綜合改革下高校二級單位（學院）機關管理服務體系的研究

解叢君 叢珊

（上海交通大學，上海 200240）

1.研究背景和理論基礎

“黨的十八大”以來，改革進入到攻堅期和深水區，需要綜合改革并用制度依法保證改革的成果。2014年12月30日上海交通大學綜合改革方案獲得批準，2015年進入全面實施階段。“十二五”期間，各個二級單位（學院）（以下簡稱二級學院）的學術水平和地位得到明顯提高，在學科和師資隊伍建設、科學研究、人才培養、社會服務等方面都取得了顯著的成績。作為學院管理服務體系的核心，機關管理服務團隊發揮著至關重要的作用，其體系的建設和提高勢在必行[1]。

1.1 二級單位（學院）的功能定位

二級單位（學院）是20世紀80年代以來我國高校為適應辦學規模不斷擴大，進一步加強學科建設，提高管理效率和資源配置，在學校與系科之間設置的一個層級。時至今日，學院制已成為越來越多的大學選擇的模式。從目前我國高校的學院制模式看，大多是由內部學科調整而組建的學院，但也有由高校與政府相關職能部門或企業共建的學院，還有少數是由國內高校與國外高?；蚱髽I共建或聯合舉辦的學院。系級升格（將一個學科門類的系升格）和以學科群組成學院（一個或多個一級學科的系、所組合）為基本的兩種學院建制方式。實行學院制的學校，在校內管理體制改革中，一般實行校一院兩級管理的體制，學院作為權力運行的主體，集教學、科研和行政權力于一體，全面負責管理和協調內部各項事務[2]。

1.2 二級學院機關管理的重要地位

二級學院機關是學院的重要組成部分，它是學院黨委、行政及教學研究服務單位的中心樞紐，更是聯系學院廣大教職員工的重要橋梁，承載著推動學校各項方針、政策以及改革的有效貫徹和落實的重要地位。新的歷史時期，高校在各類競爭中穩步發展的首要任務就是加強高校二級學院的建設，而其機關管理體系建設的重要性不容忽視[3]。

二級學院機關的職能和黨政機關的職能有所區別，機關作風的好壞能直接影響到學院辦學質量，還直接關系到學院辦學目標的實現，更能影響學院重大決策的部署、落實和實施。新形勢下，我們以高校綜合改革和推進“一門式服務體系”為契機，抓住二級學院機關工作的實際與特點，狠抓機關管理工作，不斷探討工作中的新思路新方法。當前我校正邁上了發展的新征程，越來越多的新問題也在不斷出現，這就需要加強二級學院機關管理服務，營造機關濃厚的服務氛圍?？偠灾?，目前二級學院機關從權力型機關過渡到管理服務體系型機關刻不容緩，勢在必行。

2.現狀分析

為客觀的反映目前我校二級學院機關管理服務體系的現狀，全面了解綜合改革下我校二級學院機關管理服務體系的實際狀況，更好地把握機關管理服務的發展和提升方向，我們以一線教職工為研究對象，共計發放調查問卷132份，回收117份，具體分析結果如下：

2.1 調研對象基本情況分析

參加調研對象的年齡主要集中在31～40歲（占比60.18%），職稱以副高級和中級為主（占比24.78%和35.40%），師資類型以專任教師為主（占比63.72%），高校工作時間以1～3年和3～6年為主（占比22.12%和24.78%）。

2.2 機關管理服務體系的思考

（1）綜合改革方案的認知分析。只有11%的老師對綜合改革非常了解，41%的教師對綜合改革方案不太了解，表明目前我校綜合改革的概念宣傳還有所欠缺。

（2）對目前學院機關服務的滿意程度。超過一半的受訪對象對目前我校學院機關服務的現狀不太滿意，有接近三分之一的受訪對象比較滿意當前機關服務狀況。說明我校的管理服務改革已經具有一定的良好基礎，未來的管理服務體系的建立和提升具有很好的條件。

（3）機關服務中存在的主要問題。管理效率低下、機構過多、服務意識淡薄是受訪老師們比較普遍提出的問題。目前我校二級學院管理服務基本不具備成為體系的管理系統。管理部門之間的溝通不密切，辦事流程沒有打通，造成很多資源的浪費和重復。

