高校“院辦校”改革過程中業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的研究＊

陳勇聰，丁培榮，鄭樹嫻

（龍巖學(xué)院，福建 龍巖364000）

在推行“院辦校”改革過程中，學(xué)校向二級學(xué)院逐步放權(quán)，由原來對學(xué)院的事務(wù)、過程管理向目標(biāo)管理轉(zhuǎn)變，將對應(yīng)的人權(quán)、物權(quán)、財權(quán)和事權(quán)下放到二級學(xué)院，允許其在權(quán)責(zé)范圍內(nèi)獨(dú)立開展工作。獲得“四權(quán)”，就能轉(zhuǎn)變二級學(xué)院從“要我發(fā)展”的火車頭模式到“我要發(fā)展”的動車組模式嗎[1]？要解決這一問題，除了明確每個部門和崗位的職責(zé)分工，還要了解各個部門和崗位之間的協(xié)作關(guān)系和協(xié)作要求。協(xié)作是動態(tài)的，必然產(chǎn)生大量信息和物質(zhì)。飛利浦·科比說：“哪里有信息或物質(zhì)交換，哪里就有流程。”由此可見，流程在行政、教學(xué)管理中無處不在。筆者所在二級學(xué)院是全校“院辦校”試點(diǎn)改革之一，有關(guān)的行政、教學(xué)業(yè)務(wù)流程管理、優(yōu)化與再造有待深化。本文對二級學(xué)院業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造進(jìn)行有益的探索，對二級學(xué)院轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教學(xué)管理方法和理念，促進(jìn)各項業(yè)務(wù)的提速增效，實(shí)現(xiàn)學(xué)院內(nèi)涵式發(fā)展具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

1 二級學(xué)院教學(xué)管理現(xiàn)狀

1.1 重分工，不重協(xié)作

大多情況下，每個部門、每個崗位人員只能根據(jù)分配的任務(wù)知道“做什么”，至于“怎么做”的問題，沒有得到解決。也就是說，若強(qiáng)調(diào)分工，大家明白自己要做的事和承擔(dān)的職能，但有些工作人員并不清楚做這些事的先后順序和工作關(guān)系，自己處在流程節(jié)點(diǎn)的什么位置，是否是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，可否會影響業(yè)務(wù)流程績效。

1.2 對“院辦校”改革戰(zhàn)略目標(biāo)理解不足

在目標(biāo)管理體制下，學(xué)校將發(fā)展目標(biāo)指標(biāo)予以細(xì)化，下放到二級學(xué)院，由二級學(xué)院具體承擔(dān)并分配到各個部門和崗位。但行政管理人員的想法則不盡然，學(xué)院從學(xué)校領(lǐng)回來的發(fā)展任務(wù)意味著行政管理人員需要承擔(dān)比原來更多的任務(wù)和責(zé)任，因此行政管理人員容易滋生對目標(biāo)管理不理解、不配合的抵觸情緒[2]。

2 二級學(xué)院教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程存在的問題

2.1 業(yè)務(wù)管理模式重經(jīng)驗管理，輕規(guī)范管理

日常工作中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦師生對工作不注重總結(jié)，憑借經(jīng)驗工作，而非具體的操作流程。剛接觸業(yè)務(wù)的新人由于沒有規(guī)范化的流程可以參考，往往在辦理事物過程中頻頻碰壁，造成消極懈怠情緒。而對于經(jīng)驗豐富的師生而言，其積累的知識和規(guī)范化操作的方法往往只存在于大腦或工作的計算機(jī)中，不方便共享經(jīng)驗和方法。對業(yè)務(wù)的培訓(xùn)通過“傳幫帶”方式，弊端也是很明顯，新帶老過程中經(jīng)常出現(xiàn)培訓(xùn)進(jìn)度拖沓、培訓(xùn)內(nèi)容遺漏等現(xiàn)象。在業(yè)務(wù)辦理過程中，各個部門還有不同的業(yè)務(wù)辦理申請表，不利于經(jīng)辦人掌握有關(guān)業(yè)務(wù)流程詳細(xì)表單，對于較少出現(xiàn)的業(yè)務(wù)在執(zhí)行過程中容易存在缺項、漏項等導(dǎo)致業(yè)務(wù)無法一次性順利辦結(jié)。

2.2 業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)顯性化程度不高，管理機(jī)制不靈活

院系中傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)審批需要在各個部門流轉(zhuǎn)，層層審批。隨著業(yè)務(wù)數(shù)量增多，業(yè)務(wù)表單繁多，每個環(huán)節(jié)都可能存在延誤，而流程審批只能按程序機(jī)械性運(yùn)作，導(dǎo)致流轉(zhuǎn)效率低。職責(zé)分工以后，各個部門只重視自己的工作，不了解其他部門上下流轉(zhuǎn)的信息，遇到突發(fā)事件，就不能進(jìn)行有效信息共享，如某個部門表單變更，其他部門或經(jīng)辦師生不能及時得到信息，導(dǎo)致辦理業(yè)務(wù)受阻；業(yè)務(wù)經(jīng)辦的師生不了解全套業(yè)務(wù)流程所需的全部支撐材料有哪些，每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)不能找對人，辦對事；不便于協(xié)調(diào)溝通，推進(jìn)業(yè)務(wù)開展，甚至出現(xiàn)推諉、不作為等現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3 教學(xué)管理技術(shù)水平低，人員執(zhí)行力不足

