“互聯網＋”與高校公文寫作融合的理論探索

郭易彤

（天府新區通用航空職業學院，四川 成都 620500）

互聯網+、云計算、大數據等新詞的誕生，標志著數據時代的到來，人類的生活和工作已經與互聯網緊密相連。“互聯網＋”是一個新興產業，它以互聯網為平臺，充分利用信息和通信技術，將互聯網融入現實社會的各個領域，高校公文是各級行政機關在日常工作和管理中使用的具有一定法律效力的書面文件。高校公文的存在不僅為高校的活動和工作提供了法律依據，而且為高校工作人員提供了規范的行為準則，因此，進一步將互聯網納入高校公文寫作具有重要的現實意義。

一、互聯網背景下的公文

（一）形式多樣、信息集成

互聯網背景下的公文是傳統紙質公文與現代信息技術的結合，稱為電子公文，電子公文是以傳統的書面公文為基礎，與電子技術相結合，利用現代信息管理技術，以數字形式存儲在特定媒體上，由計算機系統讀取、處理并傳送給用戶的公文，表現出媒介多元化和信息網絡化的特點。但電子公文保留了公文的本質，具有公文的基本特征和功能，具有與紙質公文相同的法律效力，能更好地服務于高校行政事務工作。

由于紙張的限制，傳統公文只能記錄文字等平面信息，不能處理電子政務中文字、聲音、圖像等公文。而電子公文能夠通過先進的數字化軟件和數字化設備，將一些信息以數字化形式集成，將公文內容、圖像、聲音和圖像統一為電子公文，實現公文的三維顯示，實現各種現代的公文形式，包括電子文本公文、電子圖像公文、電子海報公文、電子聲音公文等等。與此同時，電子公文的數字化極大節省了以紙質形式存儲的公文的存儲空間。數萬個字符可以存儲在小型USB 驅動器，如磁盤、cd。除卻了購買紙張的成本，降低了部門的成本管理，大大提高管理的透明度。

（二）辦公無紙化、無址化，網絡化傳遞

當前實際工作中，高校官方公文都以電子文本的形式出現，通過網絡傳輸。電子公文在完成速度、公文形式、各種信息的存儲和集成等方面相較于傳統公文具有很多優勢。隨著無紙化進程的發展，除非紙質公文在特殊情況下需要單獨打印，高校公文寫作及管理通常以電子公文的形式存在，整個過程采用信息技術和網絡技術，其廣泛使用促進了無紙化辦公環境的發展，節省大量行政的成本與費用。更重要的是，它突破時間和地域限制，實現了遠程辦公，實時發送和接收公文。

與傳統公文相比，電子公文的數字化使各種信息集成到同一個公文中，可以收集文本、數據、圖形、音頻和視頻信息。信息技術網絡使公文具有足夠的動態性，能夠自動管理公文的整個編輯過程。公文通過網絡信息技術傳送到各級部門，在網絡系統中，員工可以通過正式的公文系統，隨時隨地共享資源。同時，通過網絡的開放和共享，不同的組織、團體和個人可以通過鏈接在網上實時分享相關信息，政府也可以與公眾雙向交流。電子公文的數字化存在和網絡傳播的特點，不僅促進了信息時代公文寫作的發展和進步，也有利于高校提高行政工作效率和服務水平，優化行政工作質量。

二、高校公文寫作與互聯網之間的關聯模式

（一）提高寫作能力的自主模式

該種寫作方式需要擺脫互聯網的束縛，從提綱寫作到初稿、定稿完全依靠作者一字一句的去寫。該種模式之下所寫出的高校公文優點在于能夠更好的鍛煉作者獨立思考能力和對問題的探索分析能力，另外還能夠完全符合作者的本人邏輯思維，具有真實性和原創性。作者所創作出來的高校公文帶有地方特色，完全結合當地實際情況進行撰寫，符合實際情況。自主模式之下公文上傳網絡也是一股新鮮血液，避免了網絡世界當中的公文千篇一律，有利于網絡信息的多樣化。當然該種寫作模式也存在一定的弊端，首先自主模式凸顯不出互聯網的重要性，大量的互聯網資源白白浪費。再加上人的思維和見解畢竟有限，自主寫作模式之下，寫作存在一定的局限性，并不適合于廣泛應用。

（二）吸取各種意見的借助模式

不管是高校的公文寫作，還是其他單位的公文寫作，大多都是圍繞黨和國家領導的思想，結合當地的實際情況開展。所以從公文寫作之初就離不開黨和國家所下發的各種文件以及召開的各種會議。這一背景之下，作者就可以利用互聯網技術，通過在網絡上檢索各種文件信息和會議精神，尤其是掌握各種重要決策，并將這些信息與當地的情況有效結合，融入到公文寫作當中，這種寫作模式被稱為借助模式。借助模式的好處在于根據性相對較強，公文當中的各種重要思想是圍繞著重要會議和重要文件精神去寫作，有據可查。另一方面是全面性能夠借助互聯網多方面的支撐了解相關信息，坐在家里便可知天下事更加方便，節省了大量的人力、物力和財力，公文寫作更加便捷。當然借助式的寫作模式也存在自己的弊端，當公文寫作的作者習慣于借助互聯網來完善自己公文時，慢慢的就會產生惰性心理，在公文寫作過程中不愿意主動思考，主動分析問題、解決問題，而是直接在互聯網搜索相關信息。借助互聯網搜索相關會議和文件所寫作出來的公文形式相對比較單一，千篇一律。缺乏了創新，就不能夠形成好的實行方案。

