事業單位檔案管理創新與服務模式改革研究

史佳慧

摘要：在信息時代，傳統的檔案管理工作也受到了網絡信息技術的沖擊，隨著各種高科技技術普遍應用于各行各業的辦公領域，相關的管理工作也必須進行改革與創新，如此才能夠為工作人員的辦公提供便利。目前事業單位檔案管理中仍存在諸多問題，這些問題也限制著檔案管理工作的發展，因此應針對問題展開具體分析并且探索相應的創新策略，從而不斷推動事業單位檔案管理工作的創新與優化。

關鍵詞：事業單位;檔案管理創新;服務模式改革

引言：

在事業單位中，大到發展規劃，小到員工信息，都是記錄在檔案中的，因此檔案可以說是機關企事業單位發展的重要基礎。傳統的檔案管理主要是對紙質檔案進行處理，而如今的檔案管理模式已經變成了計算機網絡管理，管理對象也不再是紙質檔案，而是存儲功能更強的電子檔案，迅捷程度大大提高。目前，為了更方便各機關企事業單位的檔案管理工作，必須重視對檔案管理的創新和服務模式的改革。

1 事業單位檔案管理存在的不足

1.1 對檔案管理的發展缺乏關注

檔案管理技術的優化也使其難度與重要性有所提升，但這一點卻被眾多事業單位所忽視，而這種忽視貫穿于檔案管理全過程。首先，管理層缺乏對檔案管理工作的重視，他們為了獲取更高的經濟效益，在人力資源獲取、技術人員培養等方面投入了大量的精力與心血，卻輕視了檔案管理工作對于業績的輔助效果，從而導致檔案管理工作被邊緣化。其次，檔案管理工作人員本身對自身的工作就缺乏正確的認識，由于重視度的欠缺導致其不能不斷精進自身的管理能力，甚至對于檔案管理的工作內容都不明確，這也使檔案管理喪失了支持作用，使事業單位在運行時檔案管理不能有效的進行信息共贏。

1.2 檔案管理工作人員的職業素質參差不齊

由于檔案管理學是一門正處于發展時期的學科，所以市場中專業的檔案管理人才是十分稀缺的，很多事業單位的檔案管理人員并不是科班出身，而是由年齡教長的非檔案部門工作人員轉調至檔案部門，如此，不僅其專業水平有所欠缺，且年齡普遍偏高。這也導致了很多檔案管理人員并不能及時地掌握信息技術，無法適應檔案管理工作的信息化發展，從而導致檔案管理工作處于滯后狀態。更有甚者，很多事業單位并沒有聘請專職的檔案管理員，而是由其他職位的工作人員兼職檔案管理工作，此類人員既欠缺工作經驗也缺乏專業知識，且因檔案管理工作為兼職并不能及時、有效的接受相關業務培訓，導致其專業水平知識得不到提升。

1.3 部分事業單位檔案管理的方式落后

信息化發展是檔案管理工作的必然發展趨勢，而現代化檔案管理技術也為事業單位檔案管理工作帶來了重要的創新發展機遇。但在事業單位中，新興的檔案管理技術應用并不普遍，很多單位仍然沿用傳統落后的管理方式，既沒有配備相應的電子設備，也沒有對管理方式進行創新，這也在一定程度上阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。

2 事業單位檔案管理創新與服務模式改革措施

2.1 用信息化手段擴充檔案服務內容

根據信息化發展趨勢，事業單位檔案管理工作得到有效支持，作為本單位的一項重要工作，要結合檔案管理工作現狀和發展需要，將信息技術有效應用于檔案工作。在信息化檔案管理改革中，要加強信息化管理的有效性，結合信息化技術改進管理。首先，要根據事業單位的情況制定合適的方案，明確檔案管理服務模式，結合不同環節制定詳細的規劃內容，使檔案管理服務順利進行。二是要建設專門的網站，為人們提供更便捷的服務，借助網站，加強檔案管理服務，使人們在收集檔案資料時能夠及時獲得信息，檔案管理任務最大化，您可以利用它創造更好的效果，提高社會服務質量。

