建設(shè)工程合同文件審查自動(dòng)化程序探索

吳麗娟 代東

摘要：建設(shè)工程合同是建設(shè)工程承發(fā)包雙方在項(xiàng)目開展、價(jià)款支付、變更索賠等關(guān)鍵環(huán)節(jié)最重要的法律依據(jù)。廣義的合同文件包括招標(biāo)文件、建設(shè)工程合同、已標(biāo)價(jià)工程量清單等。在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，對(duì)合同文件進(jìn)行系統(tǒng)審查分析，將合同中存在的重要風(fēng)險(xiǎn)逐條列舉，對(duì)于后期合同的順利執(zhí)行，維護(hù)承發(fā)包雙方合法權(quán)益有著重要意義。蘇州市吳江區(qū)財(cái)政投資評(píng)審中心通過近7年的跟蹤評(píng)審實(shí)踐探索，自主開發(fā)一個(gè)自動(dòng)化合同文件審查程序，有效規(guī)避了合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)。過excel結(jié)合vba編程，將招投標(biāo)計(jì)價(jià)軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，實(shí)現(xiàn)了不平衡報(bào)價(jià)的自動(dòng)化分析。將合同條款分析和不平衡報(bào)價(jià)分析結(jié)果自動(dòng)形成合同文件審查報(bào)告，作為建設(shè)各方在合同履行過程中的指導(dǎo)性文件，相比傳統(tǒng)的合同管理模式，時(shí)效更高、條理更清、操作性更強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：合同審查;自動(dòng)化;不平衡報(bào)價(jià);excel;項(xiàng)目管理

一、目前建設(shè)工程合同管理過程中存在的隱憂

當(dāng)前，在項(xiàng)目建設(shè)合同管理方面存在一些短板和隱憂，一定程度上給項(xiàng)目的推進(jìn)造成了嚴(yán)重障礙，尤其是在近期出現(xiàn)鋼材、水泥、原材料價(jià)格短期內(nèi)暴漲的背景下，這種矛盾就顯得愈加突出。通過多年的跟蹤評(píng)審總結(jié)，困擾合同管理主要有以下幾個(gè)方面。

1、重要的計(jì)量計(jì)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)條款得不到充分重視

2、合同條款背離的情況

3、合同條款和工程量清單出現(xiàn)背離

4、合同條款存在單邊性傾向，過多采用一刀切模式

5、投標(biāo)工程量清單存在不平衡報(bào)價(jià)情況

6、招標(biāo)控制價(jià)少數(shù)清單嚴(yán)重偏離實(shí)際

二、針對(duì)合同文件審查的程序化設(shè)計(jì)

基于excel軟件結(jié)合VBA編程，將合同文件審查系統(tǒng)分為兩個(gè)主要模塊，一個(gè)是不平衡報(bào)價(jià)及標(biāo)底價(jià)重大偏差分析模塊，一個(gè)是合同條款邏輯性文字審查模塊。兩個(gè)模塊合二為一，共同形成合同文件審查報(bào)告。其設(shè)計(jì)邏輯如圖2-1所示：

1、不平衡報(bào)價(jià)分析模塊設(shè)計(jì)

此模塊的設(shè)計(jì)思路是，招標(biāo)清單軟件版和投標(biāo)清單軟件版導(dǎo)出清單數(shù)據(jù)，然后通過excel設(shè)定程序進(jìn)行自動(dòng)接收，然后對(duì)招投標(biāo)清單單價(jià)自動(dòng)比對(duì)，使用者根據(jù)經(jīng)驗(yàn)對(duì)招標(biāo)控制價(jià)嚴(yán)重偏離的進(jìn)行勾選，系統(tǒng)根據(jù)使用者設(shè)定的閾值進(jìn)行自動(dòng)篩選，將異常清單列表導(dǎo)出。

第一步，從造價(jià)軟件導(dǎo)出數(shù)據(jù)，在項(xiàng)目狀態(tài)下選擇清單輔助報(bào)表中的工程造價(jià)匯總分析表;在單位工程狀態(tài)下導(dǎo)出招標(biāo)控制價(jià)報(bào)表——表08、11、12、13、20。把數(shù)據(jù)報(bào)表導(dǎo)入到合同文件審查系統(tǒng)，替換掉系統(tǒng)中存在的標(biāo)底導(dǎo)入和商務(wù)標(biāo)導(dǎo)入工作簿。

