醫院文書檔案管理有效途徑的創新思考研究

高露

（內蒙古醫科大學附屬醫院，內蒙古 呼和浩特 010050）

引言：隨著現代化醫院的建設和推進，醫院文書檔案復雜程度和增多速度逐漸上升，與醫院發展關系越來越緊密。需要合理掌握現代化醫院建設所帶來的優勢，結合信息和計算機等技術來創新文書檔案管理模式，增強文書管理成效和管理水平，確保文書檔案管理能夠具有科學、規范的特征。以此來帶動和幫助醫院朝向現代化、先進化發展，為醫院醫療活動和患者救治活動開展打牢基礎，增強醫院社會服務能力。

一、醫院文書檔案所具有的特點

（一）專業性

醫院文書檔案主要就是針對醫療活動和工作情況進行記錄，將情況真正反映出來，這也使得文書檔案內容專業性較強。同時，醫院在開展創新和現代化建設過程中，也會有效記錄發展計劃、診治情況、科研活動、醫院所制定的規章制度以及操作規范等，將其存放到文書檔案當中，記錄的數據和資料都必須要具備真實性和規范性，不能出現誤差和失誤問題，使得醫院文書檔案專業性較強特征愈發突出[1]。

（二）綜合性

醫院內部文書檔案管理室作為醫院內部重點管理機構，是管理醫院檔案資源存儲的重要位置，檔案室內的檔案記錄著醫院人事、財務、醫務等各種資料，來源于醫院本身或者上級，資料具有較強規范性、指導性和合理性，還有一部分資料來自于和醫院有關的各種文件內容，包含著編史修志等各種資料。再加上醫院部門較多，文件資源復雜和分散程度較高，使得醫院文書檔案呈現出綜合性特點。在管理文書檔案時必須要針對不同文件來維護其完整性和連續性，定期展開文書檔案整理工作。

二、醫院文書檔案創新需要遵循的原則

（一）文書檔案管理規范化原則

在展開醫院文書檔案管理工作時，需要針對文書檔案管理流程和事項，來構建一個規范化的管理流程，創建一個統一的歸檔和管理方式，確保文書資料在立卷歸檔時具有時效性、完整性和規范性特征，并重點管理歸檔內容，合理化展開立卷歸檔分工協作工作，將實踐性和有效性當做基礎，來對文書檔案保管進行劃分，確保不同文書檔案可以保管到與之相對應的欄目當中[2]。同時，要規范化管理工作流程，對檔案管理不同環節展開把關，并按照統一的方法來對檔案進行維護。

（二）文書檔案管理標準化原則

大部分醫院文書檔案都是通過公文進行轉換而得到的，要將公文檔案管理當做文書檔案管理工作順利開展的基礎，嚴格管控公文檔案質量，并結合公文質量來制定統一管理標準，確保文書檔案管理具有標準化。例如：維護公文檔案使用的公文紙需要符合國家規定，在公文檔案中注明日期，確保記錄清晰和規范，能夠長期將其得到合理保存，將現代化管理技術應用到公文管理當中，維護公文管理成效。

（三）文書檔案管理保密性原則

醫院文書檔案管理在科技和醫院現代化建設影響下，文書檔案內容逐漸分為電子檔案和紙質檔案兩種，無論是哪種文書檔案都需要將保密性當做管理重點。維護文書檔案原始性。紙質檔案在形成之后雖然極易丟失或者損壞，但是其更改難度高，可維護檔案原始性，而電子文書檔案因為形勢和載體不夠固定，在管理中可能會出現隨意更改檔案內容的情況，對于檔案原始性和保密性產生影響[3]。因此，必須要基于保密性來管控好電子檔案，確保電子檔案內容不會出現丟失或者更改情況。

三、醫院文書檔案管理有效創新措施和途徑

（一）創新文書工作與檔案管理工作

文書檔案管理和文書工作兩者具有一定程度關聯性和相似性，簡單來講，兩者屬于同一個工作在不同開展階段所具有的表現形式。為使文書檔案管理工作可以順利開展，需要將文書工作當做基礎，對文書工作進行全面了解和把關，確保文書工作能夠真正落實，為文書檔案高效管理提供基礎保障。在開展文書檔案管理工作時，文書工作人員，需要具備一定的檔案管理意識，掌握與醫院檔案管理有關知識，在此基礎上來開展文書工作，增強文書檔案資料完整性、真實性、準確性。檔案管理部門也需要將文書歸檔制度進行落實，監督和協調文書檔案編制工作，確保醫院檔案管理工作能夠一體化的發展[4]。

