信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務模式分析

牛樹峰

（齊齊哈爾市機關事業(yè)社會保險服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

當今時代科學技術迅速發(fā)展，促成了社會經濟的飛躍式進步。隨著社會發(fā)展環(huán)境高效化、復雜化，信息資源的重要性在各行各業(yè)當中越來越突出，檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，其管理模式也隨著時代發(fā)展逐漸向信息化服務模式邁進。檔案管理服務模式的創(chuàng)新已經成為企業(yè)立足于信息化時代的關鍵之一，但在信息化建設當中檔案管理仍然面對著一些困難

一、檔案管理創(chuàng)新在企業(yè)經營中的意義

當今社會條件下，企業(yè)的經營管理十分重視創(chuàng)新發(fā)展。管理創(chuàng)新既是如今信息化時代立足發(fā)展的需求，也是企業(yè)檔案管理工作保持長久生命力的基礎和動力。檔案管理工作競爭力的長久維持離不開管理意識與管理制度的開拓創(chuàng)新，只有將檔案管理與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃充分結合，把改革創(chuàng)新的思維充分應用到企業(yè)的檔案中做中來，才能真正實現檔案工作與信息化時代相適應。

首先，檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的必要工具和重要手段。在企業(yè)檔案管理制度優(yōu)化過程中，通過科學有效的檔案管理創(chuàng)新，相關工作人員可以牢牢把握住檔案工作過程中的各種改變，包括主觀條件、客觀條件的改變以及檔案工作隊伍人員的調整變化等。創(chuàng)新管理不僅是檔案事業(yè)發(fā)展的工具和手段，也是提升檔案管理工作水平、加快檔案事業(yè)發(fā)展進程的機遇，通過推動檔案事業(yè)進步來提升企業(yè)信息資源整合利用能力，借助信息化手段實現企業(yè)綜合競爭能力的增長。

其次，檔案管理服務模式的創(chuàng)新具有學術研究的性質。普遍來說，任何事物的發(fā)展創(chuàng)新都具有研究價值，檔案管理創(chuàng)新同樣以其對企業(yè)經營管理的重要意義而帶有學術研究性質。檔案管理的創(chuàng)新不僅以檔案學研究為基礎，還有機結合了經濟學、統(tǒng)計學以及管理學等眾多學科，是一門十分具有深入研究價值的科目。通過對企業(yè)檔案管理和服務模式的創(chuàng)新，可以有效探究檔案管理的科學規(guī)律，在研究理論與實際管理經驗的有效結合中，為檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展替身不斷開辟嶄新的思路。

第三，檔案管理創(chuàng)新能夠有效提升企業(yè)檔案工作人員的整體素質。為適應不斷發(fā)展的社會大環(huán)境的需要，檔案管理人員需要不斷提升自身的業(yè)務水平，以此實現檔案管理模式的優(yōu)化創(chuàng)新。提升檔案管理創(chuàng)新能力，需要相關工作人員不斷學習有關科學技術和實際操作技能，同時，通過對檔案管理的創(chuàng)新，檔案工作人員也可以借此豐富工作經驗、提升工作能力，在檔案管理水平與工作人員素質兩方面間塑造菱形循環(huán)，為社會發(fā)展不斷提出的新要求奠定良好基礎。

二、檔案管理在創(chuàng)新改革中面對的問題

為順應時代發(fā)展的潮流，緊緊跟上經濟發(fā)展的步伐，企業(yè)不斷加強對檔案管理工作的重視程度，但由于種種客觀條件和主觀因素，檔案管理與服務模式的創(chuàng)新在發(fā)展改革當中正面臨著一些問題。

（一）檔案工作管理機制方面存在問題

從企業(yè)長期以來的發(fā)展狀況看，企業(yè)的檔案工作在管理機制方面存在的主要問題有：第一，檔案管理工作缺乏能動性，從企業(yè)領導到檔案工作者對檔案事業(yè)的發(fā)展建設動力不足。第二，檔案工作評價機制、反饋機制以及獎懲監(jiān)督激勵機制尚未完善，不能很好地借助群眾力量完善檔案管理制度，檔案工作者和檔案需求者無法就檔案管理工作中出現的問題進行有效溝通，同時優(yōu)秀杰出的檔案工作者得不到激勵也會使檔案工作的發(fā)展缺少積極性。第三，企業(yè)對檔案方面的人才選拔以及培養(yǎng)機制還未完善，導致檔案工作人才儲備不足，業(yè)務能力提升緩慢，上升渠道不足也使檔案工作開展動力不足，造成檔案事業(yè)發(fā)展建設緩慢。

（二）檔案工作制度建設方面存在問題

檔案管理工作重視信息資料的存儲與調動。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，企業(yè)建立檔案室并由專人負責資料建檔、借閱、調動等方面的記錄管理，但由于對檔案工作的忽視，一些企業(yè)的傳統(tǒng)型檔案建設尚不完善，更無法迅速轉型為信息化檔案建設。在信息化時代，企業(yè)可以借助信息技術建立起電子檔案管理制度，但一些企業(yè)由于不健全的傳統(tǒng)檔案管理使企業(yè)資料檔案混亂，難以歸檔；另一些企業(yè)缺乏對創(chuàng)新檔案管理的正確認識，不愿意為建設電子檔案而投入過多支持，因此很多企業(yè)的檔案工作制度仍然不完善。