2.2 提升檔案管理人員的素質水平

事業單位需要設立專門的檔案管理部門，對資料進行綜合分類存儲，便于使用，為改變兼職檔案的管理狀況，由專職人員執行管理任務。檔案管理人員的資質和能力直接影響工作質量，要提高人員的綜合素質，事業單位要通過人才培養提高能力[1]。在選拔人員時，要綜合分析工作態度和專業能力，明確檔案管理任務要求，建立檔案管理跟蹤制度，使檔案管理任務規范化進行。各單位要提供更多的職工培訓機會，通過培訓提高職工素質，提高對信息技術的認識。

2.3 改善檔案管理方法

事業單位在檔案管理工作改革中應考慮到管理方法的重要性，將其進行改善，各個部門的領導以及管理者要充分研究工作方法，結合工作的制度進行管理，合理對檔案管理人員開展監督，使人員在檔案管理工作中按照要求工作。檔案管理人員需要具有正確的觀念，將檔案管理工作進行全面的改善，還應在檔案管理中更加積極主動，提供更高質量的服務，使檔案管理的服務發揮出更好的作用，使檔案管理工作能夠得到有效的改善。

2.4 提升檔案信息利用率

在檔案管理制度落實的過程中需要領導加大力度，給檔案工作人員明確任務，落實責任，使檔案管理工作抓到位，檔案信息利用率大幅度提升，使檔案管理中的機制更加科學，同時有利于檔案管理工作的開展，能夠為單位的發展提供有利的幫助，使檔案信息內容能夠具有完整性[2]。檔案管理制度的完善需要長期的時間，應根據當前的發展狀況，對單位的運行進行有效的改革和創新，激發工作人員的積極性，同時使工作人員了解到檔案管理工作的重要性，提高檔案管理的整體水平。

2.5 轉變傳統的檔案管理理念

從事業單位發展角度出發，檔案管理工作效率的優化及利用水平的提升都是建立在管理理念轉變的基礎上的，只有當事業單位內部樹立了正確的管理理念，并且不斷加強其在檔案管理方面的投入與支持才能夠獲取良好的改革效果。而管理理念的轉變需要通過高效的宣傳來實現，事業單位應提高檔案管理工作重要性的宣傳力度，使所有員工都對于檔案管理工作具有明確的認知與重視，同時呼吁全體員工參與到檔案管理中，如此更能夠提升內部檔案管理工作的全面性[3]。而這一切需要內部管理人員起到模范帶頭作用，通過管理層的帶動與影響使檔案管理工作的地位提升，從而真正實現員工對檔案管理工作理念的轉變。

2.6 加強檔案管理工作制度的建設

相關工作人員應該在原有的制度之上對該制度進行完善，確保各項工作能夠全面發展，有效落實。在此基礎上還應該針對檔案管理工作內容，根據工作特點和工作要求，了解實際工作中存在的問題和工作實際情況，切實履行檔案管理機制，以此明確整個事業單位的檔案管理工作發展方向[4]。在當今的時代背景下，革新檔案管理工作已經是必然發展，這一過程中，約束檔案管理工作人員的行為十分重要，這是確保檔案管理規范性和時效性的重要方法，同時也能將檔案管理的獨立性發揮出來。針對該工作制定相應的賞罰制度是不容忽視的工作內容，領導可以給予優秀員工一些物質和精神獎勵，以此激發其工作熱情，對工作質量差，消極的工作者采取懲罰措施，以此保證檔案管理工作的穩定實施。

結束語：

綜上所述，為了順應時代發展潮流，提升檔案管理效率，為其它各項工作的開展提供便利，必須進行檔案管理創新與服務模式改革。在如今的新形勢下，機關企事業單位都在向著信息化方向發展，檔案管理也應該及時結合信息技術，構建互聯網管理平臺，探索管理新途徑。

參考文獻：

[1]閆晨煜.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革[J].辦公室業務，2019（18）：118.

[2]張海寧.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2019（05）：84-85.

[3]畢睿.事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].黑龍江科學，2018，9（10）：66-67.

[4]黃躍曼.新形勢下事業單位檔案管理創新及服務模式探討[J].辦公室業務，2017（24）：123.