醫護檔案工作如何適應大數據時代的要求

文·欒淑凌

當前，全球數字化的熱潮一浪高過一浪，“數字化”概念逐步滲透進人們的思維，數字化、信息化已經應用于各個領域，通過計算機和網絡多媒體技術，進行數字檔案管理系統研發，建立現代數字化檔案館（室），實現數字化管理已經成為檔案工作一種常態。醫護檔案工作是醫療檔案的一項基礎性工作，是醫務人員對患者進行問診、查體、輔助檢查、診斷、治療和護理等醫療過程中形成的文字、圖表、影像、切片報告等文件，是經醫務人員、檔案管理人員收集、整理后形成的具有科學性、邏輯性、真實性的檔案資料。開創醫護檔案信息化高效優質的管理和服務，可以更好地實現對檔案信息資源的共享和利用。

一、檔案信息化管理需要紙質檔案數字化為依托

做到檔案工作信息化管理，首先要打好紙質檔案數字化基礎。首先紙質檔案需按照檔案標準規范及醫護信息分類、整理、編目、立卷，其次開始數字化加工。紙質檔案數字化主要是指采用檔案掃描儀等專業設備對紙質檔案進行有序加工。數字化加工分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個階段。掃描加工前是數字化工作開展前的準備階段，包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。掃描加工中是紙質檔案數字化加工流程進入實質性操作階段，也是實現紙質檔案數字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。掃描加工后即檔案掃描完移交檔案管理部門前的階段，包括圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等工作，每項工作依次銜接完成。

二、建立有效保護信息安全的檔案備份機制

數字化加工產生的數據，須做好檔案、檔案信息管理系統及電子數據的備份。檔案備份，是對檔案、檔案信息管理系統及電子數據采取某種技術手段和方式進行復制，建立“副本”，以便在檔案、檔案信息管理系統及電子數據遭受破壞或其他特定情況下，檔案信息不致丟失，以減少災害對檔案造成的損失。建立備份機制是抵御突發性自然災害破壞，確保檔案安全的一項重要措施。

（一）電子數據的存儲

數字化加工后數據需進行存儲。目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數據、相關說明文件等，其存儲結構應按照數字檔案管理系統的設計模板來建立起完整的項目檔案元數據。

（二）電子數據的備份

電子數據主要包括電子化的文件目錄、案卷目錄、數字化全文、電子文件等。電子數據的備份，就是使用存儲介質，定期將系統中的數據復制下來，以保證災害和故障發生時數據能盡快恢復。備份介質目前主要有硬盤、磁帶和光盤兩種。備份方式有完全備份、增量備份、差分備份、按需備份等多種方式。完全備份即每天對系統進行完全備份。增量各份即在一周里選擇某一天進行一次完全備份。差分備份即在一周里選擇某一天進行一次完全備份。按需備份即僅備份所需要的部分數據。

（三）檔案備份的基本原則

檔案備份的方式主要采取異質備份和異地備份兩種方式。異地備份即將檔案原件的復制件存放在異地，一旦本地檔案發生意外，即可啟用在異地存放的檔案復制件。省外可以選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方為宜。檔案的異質備份包括靜電復印、縮微、翻拍、數字化、仿真復制等。檔案館（室）應有計劃、有組織、有針對性地將重要檔案遷移到其他載體上，即對檔案進行各種形式的復制，同時減少對原件的磨損，使檔案原件得到妥善保存，延長壽命，達到保護原件的目的。有條件的醫院對本級重要檔案及電子文件實行異地備份和異質備份，確保電子文件的長期可讀及檔案信息資源的絕對安全。

（四）檔案信息管理系統的容災備份

為避免由于發生災害或故障使信息系統癱瘓，需在信息系統建設時考慮其容災備份，即一個系統發生故障，另一個系統能夠保持系統正常運轉，確保數據傳送順暢。容災系統追求全方位的數據復制。按照國家標準中災難恢復能力6個等級7個要素，執行檔案信息管理系統容災恢復。

三、醫護檔案工作如何適應智慧醫療的需要

（一）醫護檔案工作在數字醫院中的地位

醫護檔案是智慧醫療中一項重要的基礎性工作，醫護檔案中蘊藏著豐富的信息資源，內容涉及對病患的問診、查體、輔助檢查、診斷、治療和護理等醫療過程中形成的文字、圖表、影像、切片報告等基礎信息，可以說醫護檔案是“數字醫療”中海量數據采集的源泉，應當成為醫療數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞等數字信息服務工作的基地。

（二）當前醫護檔案面臨的困難

建設“數字醫療”對信息數據和資源工作要求很高，要實現“數字醫療”目前還有一定的距離。當前面臨的主要困難是缺乏信息資源開發的專業型研究人員、網絡技術人員、數字處理人員，現有的工作人員大多只有實際工作能力，缺乏理論知識水平，數字醫療建設的知識面太窄，整體素質還不能適應現代社會信息化飛速發展的需要。

（三）今后發展方向

實現醫療機構間醫護信息共享、互聯互通，醫療機構由政務信息的互通到業務數據的互通再到檔案數據的互通，最終實現各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用，徹底打破部門間“信息孤島”的狀態。

大數據是時代發展的必須產物，正在加速滲透到我們的日常生活中，一切可量化，一切可分析。作為大數據的一種數據源，醫療檔案信息化應適應大數據時代的要求，對社會提供高效便捷的服務。