不動產檔案管理中的利用和保密

佟靜

（黑龍江省鶴崗市不動產登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

不動產檔案記錄了房屋的權屬、轉移、變更、抵押等信息，是不動產檔案信息使用的基礎。檔案利用與保密工作具有一定的矛盾性，但是又統一于服務社會發展建設。還要充分地認識不動產檔案管理中保密與利用的重要性，找出兩者之間的平衡點，更好地發揮不動產檔案實用價值。

一、不動產檔案保密與利用關系的分析

保密與利用是不動產檔案管理工作的兩個主要方面。保密工作指向保證不動產檔案數據信息安全，強調在規范、科學、安全、有序的環境下進行不動產檔案流轉，防止不動產檔案在使用過程中出現數據信息篡改，檔案丟失或者泄密等風險。不動產檔案的利用主要指向服務產權交易，滿足職能部門的信息查詢需要。可以說不動產檔案保密是開展不動產檔案應用服務的基礎，只有做好保密工作才能發揮不動產檔案的實用價值。科學化的應用不動產檔案可以促進不動產檔案保密建設升級，提升不動產檔案管理基礎工作質量，促進各項工作持續優化改進。

二、不動產檔案保密與利用的主要問題

（一）人員專業性不高

不動產檔案管理的專業性較高，不僅要求相關工作人員熟悉不動產登記業務，具備豐富的一線實踐經驗。而且還要求不動產檔案管理人員具備信息化操作能力，熟悉在信息化環境下開展不動產檔案管理的有效方法。有些基層單位不注重加強不動產檔案管理人員培訓，嚴重制約了不動產檔案管理人員成長。目前情況下，從事不動產檔案管理人員的專業技術能力還有待提高。

（二）法規制度不明確

不動產檔案利用與保密工作的制度法規還有待健全，還需要與時俱進，尤其在信息化不動產檔案管理工作體系下，有些工作制度較為落后，導致檔案管理的隨意性大，不能扎實地做好不動產檔案信息的核對工作，因此影響不動產檔案應用整體水平。還有的不動產檔案管理存在重管輕用的問題，沒能實現不動產檔案信息有效共享，影響了不動產檔案信息實用價值的發揮。

（三）責任意識待提高

當前情況下，有些負責不動產檔案管理人員的責任意識還有待加強，不少一線從事不動產檔案管理人員工作壓力較大，因為日常業務量較大，長期處在繁忙的一線工作，使得一些檔案員存在麻痹大意思想。有一些檔案管理人員未能有效進行檔案審核，缺乏層層把關的責任意識，因此影響了不動產檔案管理的保密性和精準性，不利于更好地發揮不動產檔案信息的實用價值。

（四）軟硬件條件不足

開展好不動產檔案管理工作需要強有力的軟硬件技術條件作為支撐。但是，用于不動產檔案管理工作中信息系統相對老化，專業管理軟件的更新速度較慢，現有檔案管理系統未能發揮大數據與云存儲技術的作用，相關技術條件更新不足，不能滿足新時代開展移動互聯網化、數字化、直觀化不動產檔案供給服務的需要，還要從保密與利用的角度進行專業技術的開發建設。

三、不動產檔案保密與利用的優化措施

（一）提高管理人員素質

增強不動產檔案管理人員能力素質，促進相關工作人員履職盡責，才能保證不動產檔案在保密的基礎上充分利用。不動產檔案管理專業性較強，要求不動產權管理中心積極培育檔案管理專業意識，要求不動產檔案管理人員掌握檔案查詢、維護、管理、應用的具體工作方法，同時熟悉不動產檔案管理的方法政策，具有良好職業道德，樹立愛崗敬業思想。針對特殊時期不動產檔案管理應用需要進行專門業務培訓，例如，圍繞貨幣化分房、不動產權證登記信息變更，多證合一等進行專門業務培訓，提高不動產檔案管理人員數據信息挖掘與應用能力。還要激發不動產檔案管理人員的主動創新意識，鼓勵不動產檔案管理人員積極學習相關的專業知識，圍繞本職工作找出專業技能創新點，研究不動產檔案管理的問題，實現專業技術不斷創新。

（二）全面強化責任意識

不動產檔案管理應當依法治檔案，切實加強國家有關檔案法規的學習，嚴格地落實不動產檔案管理相關條例。首先，應當認真學習不動產檔案管理法規，加大執法力度，嚴格監督不動產檔案管理工作履職情況，既要了解服務對象的檔案使用需求，又要嚴格地防止檔案泄密，從而更好地維護權益人的合法權益。其次，嚴格落實不動產檔案管理工作責任制度要求，加強不動產檔案管理工作實踐的績效考核，要求相關專業技術人員嚴格履職，經常梳理工作中的漏洞，分析制度漏洞深刻原因，細化整改方案，提高不動產檔案管理科學性。第三，把握不動產檔案管理技術更新要點，圍繞近期工作梳理不動產檔案管理工作規劃，圍繞重點項目做好日常工作安排，適當的提高權責人的履職意識。加強不動產檔案管理工作嚴肅性的宣傳，加強典型案例的學習工作，通過一些工作中的案例提高責任意識，提升不動產檔案管理履職能力。

（三）積極進行技術更新

不動產檔案管理應當具有信息化、專業化、科學化的特征，強調不動產權管理中心加強檔案技術設備平板，滿足檔案保密與利用的工作需要。首先，高度重視檔案管理保密的重要性，重點完善檔案安全防護體系，開發專業的不動產檔案管理系統，加強網絡運轉環境的管理工作，提升計算機的安全防控等級，充分運用防火墻技術、數字簽名技術和電子文件的認證技術，加強往來檔案的鑒別工作，保證不動產檔案真實性，防止不動產檔案應用過程中出現信息篡改問題。其次，加強不動產檔案的應用管理，根據不動產管理的需要適當提高不動產檔案應用開放性，科學協調保密與利用的關系，明確不動產檔案使用權限，保證不動產檔案在安全環境下進行信息供給，對不動產檔案使用者進行身份識別，基于大數據與云存儲技術滿足檔案交換需要，推動不動產檔案管理向智能化的方向發展，切實提高不動產檔案應用有效性。

（四）強化安全責任意識

在信息化時代還要高度重視做好不動產檔案安全管理工作，完善不動產檔案管理工作的運行機制，建立完善的不動產檔案監控系統，針對電子檔案和紙質檔案創新管理辦法。具體來說，不動產檔案采用分級管理的辦法，賦予不同級別人員不動產檔案使用權限，區分查詢權、打印權、修改權和刪除權。完善紙質檔案的借閱查詢機制，借閱不動產檔案應當有信息記錄，建立檔案借閱時限制度要求，避免不動產檔案使用中的損失，有效保證不動產檔案得到有效保護。還要完善不動產數據信息監督機制，對電子檔案加強審核監督，有效保證不動產檔案精準性，做好電子檔案的備份工作，推動紙質檔案的數字化，并且優化相關工作的管理流程。

結論：隨著不動產檔案管范圍不斷擴大，檔案管理工作內容日趨復雜，提高不動產檔案保密性和增強應用效率之間存在一定矛盾。不動產檔案管理人員還要依法履職，全面提高自身能力素養，加強相關法律的學習工作，依托先進的信息技術開展不動產檔案管理，實現不動產檔案管理規范化，給新時期不動產檔案管理提供強有力的支撐，促進不動產檔案管理的科學化發展。