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)普遍運(yùn)用到各個領(lǐng)域，學(xué)校也加大了信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，在軟硬件上的投入也是與日俱增，但業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)還是比較滯后，沒有建成全校性的網(wǎng)上辦事大廳，很多業(yè)務(wù)流程還是傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，效率低，資源浪費(fèi)嚴(yán)重。在教學(xué)管理中，人員配置不合理，隨著“院辦校”改革進(jìn)行，更多的事權(quán)下放到二級院系，工作人員將承擔(dān)比以往更多的工作任務(wù)，工作效率不高，壓力大增，在情緒上波動較大，導(dǎo)致執(zhí)行力下降、執(zhí)行態(tài)度不佳。

3 二級學(xué)院教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造

3.1 找準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化建設(shè)著手點(diǎn)

任正非曾說：“我們不是靠人來領(lǐng)導(dǎo)公司，而是用規(guī)范的確定性來對付結(jié)果的不確定。”日常多發(fā)性、重復(fù)性業(yè)務(wù)為實(shí)施流程規(guī)范化管理提供著手點(diǎn)。流程規(guī)范化管理也必然要從大量可重復(fù)的業(yè)務(wù)流程入手，其原因如下：①重復(fù)的業(yè)務(wù)高頻出現(xiàn)，已然形成了一套相對完善和固定的處理方法，可以快速依據(jù)既定的工作方式制定規(guī)范化的流程標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施成功率高；②高頻重復(fù)業(yè)務(wù)占據(jù)日常工作的主要部分，以此作為切入點(diǎn)可以迅速實(shí)現(xiàn)主要工作內(nèi)容的流程規(guī)范化管理，讓規(guī)范化覆蓋日常工作的主要部分[3]。

通過規(guī)范流程，將全院業(yè)務(wù)流程從流程范圍、規(guī)模、分類、分級四個方面進(jìn)行梳理，為后續(xù)流程的優(yōu)化與再造及信息化工作做好充足的準(zhǔn)備。因為信息系統(tǒng)也必然是建立在一套規(guī)范的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，優(yōu)化教學(xué)管理隊伍建設(shè)

經(jīng)驗型的“傳幫帶”培訓(xùn)缺乏系統(tǒng)性，存在片面性。不能滿足“院辦校”改革試點(diǎn)的總體要求，結(jié)合業(yè)務(wù)流程規(guī)范化管理，對所有業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)人員開展崗前培訓(xùn)和定期培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)是工作人員進(jìn)入崗位后開展具體工作前對其進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解自己的工作內(nèi)容和職責(zé)。定期培訓(xùn)是工作人員在工作一定周期后，對重點(diǎn)業(yè)務(wù)或有更新業(yè)務(wù)進(jìn)行培訓(xùn)；其次，優(yōu)化人員配置，均衡工作壓力，提升工作人員的執(zhí)行力，進(jìn)而提高業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)效率。

3.3 加強(qiáng)信息技術(shù)運(yùn)用與普及

信息技術(shù)的運(yùn)用，使得各個部門之間消除了距離的阻隔，改變了信息的傳輸方式與存儲方式。信息技術(shù)的運(yùn)用與普及為實(shí)施業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、信息化提供技術(shù)載體。通過信息系統(tǒng)的運(yùn)用，使業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)顯性化，將責(zé)任落實(shí)到人，誰主管、誰負(fù)責(zé)，便于協(xié)調(diào)溝通；同時，各個環(huán)節(jié)留有痕跡，所有業(yè)務(wù)公開透明，誰審批、誰負(fù)責(zé)；業(yè)務(wù)全過程信息化，表單電子化，原始憑證掃描、拍照以附件形式上傳實(shí)現(xiàn)影像化后存儲在服務(wù)器中，隨時可以查詢與審計[4]。

除此之外，并非所有業(yè)務(wù)流程都可利用信息技術(shù)信息化管理，如：未進(jìn)行規(guī)范化管理的業(yè)務(wù)流程，實(shí)際工作時有變化的流程以及領(lǐng)導(dǎo)交代的事項等臨時性強(qiáng)的業(yè)務(wù)流程。

3.4 以結(jié)果為導(dǎo)向?qū)I(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理

實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的方式之一，就是以結(jié)果為導(dǎo)向?qū)I(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，持續(xù)改進(jìn)確保業(yè)務(wù)流程的可行性和效率，具體流程如下：①清除。清除非增值業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)，避免交叉管理，出現(xiàn)資源浪費(fèi)。②簡化。業(yè)務(wù)流程審批時，對表格不必要的內(nèi)容進(jìn)行簡化設(shè)計，簡化程序，消除煩瑣事項。③整合。不同業(yè)務(wù)進(jìn)行及時歸檔，不同任務(wù)交由不同人員處理，提高效率。④信息化。利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電腦端和手機(jī)端數(shù)據(jù)同步，隨時隨地處理各類業(yè)務(wù)審批，減少時間成本，實(shí)現(xiàn)讓師生少跑路，讓信息快跑路。

4 結(jié)語

綜上所述，筆者所在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提出落實(shí)，“院辦校”改革要按照“下得去”“接得住”“能操作”“有實(shí)效”十二字指導(dǎo)方針（下簡稱“十二字方針”），才能確保試點(diǎn)改革成效能夠落到實(shí)處。而這“十二字方針”化作具體事務(wù)將由一系列業(yè)務(wù)流程構(gòu)成。此次，主要從理論方面對“院辦校”改革中業(yè)務(wù)流程優(yōu)化進(jìn)行研究。對業(yè)務(wù)流程信息化建設(shè)的相關(guān)探究，希望有助于“院辦校”改革達(dá)成實(shí)際成效。