如何做好醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作

文·王愛麗

隨著信息化時代的到來和國家醫(yī)改的深入推進(jìn)，醫(yī)院面臨著高質(zhì)量發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。2021年初國家發(fā)布的《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》指出，推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，要堅持以人民健康為中心，堅持基本醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的公益性，以健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度為目標(biāo)，強(qiáng)化體系創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，這無疑給公立醫(yī)院的管理和發(fā)展提出了更高的要求。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮著不可或缺的作用，提升醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平，對于助力醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展有著重大的現(xiàn)實意義。

一、醫(yī)院檔案的重要作用

（一）醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要憑證。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的各個過程、各個環(huán)節(jié)、各個層面的信息，是醫(yī)院各個歷史時期的客觀記錄，是醫(yī)院最可靠、最真實、最重要的歷史憑證。

（二）醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理決策的重要參考。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展歷史過程中的重大信息，是醫(yī)院發(fā)展的寶貴財富，特別是會議紀(jì)要等重要文書檔案，都包含著歷屆醫(yī)院管理者們豐富的管理智慧和實踐經(jīng)驗，這些都為醫(yī)院管理決策提供了重要參考。

（三）醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化的重要傳承。醫(yī)院文化建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的靈魂和品牌，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)廣大干部職工經(jīng)年累月逐步養(yǎng)成。而醫(yī)院檔案作為醫(yī)院歷史資料的記錄，包含著醫(yī)院的歷史變遷、規(guī)章制度，記載著楷模先進(jìn)、價值理念，既可用于幫助職工了解醫(yī)院歷史，又可以用于新員工培訓(xùn)，培養(yǎng)新老員工的榮譽(yù)感，增強(qiáng)醫(yī)院的凝聚力，這都是醫(yī)院文化的重要傳承。

（四）醫(yī)院檔案是推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案涵蓋醫(yī)、教、研、管、藥、護(hù)等全方位醫(yī)院管理信息，各職能部門均可從歸檔整理的各類檔案資源中汲取管理經(jīng)驗，共同推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。如醫(yī)療管理檔案對于醫(yī)療質(zhì)量監(jiān)管、優(yōu)先級項目改進(jìn)、醫(yī)療糾紛處理與化解是重要的參考，人事管理檔案記錄著醫(yī)院人力資源信息，是制定醫(yī)院人才規(guī)劃、引進(jìn)和培養(yǎng)高層次人才的依據(jù)等。

二、提升醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平的舉措

（一）制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是提升檔案現(xiàn)代化管理水平的基礎(chǔ)。高質(zhì)量發(fā)展要求醫(yī)院建立權(quán)責(zé)清晰、管理科學(xué)、治理完善、運(yùn)行高效、監(jiān)督有力的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，檔案管理制度的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)正順應(yīng)了這一要求。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合新修訂的《中華人民共和國檔案法》，及時修訂完善醫(yī)院目前的檔案制度，建立起規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集、歸檔、保密、借閱制度體系，為檔案現(xiàn)代化管理工作的有序推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。

（二）管理人員專業(yè)化是提升檔案現(xiàn)代化管理水平的核心。不少醫(yī)院的檔案管理人員多為醫(yī)療護(hù)理人員轉(zhuǎn)崗，并非專業(yè)檔案管理人員，面對新的時代要求，各醫(yī)院應(yīng)重視引進(jìn)和培養(yǎng)具有檔案專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，組建一支專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理隊伍，通過定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理培訓(xùn)，切實提高其進(jìn)行檔案管理的能力和水平。

（三）管理系統(tǒng)信息化是提升檔案現(xiàn)代化管理水平的關(guān)鍵。在信息化、大數(shù)據(jù)的大背景下，“手工操作”“實物借閱”已不能適應(yīng)時代的發(fā)展，各醫(yī)院應(yīng)將計算機(jī)技術(shù)和信息化手段充分應(yīng)用在檔案管理的歸檔、保存、借閱和利用過程中，提高檔案管理的效率，獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的目標(biāo)。

（四）管理模式精細(xì)化是提升檔案現(xiàn)代化管理水平的保障。傳統(tǒng)的“蹲點式”“等上門”的檔案管理方式過于粗放單一，既不利于檔案人員的管理考核，也不利于檔案資源有效開發(fā)利用。管理模式的精細(xì)化首先體現(xiàn)在檔案建設(shè)目標(biāo)的精細(xì)化，即做好檔案建設(shè)的長期規(guī)劃和短期目標(biāo)，依靠各個部門，分類歸集檔案，最大限度地調(diào)動大家對于檔案管理的積極性，逐步提高工作效率。其次要做到檔案服務(wù)的精細(xì)化，即借助信息系統(tǒng)，充分依靠或開發(fā)微信公眾號、微博、員工APP等方式主動推送檔案信息，提供更加精確、主動的服務(wù)，實現(xiàn)管理服務(wù)的精細(xì)化。

醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院管理的重要組成部分，對推動醫(yī)院發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。因此，只有做到制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化、管理人員專業(yè)化、管理系統(tǒng)信息化、管理模式精細(xì)化，才能更全面地提升醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平，以應(yīng)對當(dāng)前醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的要求，為推動醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展做出檔案工作應(yīng)有的貢獻(xiàn)。