新形勢下醫院檔案管理現代化面臨的問題及對策

劉霞云

（山東省曹縣磐石街道辦事處社區衛生服務中心，山東 菏澤 274000）

醫院管理檔案信息資源是醫院基礎建設工作的重要組成部分。醫院的檔案管理內容涉及到患者的病例以及各種重要的隱私信息，還包括醫院多項臨床實驗成果，醫院的檔案資料主要是對這些有用的信息進行整合，保證醫院各項工作順利進行。現代化醫院檔案管理需要現代化的管理技術，合理并有效地進行檔案管理是滿足醫院對于檔案管理日益增長需要的重要工作。在新形勢下，醫院檔案更像是無形的資產，其中蘊含豐富的使用價值，對其實施現代化管理，能有效地提高醫院的醫療衛生服務，促進醫院科研創新的不斷發展，整體的提高醫院的經濟效益，更好的保證社會公眾的身體健康安全。因此，管理檔案不僅是停留在口頭的一個口號，也不是簡簡單單的一個動作，而是需要每一個檔案管理者認真負責，將醫院的所有檔案轉化為實用的信息來源，并更好地適應醫院現代化的需要。通過利用數字技術和信息技術，使檔案成為可共享的數字信息資源，從而使檔案管理發揮真正的作用。

一、醫院檔案現代化建設存在的問題

（一）對醫院檔案現代化工作的標準化研究沒有引起重視

醫院檔案現代化標準體系建設可從三個方面進行研究，管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范。從簡單的標準化發展到科學、精確的標準化，從單個標準到組合和協調標準，是標準化發展的趨勢。然而，醫院檔案現代化仍然是簡單、孤立的，并不是一個完整的系統。在軟件開發、過程管理、數據管理等方面的標準還不完善，需要加強研究。在對某醫院檔案檢查過程中，我們發現了一些薄弱環節。比如：有的單位把人事檔案放在閱覽室，既不安全，又達不到檔案保密的要求；有的單位檔案辦公室存有大量待整理文件，未及時組卷歸檔，容易丟失；有的單位庫房角落堆積大量購買的未開包的檔案盒，給檔案蟲蟻帶來可乘之機；有的單位檔案出入庫統計不全；有的單位檔案統計臺賬記錄不全，沒有檔案全宗指南等。這些狀況反映著檔案管理體制不健全，標準不統一的問題。

醫療設備檔案管理制度不健全以及相關的操作不夠規范是如今醫院醫療設備檔案管理工作的主要問題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責任和分工不夠明確，工作不協調，不能充分發揮各個科室的職能，檔案管理機構的設置較為混亂分散，且各個部門的檔案由不同的人員分開管理，信息資料的完整性和連續性難以保證，且可能重復收集信息，浪費資源的同時增加了查找的困難，不能實現管理的科學化。這些肉眼可見的問題不僅僅是失誤或者工作不細致導致的，最主要的還是說明醫院里有關人員并沒有對檔案管理的基本重視，另一方面也反映出上層領導并沒有嚴抓此類不良行為，沒有培養大家的檔案管理意識。

（二）檔案現代化的安全性未得到保障

某醫院進行檔案現代化主要從三個方面落腳：檔案實體的管理、信息的管理和數據管理。實施檔案實體管理的目的是加強對檔案實體流動全過程的監控，確保檔案管理具有一定的安全性。但是該醫院信息管理沒有做好檔案內容的保密工作，存在了數據丟失、損壞、盜竊、更改、消除電磁輻射、非法裝載和重復、病毒感染，系統碰撞、設備損壞等危險因素。所以對上述三個方面必須綜合管理并且整治，不能偏袒任何情況，因為這些看似不起眼的問題可能會造成不可估量的損失。

安全是檔案現代化體系結構中不可忽視的重要組成部分，但是缺少專業的管理人才，專業的管理知識理論不足也是現代化管理的一大痛點。在傳統的醫療管理團隊中，管理人員往往是行政、護理或者一些醫療技術人員并沒有專業的檔案管理知識作為工作的依據，而且這個崗位人才的流動性很強.由于缺少專業的檔案管理知識作為開展工作的依據，僅僅選擇業余人員進行這項工作這對檔案管理工作的落實有著很大的阻力，況且非專業的人員缺少有關檔案管理方面的制度依據。

