大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略分析

田曉海

（內蒙古自治區測繪院，內蒙古自治區 呼和浩特 010051）

檔案管理工作是一項具有系統性、專業性、保密性和政策性的工作，隨著社會經濟的不斷發展，事業單位檔案管理也面臨巨大的挑戰。為此，事業單位需要及時更新觀念，做到與時俱進，充分利用各種現代信息技術，加強檔案管理信息化建設，從而實現檔案數字化、信息化，推進事業單位的可持續發展。

一、事業單位人事檔案管理現狀

（一）事業單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關，如果檢索效率低，勢必會影響檔案利用效率。之所以出現檔案檢索效率低的問題，就在于事業單位對檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設施和先進的信息技術，致使檔案管理工作雖然進行了信息化建設，但并沒有達到預期效果，特別是很多設備很難滿足現代檢索技術的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時，事業單位檔案使用效率低下。事業單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經濟社會發展中發揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發”思想，對檔案信息資源開發重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

（二）缺乏信息化開發

大數據時代中，信息化的發展是一個標志性現象，數字化經營管理模式滲透到一家又一家企業，能夠有效幫助企業利用科技與數據進行更加高效化智能化的管理，好處是降低管理的成本提高檔案的利用率，但是，大多數事業單位依舊采用紙質形式管理檔案，沒有意識到數字化管理開發的重要性，也沒有科學高效的制度來規整，單位內部的人事資料管理依舊是傳統形式，不適應信息化時代，在組織活動中無法及時利用人事檔案資料進行人才的任聘工作，影響工作效率。除此之外紙張保存管理也是難題，如果沒有專人的維護和保養，很容易造成檔案的損壞，降低檔案使用的及時性與準確性，紙質材料也非常容易丟失，信息化程度的低下導致了檔案本身有安全問題。

（三）重視度不夠

事業單位與市場中的個人企業不同，屬于為人們提供服務的社會組織，具有特殊性，而在這樣的企業中，人事檔案記錄是非常重要的環節，是工作人員在實際工作任務中的情況，因為提供服務的特殊性質，個人情況與考核必須與德、績、廉等職業素養掛鉤，只有面面俱到，監督員工行為規范，嚴格保持事業單位入職門檻，才能發揮效益。

（四）信息化建設滯后

目前，各行各業都呈現出信息化、數字化發展的趨勢，信息化手段的應用有力地推動了各行各業的發展，要提升檔案管理水平與效率，信息化建設勢在必行。然而從當前事業單位的實際情況看，信息化建設普遍滯后，投入不足，缺乏相應的軟硬件設施，并且檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發揮信息化設施的作用。

（五）專業人才匱乏

為保證事業單位檔案管理質量，必須保證檔案管理人員具有較高的信息素養和職業素養。但通過對事業單位檔案管理人員工作素質和能力的分析發現，大部分檔案管理人員并非專業院校畢業，專業能力和素養都相對較低，缺乏自主學習能力，對信息技術并沒有進行自主學習，從而導致自身缺乏完善的知識結構，無法滿足當前信息化檔案管理工作的需求。同時，大部分檔案管理人員由于能力不足，并沒有掌握科學合理的檔案收集、處理和存儲的方法，在工作中缺乏良好的責任感，經常敷衍了事，并且遇到問題時相互推諉，嚴重影響了事業單位檔案管理的有效性[2]。

二、大數據時代事業單位人事檔案管理的創新路徑

（一）信息化設施建設

目前，人事檔案管理的關鍵問題在于信息設施的不完善。大數據時代，人事檔案有信息化、科學化的要求。能夠對高校的數據進行分析和整理，并安全地存儲文件，都是企業人才未來調用和發展的必要環節。企業引進新技術首先要完善信息設施，這就要求機構加強軟硬件設施的投入。只有實現基礎，才能使原有的人事檔案管理系統與數字化辦公系統有效、準確對接，保證人事檔案管理系統的信息化建設水平。大數據時代，人事檔案的科學管理將為未來的任務帶來極大的便利，事業單位將為信息設施建設奠定堅實的基礎，保證企業管理的高效運行。

（二）利用信息化建設提高檔案管理效率

事業單位傳統的檔案管理模式不僅程序復雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。事業單位應將檔案管理信息化建設作為重要工作加以推進。應結合事業單位檔案管理實際，制定科學合理的檔案管理信息化建設規劃，明確信息化建設的短期、中期和長期目標，分步實施。同時，應轉變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合事業單位檔案管理信息化建設相關工作，充分調動事業單位各部門參與檔案管理信息化建設的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設的落實力度，經常檢查檔案管理信息化建設的進展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應對信息化建設給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設的推進力度，提高檔案管理效率。

