中學教學檔案管理的現狀與改進意見

文·方巖

教學檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它全面反映了從教學計劃的實施到教學質量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想政治工作到學籍管理，從師資培訓到教學設備，從招考新生到新生入學等一系列過程，是衡量一個學校辦學水平的標志，又是進行教學活動和教學科研不可缺少的依據憑證。對于全面貫徹黨的教育方針、深化學校內部體制改革、優化教師隊伍、提高辦學水平都具有重要的參考價值。加強學校檔案工作，是學校指導工作、制定教學計劃、總結經驗、優化教學結構、提高教學質量的依據，也是評聘職稱、選拔優秀教師以及編寫校史等工作的重要依據，是評估學校自身地位、作用和功能的重要歷史憑證。

一、中學教學檔案管理現狀

1998年為迎接檔案室規范化達標，按照上級檔案管理部門的要求，我校成立檔案工作領導小組，校長任組長，副校長主管業務，檔案人員制訂計劃，建立起學校綜合檔案室，集中統一管理全校的黨政管理、教育教學、科研、基建工作、儀器設備、財會、聲像、實物等各種門類和載體的檔案。政教處、教導處、總務處、團委等各職能部門均確定一名兼職檔案員，負責本科室的檔案收集整理工作。筆者作為學校唯一的專職檔案員，開始對以往收集但未整理的檔案資料進行重新整理，建立全宗目錄及案卷目錄，使我校的檔案工作逐漸呈規范化、標準化態勢。2001年學校又建立起教師業務檔案，保管教師應歸檔的證書及各類評比、比賽中獲獎的榮譽證書，更加充實了學校檔案的門類和內容。隨著檔案工作的逐漸規范及檔案內容的日益豐富，檔案在學校工作中作用也日益顯露出來。比如為編寫校史、出版校慶紀念冊和創辦校史展覽館提供大量珍貴的檔案材料，有力地印證了學校的教學成績和發展變化。比如，每年約能為40余人次的往屆畢業生提供畢業證明、高中檔案等，為其出國求學、尋找工作出具憑證材料，為學生的發展提供幫助。

二、做好教學檔案管理工作的建議

（一）教學檔案要收集齊全

教學檔案及時、有效、全面地收集是教學檔案管理工作的前提和基礎。教師、學生和教務管理人員在教學活動、教學建設、教學管理中，形成了諸多具有保存價值的文字、圖片、圖表、錄音、錄像等資料，形成者及管理者必須依照檔案工作標準對其進行收集整理工作，為后續的檔案工作打好基礎。

一是收集整理教學檔案材料要遵循其形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，且格式符合規范。教學檔案管理人員，要督促指導業務部門按照規范對其產生的教學檔案進行及時收集整理，同時應制定合理的教學檔案歸檔范圍，制定相應的教學檔案管理計劃，力爭做到對教學檔案的收集有計劃性和實效性。

二是由于教學檔案的來源相對分散以及教學活動學年性的特點，使得教學材料的收集難度較大，教學檔案的歸檔與其他檔案也不能同步進行，很容易產生漏檔情況，因此我們在教學檔案的收集環節中應采取有材料就適時收集歸檔的方法，來確保檔案材料的完整性。

（二）教學檔案要歸檔科學

一要專人負責，主抓業務，全盤管理。教學檔案的歸檔整理工作必須由專人負責，統籌管理，指導各科室檔案員嚴格按照立卷歸檔標準和要求進行教學檔案的分類、擬寫案卷標題、卷內文件排列、編頁碼、抄寫卷內目錄等工作，以確保教學檔案工作正常有序開展。

二要分類標準，整理規范，歸檔有序，移交及時。教學檔案應按照檔案整理標準按年度—事件進行科學分類，以確保檔案資料的系統性、連續性。應按檔案形成的脈絡進行整理立卷，將檔案資料按大類（種類）、小類（年度及部門）的順序進行歸檔，并編制檔案檢索索引，做到歸檔有序、管理科學、查閱方便。為分清檔案管理責任，在教學檔案移交清單上，要詳細記錄移交資料的名稱、年度、單位及數量，并由移交人、接交人及監交人分別簽字，各自留存，以明晰責任。

三要努力實現教學管理現代化。應借助于學校辦公自動化的有利契機，配備檔案信息化管理所需的必要設備，對教學檔案進行數字化存儲、統計、分析、檢索等，加快教學檔案由傳統手工操作向信息化管理過渡的進程。這首先要提高學校領導層和教職員工，特別是檔案人員的現代化檔案管理意識，加大對學校數字化檔案室建設的投入力度，提升自身對檔案信息化管理駕馭能力，為教學檔案步入信息化管理時代夯實基礎。

總之，教學檔案管理工作作為學校工作的重要組成部分，在做好其收集、整理、歸檔的同時，應利用好學校檔案資源，采用先進技術設備，運用科學的管理方法，實現檔案現代化管理，以最小的空間存儲檔案，以最快的速度傳遞信息，才是新時期檔案管理工作的必然歸宿。