缺少現代化的管理，與管理者重視度不高也離不了干系。在當下的醫院檔案管理方面，沒有做到真正意義上的合理規范的管理，在進行檔案分類管理的時候沒有專業的理論素養，所以現階段很難實現檔案管理的現代化進程。現在醫院的檔案管理仍然使用落后的人工采取數據，這對于數據的準確性與完整性有若很高的出錯率，對新醫改的發展并不友好。在對醫院檔案管理的工作，沒有專人統一進行管理，這就會造成醫療設備的資料可能出現丟失或者收集混亂等問題。在醫院管理者的日常工作中，不可避免的把醫院所能帶來的經濟上的益處放在重要的位置上，這就使得對于醫院的醫療方面的重視程度遠大于對于檔案管理。由于在當下醫療檔案管理工作并不能帶來實質性的利益這就使人們忽略了它的存在的價值。醫療檔案的妥善管理對于優秀診斷經驗的傳承和進行醫療科研等方面是有首重要作用的，這些價值因為體現的不夠具體就會被忽略，從而使得檔案管理工作的意識不強烈，使檔案管理工作內容在醫院的作用形同虛設

二、醫院檔案現代化建設的方法

（一）健全模式與規范化，加強對檔案的安全性保護

用現代化檔案代替原件使用來保護原始檔案。通過現代化副本異地保存，并輸出縮微膠片永久保存，這樣，這些檔案在發生自然災害時就不會被損壞，從而有助于檔案的長期保存。對檔案資料字跡不清、褪色的照片檔案進行修復，在編寫組織沿革利用現代化檔案的事例上，從人數上和利用卷上證明了現代化檔案在保護檔案原件上的作用。為了對原始檔案進行保護，檔案的專業技術人員機構設立、干部任免、人員調動等其他有關檔案，通過檢查，制定了檔案信息保密制度，建立了檔案信息管理數據資源庫，檔案數據統計完整、準確。醫院檔案管理系統有專用的服務器，計算機設置了防火墻，由密碼訪問控制。檔案人員定期對檔案信息進行檢查，備份，確保了檔案信息的安全。與服務商簽訂保密協議，采取了有效的安全管理措施，強化了現代化過程監督，避免檔案信息泄露，保障了檔案實體與信息的安全。有效保護檔案原件，減少對檔案的破壞，提高了醫院現代化檔案管理人員的信心和決斷力，各級管理者也對檔案館的檔案現代化工作給予了更多的支持。

（二）加強管理員的培訓，提高檔案管理人員的工作效率

現代化管理將紙質檔案轉為機讀文件，既節省了存儲成本，又提高了管理效率。查閱資料也因此變得更加的方便快捷，避免了重復浪費材料造成的紙張和人員浪費。但是醫院的檔案管理的專業性是應該考慮到的，為了提高檔案管理的質量就必須對相關人員的專業技能有一定的要求。對相關人員的技能培訓是必不可少的。其次對工作出現的問題應該也要有相對應的獎懲措施，從而調動工作人員的積極性來提高業務水平。進行現代化管理后，檔案可以及時歸檔，檔案管理人員也可以提供更多的有效服務，服務的速度更快，效率更高。例如，院方可以快速找到所需信息，節省技術時間。數字檔案管理使檔案查詢快捷方便，現代化使信息共享成為現實。目前，許多大型醫院檔案館正在進行檔案現代化管理，將歷史資料傳送到檔案管理系統，建立現代化的檢索工具，對新的檔案實行系統化管理，將電子檔案集中歸檔，建立高效的檔案管理系統，直接開發電子檔案文件。現代化的檔案管理模式在醫院技術改造和管理上發揮著不可忽視的作用，這是傳統的檔案管理方法無法取代的。檔案現代化可以提供詳細、實時的信息，使信息查詢非常方便，也大大減輕了醫務人員的工作量。存檔也從原來的文件存儲單元擴展到信息存儲。檔案現代化為醫院的生產經營和技術形態的變革提供服務，進一步促進了醫院的穩定發展。

結語

綜上所述，隨著科學技術的不斷發展，醫院檔案數字化建設的范圍較廣，實物等媒體文件，數字檔案將原始檔案轉化為現代化、電子化的檔案信息，可以使用計算機、掃描和多媒體等新技術存儲在計算機網絡上。醫院檔案現代化管理是一項新的措施，也是順應時代潮流的要求。雖然目前仍存在這些許問題，但是任何一項舉措的推行過程中或多或少會遇到些問題，我也相信檔案管理現代化措施也會不斷改進。醫院會不斷加強對管理職能的發展，積極探索檔案管理方面的新作用，適應社會的發展需求。