歸檔文件整理也需“流程再造”

文·孫英華 陳華振

近幾年，為優(yōu)化發(fā)展環(huán)境，整合機構(gòu)職能，推進(jìn)政府部門高效有序運行，打造精簡高效政務(wù)生態(tài)，更好地服務(wù)人民群眾生活和經(jīng)濟社會發(fā)展，各級黨委政府提出“一次辦好”“全程網(wǎng)辦”“一網(wǎng)通辦”等工作目標(biāo)，倒逼政府部門進(jìn)行職能整合，推進(jìn)政務(wù)辦理過程中的“流程再造”，這既是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措，也對惠及企業(yè)發(fā)展和人民生活的大有裨益。筆者認(rèn)為在歸檔文件整理中幾個重要環(huán)節(jié)也需進(jìn)行“流程再造”，通過流程再造、守正出新，不斷優(yōu)化整理操作過程，節(jié)約人力和管理成本，推進(jìn)歸檔文件整理工作的高效有序運行，同時又利于檔案的安全保管和開發(fā)利用。

一、沒有修改痕跡的定稿不用保存

《歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22—2015）》（以下簡稱規(guī)則）規(guī)定，文件正本與定稿為一件。在歸檔文件整理工作中，單位發(fā)文一般是將正文、定稿加發(fā)文稿紙（即文件簽發(fā)單）三者作為一個整理單位進(jìn)行整理。這種規(guī)定和傳統(tǒng)的檔案整理立卷方式一脈相承，主要是基于檔案的憑證價值做出的具體規(guī)定，體現(xiàn)檔案的原始記錄性。在計算機沒有普及之前，起草公文都是以手寫為主，由于歷次修改都會留下改動的痕跡，整理歸檔時保存的最后一次修改稿即定稿，為的是和正文相互佐證，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)大多也是在定稿首頁進(jìn)行簽字，保存定稿完全是有必要的。進(jìn)入二十一世紀(jì)，隨著信息化時代的到來，電腦的廣泛普及和應(yīng)用，辦公方式也由傳統(tǒng)的手工為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C為主的自動化時代，文件的起草和修改大都是以電腦設(shè)備為主，即使有手動修改，隨后也會在電子文件上及時改動，打印出的文件定稿也就不再留下修改痕跡。這樣的定稿除了沒有紅頭和公章，內(nèi)容與正文完全一致，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)和辦文流程都在發(fā)文稿紙上體現(xiàn)，定稿上面不再保留修改和簽字痕跡，也就不具備憑證屬性，這樣就失去了它的保存價值。加之機關(guān)事業(yè)單位檔案人員流動性較強，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不夠扎實，在歸檔文件整理時對檔案價值鑒定存在一定誤區(qū)，導(dǎo)致對文件定稿在認(rèn)識上存有模糊概念，在整理歸檔時，不是將最后一版保留有修改痕跡的一稿當(dāng)作定稿保存，多是將用電腦修改完畢后直接打印出來，沒有保留任何修改痕跡的最后一次修改稿當(dāng)作定稿，放在正文和發(fā)文稿紙之后當(dāng)作一個整理單位進(jìn)行歸檔，這樣的定稿不但沒有保存價值，還為整理工作和今后保管，以及數(shù)字化加工造成很大人力和資金上的浪費。因此，在歸檔文件整理中，應(yīng)注意將保留有修改痕跡的最后一次修改稿當(dāng)作定稿進(jìn)行收集、整理歸檔，保持歸檔文件的完整性，體現(xiàn)檔案的原始記錄性，也就是憑證價值。這樣就將沒有修改痕跡的定稿排除在外，既節(jié)約了檔案人員的整理時間，也節(jié)約了今后數(shù)字化加工和庫房、裝具、設(shè)施等管理費用，在源頭上保證了館（室）藏檔案的進(jìn)一步優(yōu)化。

二、文件處理單可以放在正文之后

按照規(guī)則，收文的組件原則應(yīng)是文件處理單在前，正文在后，體現(xiàn)收文的辦理過程和辦理結(jié)果。同時規(guī)定，紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)以件為單位編寫頁碼，頁碼應(yīng)逐頁編制，分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，最后將一件收文的總頁數(shù)填寫在歸檔章“頁數(shù)”一欄。這種填寫頁碼的規(guī)定，使每件歸檔文件都有一個總頁數(shù)，對以后的管理、利用、統(tǒng)計、鑒定等都將起到重要的輔助作用，如有缺頁情況也會一目了然，保障了檔案的安全，這也是新規(guī)則的亮點之一。