（三）檔案工作在信息利用需求方面存在問題

在信息化建設的當前階段，我國大部分企業(yè)在對現有檔案資料進行管理時，仍然習慣采用傳統(tǒng)型管理手段，對待檔案管理制度的優(yōu)化改革也十分被動，一些企業(yè)對此重視程度不足并且不愿為檔案管理投入過多資源。為減少運營成本，一些企業(yè)減少檔案管理的專人人才儲備，對檔案人員的薪酬待遇也相對降低，辦公設備更換、革新不及時，個別企業(yè)中檔案工作者甚至身兼數職。很多企業(yè)不僅檔案管理意識淡薄，檔案服務意識也十分低下，使得整個企業(yè)的數據資源利用率不高下，利用模式也較為單一。檔案管理方面的缺陷使企業(yè)不能實現檔案信息的第一時間錄入以及數據信息的共享，檔案管理進展速度緩慢且質量不高。

（四）檔案工作在信息資源開發(fā)方面存在問題

由于目前我國企業(yè)的信息資源開發(fā)工作仍然處于初級層次，信息資源的管理局限于目錄錄入以及信息化的初級加工，使信息資源開發(fā)利用的深度遠遠不夠。基于此種現狀，企業(yè)的數據庫檢索以及檔案信息的數字化普及程度同樣不高，很多企業(yè)需要花費大量資金進行信息資源的相關建設，但卻沒有真正發(fā)揮出檔案管理對信息資源的重要作用，無法實現企業(yè)資源的信息化管理。

三、企業(yè)檔案管理服務模式的創(chuàng)新策略

當今時代經濟發(fā)展十分迅速，為適應時代發(fā)展的需要，檔案管理工作難度越來越大，如果不能有效落實檔案管理的優(yōu)化升級，就難以跟上時代的步伐。為此，企業(yè)必須利用好信息技術完善檔案管理，以信息化的檔案管理服務模式提升檔案管理的質量與效率。

（一）加強檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)

當今時代是一個信息化的時代，要想讓檔案管理充分適應發(fā)展的需要，必須加強檔案工作者自身的素養(yǎng)，以全面的業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)建設增強檔案管理的水平。首先，需要加強檔案工作者的專業(yè)知識水平，通過有效學習拓寬檔案工作者知識面，為其解決工作中的實際問題打下良好的理論基礎。其次，加強對檔案工作者的專業(yè)技能提升，尤其重視其信息技術的提升，讓檔案工作者認真學習、切實掌握辦公設備與辦公系統(tǒng)的操作方法，以便真正實現檔案管理信息化建設。第三，還需要加強檔案工作者的思想道德建設，通過良好風氣的樹立提升檔案工作者的思想政治覺悟，幫助其建立起高度的責任意識。為加強檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)應當加大對人才培育的投入，搭建科學有效的技能學習平臺，以適當的獎懲監(jiān)督作為激勵，調動起檔案工作者自我提升的積極性。也可以借助技能大賽、杰出工作者評比等方式起到同樣的效果，最大限度發(fā)揮出檔案工作者的工作能力。

（二）實現檔案資源的合理配置

在信息化時代，資源共享為企業(yè)的發(fā)展建設提供了良好條件，同時也對企業(yè)的信息資源利用能力帶來考驗。企業(yè)想要真正享受資源共享時代的高效、便捷，充分進行資源的優(yōu)勢性開發(fā)，就要重視檔案管理的信息化建設，實現檔案資源的合理配置。數據的發(fā)掘和語義分析是檔案信息化管理的基礎，可以有效提高信息化的效率。檔案管理信息化建設，需要企業(yè)的檔案工作者構建出全方位信息化的管理模式，建立高效的檔案信息資源共享的平臺，以此讓信息系統(tǒng)在資源銜接中產生更大的作用。因此，企業(yè)必須建立起數字化信息平臺，才能更好地實現資源共享，讓檔案管理真正進入信息化模式

（三）創(chuàng)新檔案管理信息化發(fā)展

為讓檔案的發(fā)展條件可以更好地與服務機制結合在一起，必須保證檔案管理工作形式的科學性、合理性。從目前檔案管理事業(yè)的實際狀況出發(fā)，很多檔案管理單位的工作仍然存在著比較嚴峻的問題。企業(yè)檔案管理出現的各方面問題，主要是因為管理機制不夠靈活，以及管理意識不夠創(chuàng)新。很多企業(yè)沿用傳統(tǒng)型檔案管理模式，對檔案管理工作的價值認識不足，因此重視程度、資源投入皆不充分，使檔案管理工作創(chuàng)新缺乏必要條件。檔案管理制度的不完善必然會影響到其他部門的協(xié)同發(fā)展，因此企業(yè)必須提升對檔案工作的重視程度，尤其重視檔案工作向信息化管理方向不斷創(chuàng)新。在實現檔案信息化創(chuàng)新建設的過程中，企業(yè)需要以正確的思想認識，加大對專業(yè)人才的培育，支持鼓勵檔案管理服務模式的探索發(fā)展。