新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析

廖杰常

（中共重慶市開州區(qū)委政策研究中心，重慶 405499）

引言

對于新時期的行政事業(yè)單位而言，檔案管理不僅是基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，還能推動行政事業(yè)單位各項管理工作的有序進(jìn)行，有助于充分提高行政事業(yè)單位檔案管理水平，穩(wěn)步推動行政事業(yè)單位的健康發(fā)展。隨著信息科技的全面發(fā)展，行政事業(yè)單位開始將計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，這無疑給檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供了方向。在新時期的綜合檔案管理中，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，科學(xué)利用先進(jìn)技術(shù)主動分析現(xiàn)階段檔案管理存在的不足之處，并采取針對性的措施加以優(yōu)化，認(rèn)真加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理模式的研究，全面推動檔案管理效益的上升。

一、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用

隨著二十一世紀(jì)的到來，信息技術(shù)屬于這一世紀(jì)的主要標(biāo)志，并且任何領(lǐng)域都需要依靠信息技術(shù)才能夠更好地發(fā)展下去。行政事業(yè)單位，是中國的一個特殊產(chǎn)物，也是能夠讓中國持續(xù)發(fā)展下來的一個基礎(chǔ)。所以，在行政事業(yè)單位上每一個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容都需要跟上時代的步伐。而根據(jù)檔案管理來進(jìn)行討論，采用數(shù)字化的管理能夠讓檔案的收集以及工作效率有顯著的提高，以此來更好地服務(wù)于人民。而檔案數(shù)字化的管理，主要就是依靠計算機(jī)其他的網(wǎng)絡(luò)平臺，隨后再根據(jù)一些先進(jìn)的軟件支持，對傳統(tǒng)的檔案實(shí)施數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時，還需要運(yùn)用合適的軟件對需要整理的資料進(jìn)行整理。與此同時，隨著檔案開始進(jìn)行數(shù)字化管理，行政事業(yè)單位也逐漸地實(shí)現(xiàn)了工作人員不再使用紙筆進(jìn)行辦公。所以，從以上檔案管理進(jìn)行數(shù)字化可以看出，數(shù)字化管理緊跟隨時代的變化，并且不斷地對管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新改革，進(jìn)而能夠更好地提高信息化水平。

二、新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識

行政事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識，進(jìn)而使其自主學(xué)習(xí)相關(guān)新知識，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導(dǎo)行為的重要因素，只有切實(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，行政事業(yè)單位還要制定出與之相適的、符合自身發(fā)展需求的、系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理模式，同時也要將檔案利用機(jī)制、檔案工作機(jī)制、檔案安全機(jī)制以及檔案保密機(jī)制的制定和實(shí)施納入規(guī)劃。

（二）強(qiáng)調(diào)安全重要性及檔案數(shù)據(jù)資源共享

網(wǎng)絡(luò)時代雖然為人們的工作以及生活提供了巨大便利和機(jī)會，但在發(fā)展過程當(dāng)中也必然存在一些負(fù)面因素，例如相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等，如若檔案數(shù)據(jù)管理出現(xiàn)漏洞，必然會存在資源信息變化或者缺失的危險。因此，在建立相關(guān)檔案管理數(shù)據(jù)平臺時，首先需要關(guān)注這一方面，與平臺建設(shè)技術(shù)人員進(jìn)行充分溝通，并采取信息安全技術(shù)，防止行政事業(yè)單位內(nèi)部信息交流過程可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險。為了使信息化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮更大的作用，在構(gòu)建各單位檔案管理的數(shù)據(jù)平臺時，各單位的負(fù)責(zé)人必須提前進(jìn)行溝通，同時做好相互了解工作，在建立較為密切的協(xié)作關(guān)系的同時，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢開放資源共享功能，進(jìn)而搭建起能夠發(fā)揮更大作用的數(shù)據(jù)共享平臺，方便平臺各單位之間的信息交流工作。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理部門的工作，強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與管理科學(xué)相結(jié)合的重要性。當(dāng)然，建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺不應(yīng)以犧牲安全意識為代價，必須考慮到知識產(chǎn)權(quán)的保密性和特別重要的信息內(nèi)容的安全性。