（三）借助軟硬件支持提升檔案管理效率

事業單位檔案管理效率的提升離不開信息技術的運用，因此必須引進軟硬件設備，支持檔案管理工作的開展。一方面，事業單位應購置一批先進的硬件設備，滿足當前事業單位檔案管理的實際需要。通過計算機設備、網絡設備、復印設備、掃描設備的運用，將事業單位的紙質檔案轉化成為數字檔案，與第三方企業合作開發事業單位檔案管理信息系統，將數字化檔案上傳到信息系統，形成事業單位檔案信息數據庫，進而運用大數據、云計算等技術對事業單位檔案進行分類處理，進一步提升事業單位檔案檢索效率，同時為后續檔案信息資源的開發和利用創造有利條件。另一方面，事業單位應向檔案管理部門和上級部門積極爭取相關政策，特別是在事業單位檔案信息化建設過程中，如果僅僅依靠事業單位自身來推進檔案管理信息化建設，勢必要投入大量的人力、物力和財力，顯然對于規模較小的事業單位而言，會承擔很大的經費壓力。這就需要上級主管部門和檔案管理部門的支持，為其配備必要的軟硬件設備，統一推進檔案管理信息系統的開發，解決事業單位檔案管理信息化建設的燃眉之急[3]。

（四）強化技術保障

信息化手段的應用對于提升檔案管理水平具有重要作用，事業單位應當將檔案管理信息化建設當作頭等大事推進，給予充足的人力物力保障。檔案管理信息化發展的優勢在于不僅可以實現檔案資料數字化，同時也能簡化檔案管理的各個環節，降低檔案管理人員的工作強度，也便于查閱檔案資料。首先，事業單位要完善信息化設施，購置必要的軟件設施，從而為后續工作奠定物質基礎。其次，事業單位要建立起檔案數據庫，收錄數字化檔案，這樣更加便于保管、調閱、轉出轉入，利用計算機可以有效簡化工作流程。最后，事業單位要培養信息化專業人才，以充分發揮各項信息化設施的作用，同時要注重相關操作技能的培訓，確保可以熟練操作。

（五）完善檔案管理機制

事業單位內部要積極完善檔案管理機制，制定嚴格的工作流程，確保檔案管理人員在實際工作中有章可循、有據可依，包括檔案整理、歸檔、保存、轉出、轉遞以及轉入等環節都要明確具體的流程，并嚴格執行。針對違規操作的檔案管理人員要給予相應的處分，以此規范工作人員的行為。第二，要加大監管力度，完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發揮作用，否則只能浮于表面，流于形式，難以起到實質性的作用，對此，事業單位內部要加強監管力度，對檔案管理工作的各個環節實施監管，加強審核，確保檔案管理人員嚴格遵守相關規章制度[4]。

（六）擴大檔案管理團隊

檔案管理團隊的綜合素質水平直接影響著檔案管理工作開展的質量。及時為事業單位檔案管理團隊注入新的活力、不斷創新團隊管理理念都是保證檔案管理工作運轉順利的主要途徑。在檔案管理團隊的日常工作和考核中，可以通過成立專門監督小組和制定相應制度來約束員工的行為。而且對員工要加強思想上的引導，及時召開思想交流會議，同時也可以通過后期的培訓等方式來提升員工的整體專業素養，從而加強對事業單位整體的人力資源管理。同時作為優秀的管理人員，自身也要嚴格要求自己，需要具備專業的素養和良好的道德品質，堅決杜絕徇私舞弊現象發生，保證人事檔案的安全。

（七）不斷創新管理方式

管理模式的發展隨著社會經濟發展和產業結構模式的轉型不斷改變，即管理模式的創新和發展是日新月異的。如果相關管理人員沒有創新意識，傳統管理模式在新時代中的弊端和落后之處就會不斷顯現。對于創新管理制度和模式，還需要管理人員在發展的過程中，不斷總結經驗并進行探索，尋找新的突破口。

（八）加強檔案管理人員的信息技術培訓

檔案管理信息化管理設計新型的高科技設備和技術，這就為檔案管理人員提出了新的挑戰，需要他們能夠熟練地操作信息化設備，具備相應的信息化技術知識。同時面對信息化的檔案管理，他們的檔案管理知識也要有所更新和完善。總之，信息化的檔案管理需要同時具有檔案管理能力和信息化素養的綜合素質人才。因此，我們首先可以從外面引進優秀的綜合素質人才，創立一個同時具有檔案管理能力和信息化素養的人才團隊，增強事業單位整體的檔案管理質量。其次，就是要重視對檔案管理人員的教育培訓，利用邀請專家講座或是實際演練或是課程培訓等方式，提升檔案管理人員檔案信息化管理水平。

結束語：簡而言之，人事檔案管理在公共機構的管理中起著重要作用。從以上分析可以看出，在大數據時代的背景下，有必要加強事業單位的人事災害管理，實現大數據更快更好的發展。在升級過程中，有必要緊跟大數據趨勢，從系統計劃到人員素質的規劃，建立系統、數字化、科學的人力檔案管理系統，有效滿足人們需求并更好地為人們服務的機構。