，一是組織協調能力，二是待人接物的能力。首先，組織協調能力指的是文秘人員能針對上級下發的指令，認真貫徹落實，并能夠通過自身高超的組織協調能力，將各環節工作予以妥善的分配處理，針對對工作開展存在不滿的部門或人員，文秘人員需與其開展有效的溝通，通過雙方真誠的交流，減少工作中存在的隔閡。自身應作為聯系各個工作部門，上下級間的紐帶，方便領導對于全局化工作開展的把控;其次，待人接物的能力指的是能針對服務對象的不同，提供不同類型的服務。最后，人際交往能力雖然是文秘人員需具備的核心工作能力，但這一切需要建立在對煤礦企業業務流程，專業知識均扎實掌握的基礎上。隨著當今社會對于文秘人員的要求越來越高，文秘人員自身應不斷充實知識儲備，學習工作相關多學科的知識，以企業業務開展現狀為背景，逐步的提升業務處理與分析的能力。

（二）規范文書立卷工作

在文書檔案管理過程中，文書立卷工作發揮著十分重要的作用，既能夠確保文書檔案的體系化、標準化，又可以在文秘工作、檔案管理工作的銜接中發揮重要作用。文書立卷工作是文秘工作的最終環節，也是文書檔案管理工作的初始內容，管理人員必須認識到文秘工作、文書檔案管理工作銜接的重要性。為了加大文書立卷工作力度，相關人員必須做好以下工作：首先，定期針對工作人員開展專業培訓活動，培訓的內容可以是公文、檔案相關法律法規，引導工作人員認識到文書立卷的重要性，提高工作人員的檔案意識，為各項工作的實施提供基礎保障。其次，針對文書立卷工作進行規范、智能、日常管理。在現代化社會的發展中，很多管理部門已逐漸使用電子檔案管理系統，工作人員需要收集整理、統一裝訂、分類排列紙質的檔案資料，針對電子公文檔案資料進行整理、歸檔，保證電子檔案、紙質檔案的完整性、準確性。最后，全面落實工作人員的崗位職責，文秘工作人員、文書檔案管理人員必須進行協調、配合，明確各個員工的職責、分工，在開展文書立卷工作的過程中，嚴格按照工作程序進行，確保公文資料的真實性、準確性，為后續文書檔案管理工作的有效性提供保障。

（三）全面整合文書檔案資源

文書檔案資料與各項工作的有效進行息息相關，會涉及很多機密資料，為了確保企業快速發展，相關管理部門必須認識到文書檔案管理資料的重要性，提升文秘工作的整體水平，強化文書檔案管理工作，可以為工作人員提供高準確性的文件信息。在文件登記過程中，相關管理部門必須做好文件資料分類工作，還需要強化相應的摘抄工作，準確記錄負責人、標題、時間等內容，提高文件管理的整體效率，為后續資料的篩選、查閱工作的有效性提供支持，有效地開展文書檔案管理工作和文秘工作。

結語

眾所周知，辦公室工作是企業正常運轉的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關重要的作用，他們是連接上層領導和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領導的決策才能夠及時有效地傳達給員工，及時準確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢下要及時了解國家下發的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務中找到正確的規律，從而更好地服務領導和員工，成為合格的參謀助手。