3.當前二級學院機關管理存在的主要問題分析

改革開放以來，高校在數量上不斷遞增，同時學生人數在擴招的情況下也在不斷增加，這使得我國的高等教育事業飛速發展，但同時，也帶來了巨大的挑戰和壓力。學校的教師隊伍不足，各項教學、科研的基本設施相對匱乏，使得管理難度不斷加大。在這種情況下，二高校級單位一線的管理人員迫切需要高效地工作，更好地服務教學、科研，共同搞好人才培養。

在當前高校二級學院機關中，黨委辦公室、科研事務辦公室、教學事務辦公室分管學院的人事、科研和教務行政管理事務。在這種體制架構下，人事、科研、教學管理之間屬于平行管理，缺乏有效的聯接機制。機關管理中存在管理職能模糊、人員素質有待提升、工作流程復雜、服務平臺缺失等問題。

3.1 管理職能模糊

管理職能一般是根據管理過程的內在邏輯，劃分為幾個相對獨立的部分。劃分管理職能，管理者在實踐中有助于實現管理活動的專業化，使管理人員更容易從事管理工作。目前學校二級機關管理部門日常事務辦理中，管理部門之間分工有些地方不是很清晰，出現了職能疊加和職能空缺等情況。造成這種情況的最根本原因是管理職能不明確，缺乏一套系統科學明晰的管理體系[4-5]。

3.2 管理人員素質有待提升

二級學院管理人員整體素質直接影響二級單位的一線管理水平和質量。當前高校二級學院機關管理人員比較普遍的存在管理理念落后、國際化視野和外語水平不高，信息化管理水平不高、團隊意識淡漠等問題。管理理念落后，工作中新辦法不能及時踐諾，實際工作中按部就班的情況屢屢出現；還表現在服務意識淡漠，缺乏積極主動為教師、學生、基層服務的責任心，缺乏為學校事業發展服務的熱情和激情。

國際化視野和外語水平不高，就無法從原有的框架中解放出來，不能很好地接收國際化管理的新理念。信息化管理水平不高，就無法充分發揮多媒體工具，造成效率低下，信息傳導途徑不暢等問題。團隊意識的缺乏造成工作中需要系統解決的問題難以得到重視和解決，也無法根據團隊分層次合作的理念來進行科學的分工協作，造成工作的分割和斷層。

3.3 管理工作流程復雜

當前二級學院的機關管理工作缺乏標準流程，造成工作效率低，業務處理周期長，容易產生業務流程混亂，增加了人為因素造成的錯誤的可能性。高校機關“一門式服務”管理理念的提出，可以很好的疏通管理流程并使其標準化，有利于更好地提高管理水平[6]。

3.4 管理服務平臺缺失

學校現有管理平臺是一個部門一個系統，各部門各自為戰在整個校園門戶網也僅僅是系統集合。由于缺乏部門之間的交流，往往會造成信息重復、信息遺漏等問題。管理平臺建設方向不明確，造成現有平臺建設不規范、不完善、不科學等現象。比如現有的管理平臺出現了用戶界面不一致，進入多個系統需要重新輸入密碼等，給一線教師造成了很多不便。

4.小結和思考

高校二級學院機關管理服務工作是高校管理工作的重要組成部分，建立起一套符合綜合改革發展需求的、行之有效的管理服務體系，能使原本散亂、籠統的工作合理地形成較為完整的工作體系，規范管理工作流程，嚴格管理服務程序，達到管理服務質量目標化、規范化，有效提升高校二級學院機關管理服務的質量和水平[7]。

高校二級學院機關管理服務作為促進學院科研教學事業健康發展的重要保障，正逐漸向高素質化、高效化、信息化、服務型的模式發展。建設二級學院機關管理服務體系是一項長期的系統工程，不但要提升管理服務觀念，轉變管理服務方式，提升管理服務效率，提高管理服務質量，創新管理服務平臺，改革管理服務舉措，加強管理監督機制，強化管理服務效果，更需要充分發揮學院機關黨支部的一線戰斗堡壘作用和黨員的先鋒模范帶頭作用。只有這樣，才能將高校二級學院機關管理服務逐步建設成為教學科研和廣大教職員工服務的管理體系[8]。