第二步，打開合同文件審查系統(tǒng)工作簿，進(jìn)入主界面如圖2-2所示，單擊“初始刷新”按鈕，先將系統(tǒng)中存在的其他項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行清理;點(diǎn)擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”按鈕將清單數(shù)據(jù)引入系統(tǒng)，然后點(diǎn)擊“初始輸入”按鈕，對(duì)項(xiàng)目基本信息進(jìn)行輸入，如圖2-3所示。

值得注意的是，下浮率閾值的輸入應(yīng)按照合同關(guān)于不平衡報(bào)價(jià)的要求輸入，并將超過閾值的處理意見從合同條款中摘抄，如果合同沒有，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)默認(rèn)單項(xiàng)下浮率超過標(biāo)段下浮率10%作為合理報(bào)價(jià)的下限、單項(xiàng)下浮率大于0默認(rèn)為合理報(bào)價(jià)的上限，超過這個(gè)界限，即默認(rèn)為不平衡報(bào)價(jià)，然后再指定位置選擇或提出解決辦法的建議。單擊確定按鈕即完成初始輸入。

第三步，在單位工程下拉菜單中選擇即將分析的單位工程，如如2-4所示，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示該單位工程狀態(tài)下所有的分部分項(xiàng)工程量清單，并自動(dòng)將單項(xiàng)下浮率超過閾值的清單進(jìn)行紅色識(shí)別（如圖2-5所示），然后使用者根據(jù)經(jīng)驗(yàn)對(duì)招標(biāo)控制價(jià)工程量清單單價(jià)進(jìn)行粗略判斷，找出嚴(yán)重偏離實(shí)際的招標(biāo)控制價(jià)清單，分析完成后，點(diǎn)擊“異常數(shù)據(jù)導(dǎo)出”按鈕，然后進(jìn)入下一個(gè)單位工程分析，以此類推。

另外，系統(tǒng)還針對(duì)各類異常清單分別預(yù)設(shè)了解決方案，自動(dòng)匹配到所列問題的解決辦法一欄。

通過以上三步，即可以完成不平衡報(bào)價(jià)的數(shù)據(jù)分析和招標(biāo)控制價(jià)的重大偏離情況分析，并將問題異常清單導(dǎo)出到指定報(bào)表。

2、合同條款邏輯性文字審查模塊設(shè)計(jì)

選擇“生成報(bào)告區(qū)工作表”，電子“撰寫報(bào)告按鈕”，進(jìn)入撰寫報(bào)告窗體。

第一步，撰寫報(bào)告窗體，將工程合同經(jīng)常發(fā)生計(jì)價(jià)爭(zhēng)議的條款用下拉菜單的形式供使用者選擇，比如措施費(fèi)計(jì)取范圍、進(jìn)度款支付進(jìn)度、不平衡報(bào)價(jià)的限制、水電費(fèi)承擔(dān)和計(jì)算、臨時(shí)用地的提供、合同界面的劃分、總承包單位的范圍、人工材料價(jià)差調(diào)整、合同外單價(jià)的確認(rèn)等等，當(dāng)下拉菜單中沒有使用者想要的比對(duì)條款項(xiàng)時(shí)，使用者也可以自定義比對(duì)項(xiàng)。

確定好比對(duì)項(xiàng)之后，針對(duì)選定的比對(duì)項(xiàng)從招標(biāo)文件和施工合同電子文本去查找相應(yīng)內(nèi)容，復(fù)制黏貼至窗體指定位置，如圖2-6所示，比對(duì)分析二者是否存在實(shí)質(zhì)性意思表述不同，分析完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)條款比對(duì)，直至最后一個(gè)。

第二步，選擇該窗體的第二個(gè)頁面（如圖2-7所示）存在問題和提出解決辦法窗體，共分為四個(gè)方面：是否存在招標(biāo)文件和合同文件相背離的情況;是否存在工程量清單說明及計(jì)價(jià)規(guī)則和合同條款相背離的情況;合同或招標(biāo)文件是否存在不合理?xiàng)l款的情況;如果存在，勾選“是”單選框，然后在指定位置舉例說明并提出建議方案;如果不存在不必操作。然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。