一件收文的頁碼編寫應(yīng)從文件處理單開始，然后是正文，兩者頁碼相加就是一件收文的總頁數(shù)。按照正常的行文規(guī)范，正文上面都有一個獨立的頁碼編號，也就是原始頁碼。這樣的編號規(guī)則就使正文出現(xiàn)了兩個頁碼，一個是原始頁碼，一個是歸檔頁碼，只是標(biāo)注位置不同。收文整理時，檔案工作人員要對正文進(jìn)行重新編寫頁碼，僅此一項工作就需要大量的工作時間，一些收文較多的機關(guān)單位，工作量更是繁重。

在歸檔文件整理時，如果我們調(diào)整一下收文的排序，這種問題就會迎刃而解。也就是將正文排列在前，文件處理單排列在后，這樣編寫頁碼的時候就從正文開始，然后是文件處理單，我們可以借用正文的原始頁碼，只須順延標(biāo)注文件處理單頁碼即可。無論正文在前，還是文件處理單在前，正文和文件處理單都是一個整理和保管單位，對其完整性和保管利用不會造成任何影響。這樣不但使歸檔文件頁碼顯得整齊劃一，既保持了歸檔文件的完整性，更為關(guān)鍵的是節(jié)約了檔案人員大量的重復(fù)勞動，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本。

三、保管期限30年的不要使用不銹鋼釘裝訂

規(guī)則的實施，順適應(yīng)了信息時代的變化和要求，簡化了整理，深化了檢索，這也是立卷制度改革的成功之處。文書檔案的整理方式實現(xiàn)了傳統(tǒng)的以“卷”為單位到以“件”為單位的轉(zhuǎn)變，檔案的裝訂方式也由以“卷”為單位變成以“件”為單位進(jìn)行。《歸檔文件整理規(guī)則》實施二十年來，在工作實踐中，基層檔案部門形成的永久保管期限的歸檔文件大都按要求實現(xiàn)了線裝，但也發(fā)現(xiàn)有些單位保管期限為30年的歸檔文件有使用不銹鋼釘裝訂的情況，這樣裝訂比“三孔一線”或“直角裝訂”更加簡便，也能夠提高工作效率。按照規(guī)則要求，定期保管且需要移交進(jìn)館的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。這里規(guī)定的定期保管且需要移交進(jìn)館的指的就是保管期限為30年的歸檔文件，按照規(guī)則其在整理的時候是可以采用不銹鋼釘裝訂的。筆者認(rèn)為定期保管為10年的歸檔文件可以采用不銹鋼釘（夾）或封套裝訂，因為保管期限較短，且不用移交進(jìn)館。定期保管30年且需移交進(jìn)館的歸檔文件盡量不要使用不銹鋼訂書釘裝訂，原因有以下幾點：

一是不銹鋼釘?shù)男阅堋①|(zhì)量無法保證。雖然說是“不銹”鋼釘，但有些基層單位檔案室不具備恒溫恒濕等保管條件，它在經(jīng)歷長期的低溫、高溫、潮濕、干燥等多變的氣候和環(huán)境下，能夠始終保持真正的“不銹”，不腐蝕紙張，沒有經(jīng)過科學(xué)論證和實踐檢驗。傳統(tǒng)的檔案整理實踐中，也都是要求將檔案文件中所有的金屬物剔除干凈，然后采用線裝法進(jìn)行裝訂。現(xiàn)實工作中，由于金屬物沒有去除干凈，檔案資料中的金屬裝訂物腐蝕紙張的情況也是屢見不鮮。我國歷代留傳下來的檔案和古籍大都采用繁瑣復(fù)雜的線裝方法，而沒有采用更為簡便易行的金屬物裝訂檔案資料，可見先人的聰明智慧和采用線裝的獨到之處。

二是不銹鋼釘裝訂的檔案不易拆啟。由于不銹鋼釘質(zhì)地堅硬，韌性極低，不易彎曲，在進(jìn)行數(shù)字化或利用過程中需要拆啟檔案時，易將紙張造成不同程度地撕裂，給檔案實體造成損害；其次，如果操作不當(dāng)，極易扎傷或劃破手指，給檔案人員造成不必要的傷害。

三是易對紙張造成機械磨損。由于不銹鋼釘質(zhì)地堅硬，在整理、利用和存放過程中很容易與相對柔軟的紙張進(jìn)行磨擦，造成紙張起毛和擦掛現(xiàn)象，不利于檔案的長期保存。

四是帶有不銹鋼釘?shù)臋n案不利于微波滅菌。在進(jìn)行微波滅菌時，由于不銹鋼釘易傳導(dǎo)，受熱快，在通過微波長時間穿透的情況下，不銹鋼釘升溫很快，易將高溫傳遞給周圍的紙張，由于紙張燃點低，易燃燒，在達(dá)到一定溫度后，容易引燃紙張，造成火災(zāi)，給檔案造成無法彌補的損失。之前也發(fā)生過此類事例，我們應(yīng)高度重視，引以為戒。