三、互聯網環境下高校公文寫作現狀

（一）信息化建設滯后

公文的信息化轉變工作任重道遠，現實情況中，許多工作人員往往既缺乏有關方面的管理意識，又對公文資料缺乏重視度，再加上高校沒有形成相關的管理機制，又缺乏監管，導致公文寫作有時會陷入雜亂無序的狀態。管理上缺乏統一標準，十分混亂，給高校的行政管理工作帶來巨大不便。

（二）整理方式不夠規范

在實際工作過程中，由于公文管理工作比較繁雜，目前許多高校要求電子資料與紙質資料同時整理歸檔，還是需要數量眾多的紙質資料及證明材料，因此在整理方式上可能會存在不規范的現象。

（三）公文真實性有待提高

由于操作上的許多不規范之處，導致電子格式下的高校公文真實性收到嚴重損害，可信度大大降低。申請資料的魚龍混雜，這不僅給公文的審核帶來困難，也會阻礙辦事群眾正當權益的獲得。

（四）管理人員素質有待提高

在進行公文寫作時，高校行政人員對互聯網環境的適應程度會對公文的質量產生很大影響，部分適應程度較弱人員的工作能力會直接影響工作進度及高校形象。因此，在實際工作中，存在部分管理人員專業素質和待人素質雙雙欠缺的情況。

（五）相關制度不完善

在進行公文寫作工作時，高校往往缺少一套整齊劃一的規范制度。例如，電子版公文的適用情況，電子版公文與紙質版公文在管理方法上的差異，公文的重要性及真實性認定等。只有確立了有關制度，才能夠保障公文的真實有效力。

四、網絡環境下高校公文寫作的發展

（一）加強信息化建設

無論互聯網發展了何種地步，無論行政職能如何轉變，高校的公文寫作都需要引起有關行政工作人員的高度重視。為了讓以往的管理更加高效有序，需要從硬件設備和軟性管理兩個方面來開展工作。首先，要對現有的公文保管設施進行全面的更新、優化，在管理上可以多多借助電子化的管理設備，利用計算機來完成一些簡單的核算和篩選工作。此外，還可以完成大量信息數據的處理，借助現代技術手段，行政工作人員不僅可以完成快速、準確的操作，還能夠將電子公文也納入整個公文體系，完成整個公文管理工作的現代化改進，方便高校的公文寫作及行政管理的工作。

（二）規范管理方法

許多高校的公文管理工作人員對公文的重要性缺乏認識，對公文管理的特性也缺乏了解，在以往的管理方式上還存在許多漏洞。例如，隨意地將印有高校機關或者學校關鍵信息的資料放在電腦各個位置，在復制粘貼信息時發生錯誤，自主炮制簽名導致公文資料可信度不高等等。這些明顯不合乎規范的行為都不利于公文管理工作的專業化和規范化，必須予以堅決的抵制并及時改正。

（三）明確公文材料的真實性

公文材料的真實性是進行高校行政管理工作的首要目標，也是最重要的目標，真實性和行政效力是公文的靈魂。因此，在實際工作中，由于電子公文操作上的特性，有關部門需要處處留意，謹防偽造材料事件出現。高校公文管理部門需要仔細核實各部門的公文寫作材料。對存疑文件，可以采取多種方式對公文真實性進行驗證，同時，在必要情況下還要對公文擬稿人員進行走訪了解。對于公文中的內容材料，公文管理人員可以聯系有關上級單位或學校部門進行詳細了解。除外部因素外，高校還應做好內部的公文安全保障工作，對保密公文的查閱實施嚴格規定，查閱公文需要部門領導或有關校領導審批同意，并且應在公文管理人員在場的情況下進行查閱。

（四）提高管理人員素質

高校公文管理人員的素質也是影響高校公文寫作質量的一大因素，具體來說可以將這一素質劃分為專業素質和待人接物素質。在專業素質上，部分公文管理人員對本身工作缺乏熱情，對公文寫作工作缺乏重視，對自身職業缺乏認可度，因循守舊、不思進取，導致專業素質日漸流失，嚴重阻礙高校公文寫作工作水平的提升，既不利于高校行政工作的開展，也會損害學校形象及發展。隨著時代發展，高校公文管理工作必然也要與時俱進才能適應不斷變化的社會環境，響應高校關于互聯網方式轉變的號召。因此，高校公文寫作人員應注重自身專業能力的培養，定期參加相關培訓，不斷提升專業素質，使自身能夠更好、更快地適應互聯網環境。

（五）加強制度管理

高校公文寫作工作的制度化是使其走向規范化的重要途徑，必須予以高度重視。在以往工作中，時常會出現規范化操作缺少而引發紕漏和失誤的情況，究其原因還是缺乏有關的合理制度。為了保障高校公文寫作工作走向正軌，應該加強制度建設。例如，在公文擬發申請階段，申請材料的提交和審核必須經過部門領導或校領導審批同意；在公文寫作完成后還需要有關負責人進行核實。只有建立起一套制度化的工作標準，才能夠讓高校的公文寫作走向規范化。此外，還要積極建立公文的監督機制，對公文寫作管理人員的工作定期考評。

結束語

高校是民族文化的支柱，承擔著產業創新、科學研究和相關社會服務的責任。公文作為承載高校發展建設的媒體之一，在規章制度的下載發布、信息交流與溝通等方面發揮著重要作用。因此，身處大數據時代，將互聯網+與高校公文寫作融會貫通，使其能夠與時俱進，相信會對準確傳達學校信息、提升各部門工作效率、促進學校行政管理及高質量發展大有裨益。