（三）提高檔案管理數(shù)字化設(shè)備的綜合性能

首先，為了提高行政事業(yè)單位檔案管理能力，有必要選擇安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保數(shù)字化管理的有序進(jìn)行。而在系統(tǒng)性能的提升上，行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)選擇云儲存以及光盤備份的方式，這樣不僅能夠確保信息資源的儲存安全可靠，還能夠提高檔案管理效率。其次，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步提高檔案數(shù)字化管理配套設(shè)施的性能，如軟硬件防火墻、訪問權(quán)限、檢索功能以及應(yīng)急備份系統(tǒng)等，這樣可以進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位檔案管理的綜合有效性，還能夠生成完整的行政事業(yè)單位數(shù)字化管理體系。再次，行政事業(yè)單位應(yīng)借助數(shù)字化資源來提高檔案管理效率。在機(jī)房的配備上需要有相關(guān)的陣列性產(chǎn)品，以確保檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)能夠保持良好的在線儲存能力。同時，檔案管理必須具備一定的開放性特征，便于日常檔案信息資源的互動交流，也能夠發(fā)揮數(shù)字化資源管理的優(yōu)勢。最后，在硬件的選擇上需要準(zhǔn)確控制信息載體質(zhì)量，盡可能延長電子文件的保存時間，確保電子信息載體不會由于溫度和濕度的影響而出現(xiàn)丟失的狀況。

（四）保障數(shù)字化環(huán)境的安全

信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用對于提升檔案管理有效性、緩解人員工作壓力、減少管理成本等有積極的意義，但是與此同時，互聯(lián)網(wǎng)大范圍使用帶來的檔案信息安全風(fēng)險也不容忽視，檔案存在信息泄露風(fēng)險。行政事業(yè)單位在應(yīng)用數(shù)字化管理模式的同時，必須將信息安全的維護(hù)作為重要工作內(nèi)容，避免信息泄露以及信息丟失、損壞等情況出現(xiàn)。信息技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)病毒更新速度加快，為應(yīng)對這一問題，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)自身信息化水平，及時更新病毒查殺技術(shù)，為檔案信息安全提供保證。為避免出現(xiàn)因系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的信息遺失，檔案管理人員要提前做好數(shù)據(jù)備份工作，最大限度地減少因網(wǎng)絡(luò)問題帶來的損失。除此之外，檔案管理部門可以設(shè)立專門信息小組，或者同單位信息管理部門合作，實(shí)時更新防護(hù)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等，使單位檔案管理保持時效性和先進(jìn)性。

（五）提高保密技術(shù)水平

首先，合理應(yīng)用防火墻技術(shù)。設(shè)置優(yōu)質(zhì)防火墻，能為行政事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)體系營造一道防護(hù)網(wǎng)，從而預(yù)防計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息破壞、泄露等問題。在防火墻技術(shù)的支持下，行政事業(yè)單位可以根據(jù)不同的崗位設(shè)置不同的訪問權(quán)限，每一用戶均可在特定權(quán)限許可下訪問相應(yīng)的端口，進(jìn)而獲得所需信息。在設(shè)置訪問權(quán)限以后，行政事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限期限、定期更新權(quán)限等，從而有效避免權(quán)限濫用或病毒入侵等情況。另外，病毒入侵具有隨機(jī)性、不預(yù)測性等特點(diǎn)，行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)對防火墻的監(jiān)控，全面關(guān)注防火墻動態(tài)，充分利用該技術(shù)過濾有害信息，如果發(fā)現(xiàn)程序內(nèi)有病毒跡象，則直接發(fā)出預(yù)警并啟動保護(hù)程度，及時攔截病毒。其次，需要建立健全完善的規(guī)章制度，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，制定網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，以制度的形式更好地約束人們的行為。加強(qiáng)對計算機(jī)軟硬件的檢查與維護(hù)，定期對行政事業(yè)單位各種設(shè)備進(jìn)行檢查，特別是對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和中心機(jī)房進(jìn)行定期檢查，并為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器配備不間斷電源，全面排查安全隱患，確保機(jī)房環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性。此外，應(yīng)做好計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營及安全維護(hù)工作，建立健全應(yīng)急預(yù)案和日常巡檢制度，從自身發(fā)展實(shí)際出發(fā)，建立適合自己的網(wǎng)絡(luò)安全體系，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，切實(shí)將各項風(fēng)險扼殺在搖籃之中。

（六）打造完善的綜合檔案數(shù)字化管理體系

新時期行政事業(yè)單位綜合檔案管理工作的開展，應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案緊密結(jié)合起來，并融合數(shù)字化、信息化工具及全新的管理方式，多方面推動行政事業(yè)單位綜合檔案管理的有序進(jìn)行。在具體的實(shí)踐過程中，行政事業(yè)單位要科學(xué)加強(qiáng)對信息技術(shù)的利用，逐步提高檔案管理數(shù)字化效率，努力打造數(shù)字化檔案管理體系。同時，行政事業(yè)單位需要把數(shù)字化工作融入檔案管理當(dāng)中，持續(xù)提高檔案管理的科技水準(zhǔn)，并為檔案管理設(shè)置針對性的管理與優(yōu)化措施。對于不同類型的檔案，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)分別采取不同的管理方式，設(shè)置科學(xué)合理的崗位制度，明確主要負(fù)責(zé)人。

結(jié)語

行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢下，已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，探究在建設(shè)過程中存在的問題并予以針對性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。