第三步，分析完畢后，系統(tǒng)會(huì)將分析結(jié)果自動(dòng)導(dǎo)入到合同文件審查報(bào)告文本，報(bào)告文本界面還設(shè)置了“一鍵排版”和“一鍵歸檔”按鈕，“一鍵排版”是美化報(bào)告打印效果，“一鍵歸檔”按鈕則是讓合同分析的成果歸檔至指定文件夾，用于跟蹤管理系統(tǒng)的調(diào)用，并指導(dǎo)后期項(xiàng)目管理。

三、合同文件審查的成果體現(xiàn)

1、合同文件審查報(bào)告

系統(tǒng)將在窗口內(nèi)輸入的文字?jǐn)?shù)據(jù)逐條列舉至文本報(bào)告中，將合同文件和招標(biāo)文件比對(duì)過程中出現(xiàn)的問題和解決辦法同步顯示。如圖2-8所示：

2、標(biāo)底商務(wù)標(biāo)比對(duì)一覽表

系統(tǒng)將招標(biāo)控制價(jià)和投標(biāo)報(bào)價(jià)的基本匯總數(shù)據(jù)，集中在一個(gè)工作表上顯示，作為報(bào)告的附表。如圖2-9所示

3、不平衡報(bào)價(jià)比對(duì)清單

系統(tǒng)通過不平衡報(bào)價(jià)自動(dòng)分析和招標(biāo)控制價(jià)重大偏差概略分析，將異常清單導(dǎo)出至不平衡報(bào)價(jià)比對(duì)清單表中，作為合同文件審查報(bào)告的另一個(gè)附件。如圖2-10所示：

四、合同文件審查系統(tǒng)運(yùn)行效果

合同文件審查系統(tǒng)運(yùn)行一年來，發(fā)現(xiàn)了很多傳統(tǒng)方式無法發(fā)現(xiàn)的問題，和傳統(tǒng)方式相比，有以下幾個(gè)顯著特點(diǎn)：

1、執(zhí)行速度快，招投標(biāo)清單單價(jià)的比對(duì)分析實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化計(jì)算，不再需要工程師手動(dòng)進(jìn)行大量的復(fù)制黏貼工作，原本需要數(shù)小時(shí)甚至數(shù)天的比對(duì)操作計(jì)算機(jī)幾分鐘之內(nèi)完成。在各項(xiàng)文本軟件資料齊備的情況下，完成一份完整的合同文件分析報(bào)告不超過2個(gè)小時(shí)，節(jié)約工程師分析時(shí)間10倍以上。

2、準(zhǔn)確性高，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行清單比對(duì)，運(yùn)算結(jié)果沒有人為的誤差干擾，形成的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，而且能夠根據(jù)個(gè)性化設(shè)定的閾值范圍進(jìn)行識(shí)別并導(dǎo)出。

3、事關(guān)工程計(jì)價(jià)爭(zhēng)議的合同條款逐條列示，以報(bào)告的形式體現(xiàn)，相比翻閱合同文本更加快捷、醒目，和傳統(tǒng)的合同文件分析報(bào)告相比，更具有可執(zhí)行性。

以正在跟蹤的吳江中醫(yī)院遷建項(xiàng)目為例，通過合同文件審查系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)526項(xiàng)異常清單，其中標(biāo)底單價(jià)存在重大偏差的15項(xiàng)、商務(wù)標(biāo)清單單價(jià)超標(biāo)底價(jià)的193項(xiàng)、商務(wù)標(biāo)清單單價(jià)單項(xiàng)下浮率超標(biāo)段下浮率的10%的267項(xiàng)、下浮率超的50%的47項(xiàng)、上浮超50%的3項(xiàng)、上浮超100%的1項(xiàng)。

結(jié)語：

建設(shè)工程合同文件審查系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，是在深刻了解現(xiàn)行建設(shè)工程合同管理模式的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性的利用計(jì)算機(jī)語言進(jìn)行程序化設(shè)計(jì)的嘗試，通過模塊化設(shè)計(jì)，把大量的重復(fù)計(jì)算交給計(jì)算機(jī)，讓更加復(fù)雜的、專業(yè)性更強(qiáng)、邏輯性更不易把握的工作交給造價(jià)師，不僅提高了勞動(dòng)效率，又能在較短時(shí)間內(nèi)生成一份條理清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、涵蓋廣泛的合同文件審查報(bào)告。幫助項(xiàng)目參與各方，在項(xiàng)目實(shí)施前對(duì)工程合同有一個(gè)更加明確清晰的認(rèn)識(shí)，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、減少變更，維護(hù)承發(fā)包雙發(fā)的合法權(quán)益。