（二）創新文書檔案信息化管理理念和管理手段

醫院信息化發展和建設力度逐漸增大，信息化的更新、維護和信息檢索優勢在醫院中發揮著重要作用。需要醫院管理者將信息化優勢當做基礎，根據信息管理系統來創新文書檔案管理形式，增強文書檔案服務能力和服務主動性，將文書檔案信息納入到網絡管理系統當中，在文書檔案服務范圍內來擴大和創新服務程度。把過往紙質文件中與醫院有關重要數據利用先進軟件和技術錄入到網絡數據庫當中，且后續檔案文件都需要根據內容來分類并存入到相應數據庫當中。醫院工作人員在查閱文書資料時，需要利用自身賬號或者咨詢管理人員來快速在網絡中查找[5]。同時，要更新管理人員信息化管理理念，讓管理人員可以高效展開文書檔案信息化管理工作，通過信息化文書檔案，來推動醫院醫療、科研和教學的開展，發揮出文書檔案在醫院發展中所具有的價值，推動醫院社會、經濟效益的增強。

（三）創新文書檔案工作環境

文書檔案工作環境創新和優化主要就是指建設與文書檔案有關的基礎硬件設施和載體。基礎設施和載體作為醫院文書檔案管理現代化、信息化開展的基礎和關鍵，能夠使文書檔案管理獲得強有力的支撐，如果與文書管理有關基礎設施較為緊缺，就會造成文化檔案各個工作程序受到影響，不利于檔案管理工作創新和發展。因此，必須要增強對檔案管理室內與文書管理有關的設備和辦公設施配置力度，例如：配置完善的掃描儀、計算機、復印機以及文書管理辦公軟件等，還需要完善醫院內部文書檔案管理保存和閱覽流程，對文書管理有關的辦公室、閱覽室進行創新，利用全新的管理環境來推動檔案管理工作開展，確保文書檔案管理工作能夠具有現代化特征，增強管理水平、效率。

（四）創新醫院文書檔案管理技術

文書檔案管理人員在開展文書管理工作時，不僅需要樹立良好的現代化管理理念，還需要對各種先進管理技術和管理手段進行正確了解和運用，利用信息化技術來推動文書檔案管理的創新，確保文化檔案管理具有科學性。可利用信息技術來將文書檔案歸口進行創新，醫院文書檔案一般情況下會涉及到眾多科室，如醫務科、人事科、財務科、設備科以及檔案管理辦公室等，可將辦公室當作醫院文書檔案收集、運轉部門，將各個科室文書檔案統一歸納到辦公室，確保多頭管理能夠轉變成為統一管理[6]。并結合信息技術讓各個科室將完整資料從網絡當中上交給有關部門，將收集到的文書檔案有目標、有規劃統一放置，避免出現文件過于散亂或者信息不健全情況，從源頭上來維護檔案保密性和原始性，為醫院文書檔案管理工作創新打牢基礎。

（五）重點關注醫院文書檔案管理隊伍建設力度

文書檔案管理工作雖然無法直接為醫院創造和提供經濟效益和社會效益，但其對醫院長遠發展有著保障作用，可幫助醫院制定發展決策。所以，必須要關注文書檔案管理隊伍綜合建設，在醫院內部構建一批擁有端正思想、過硬管理技術和較強信息化應用水平的文書管理人員。不斷在社會和高校內部引進專業文書管理人才，并對醫院現有文書檔案管理人員進行培訓，增強文書管理人員對現代化、信息化檔案管理重視程度，積極組織管理人員參加以文書檔案管理創新為主題的課程活動，確保人員能夠擁有良好管理技能。此外，還需要定期針對管理人員思想展開教育，增強檔案人員政治意識，為文書管理人員普及有關法律法規，確保醫院重要和關鍵信息不會出現泄漏情況。鼓勵員工擴展和豐富自身創新思維，探索更多文書管理手段來增強文書管理效率和質量。

（六）健全文書檔案管理制度，合理應用激勵機制

文書檔案工作開展前提就是一個完善檔案收集和管理的制度，只有不斷完善管理制度才能確保文書管理工作有序、規范進行，為文書管理提供理論和科學依據，為管理工作提供幫助。此外，管理制度還可以讓文書管理人員結合標準和規范要求來開展管理工作，確保管理工作能夠具有方便特征，有重要理論依據。在完善管理制度的同時，也需要實施全面激勵機制和責任機制。根據文書檔案人員的管理情況和工作質量來給予充足物質、精神獎勵，增強工作人員對文書管理的熱情。對于技術水平較強的工作人員，要給予重視，并為這類員工提供晉升的機會，讓其能夠全身心投入到文書檔案管理工作中，激勵其他文書管理人員，推動檔案管理工作創新和發展，增強管理工作可靠性和效果。

結束語：綜上所述，文書檔案管理工作對醫院發展和經濟效益提升雖然沒有直接影響，但利用文書檔案資料和數據可使醫院在發展中獲得重要參考數據，增強發展合理性和規范性。所以，必須要重視文書檔案管理工作，不斷轉變過往陳舊落后的管理理念和管理技術，將計算機和信息技術融入到文書管理當中，創新和優化文書檔案管理環境、管理手段，健全文書管理制度，大力培養與文書檔案有關的信息技術人員，確保文書檔案管理能夠滿足醫院現代化發展需求，為醫院發展提供助力。