大數(shù)據(jù)視域下干部檔案管理的探析

李吉雄

（福建省三明市沙縣公安局政工室，福建 沙縣 365050）

引言

由于大數(shù)據(jù)在不斷地更新自己的理念，為干部檔案管理工作也帶來了一定程度上的影響。大數(shù)據(jù)可以把很多數(shù)據(jù)結(jié)合起來進(jìn)行分析，能夠幫助對干部檔案進(jìn)行管理。所以要想做好干部檔案管理工作，就要好好利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。而通過大數(shù)據(jù)對材料進(jìn)行自動管理和及時更新，確保檔案材料的可靠性、真實性、全面性、實時性，保證干部檔案能與實際相符，既可以幫助檔案管理人員更加有效的管理，也滿足干部人員崗位變動、調(diào)入調(diào)出、擬任提拔的需求。因而提高工作效率。

一、對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識

大數(shù)據(jù)是一種術(shù)語，他是指用一些軟件將能夠收集到的數(shù)據(jù)都集合起來，然后得出結(jié)論。至于具體能夠有多大的影響，那還是需要看實際情況以及所收集到的數(shù)據(jù)的多少和準(zhǔn)確性后進(jìn)行分析。大數(shù)據(jù)能夠以一定的速度收集到多種類型的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的來源也是非常廣的，而且可以保證數(shù)據(jù)的真實性。如今，大數(shù)據(jù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)、各個領(lǐng)域，運(yùn)用也越來越普及，大數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用將會使我們的生活工作愈加方便。

二、干部檔案管理存在的問題

（一）保存質(zhì)量不佳

一些干部檔案材料信息內(nèi)容是比較重要，需要保留較長的時間，以備后續(xù)查檔利用。目前，干部檔案材料多數(shù)是以手寫或打印的紙質(zhì)版形式存檔，時間存放太久會使紙張的質(zhì)量下降，字跡變淺，圖案模糊，紙質(zhì)殘缺等，不利于保存檔案，會使檔案的質(zhì)量下降[1]。

（二）可利用性不大

現(xiàn)在有很多干部檔案都是密封保存，生怕會使檔案丟失或者是泄漏了個人的信息，有些檔案更是不會讓人隨意翻看的，都要有一定的手續(xù)和高層的批準(zhǔn)才可以查閱、復(fù)印、利用。所以說如果有人想要通過查閱干部個人檔案來挖掘一些信息是比較困難的，也就是說干部檔案實際上在工作中可利用性不大，自然也就忽視了干部檔案存在社會利用價值，所以干部檔案也就發(fā)揮不出來其應(yīng)有的作用和影響，導(dǎo)致流失了一些人才。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理人員對目前的數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)掌握不足。現(xiàn)在基本上都是通過電腦進(jìn)行操作。無論是調(diào)動還是錄入都是需要會使用電腦以及檔案管理系統(tǒng)，可能之前的管理人員并沒有對此系統(tǒng)進(jìn)行過多地了解，導(dǎo)致在使用的過程中比較陌生、生疏，管理起來也比較混亂[2]。還有一部分是比較缺少責(zé)任心的，不能對檔案的管理上心，導(dǎo)致檔案比較混亂，如果想要查找干部的檔案，是比較麻煩的，可能管理人員也不清楚在哪里。

（四）管理理念落后

在之前的管理理念大都是首先對干部檔案信息進(jìn)行收集，然后都收集之后在對信息進(jìn)行整理，然后存儲起來，也要留有備份，最后就是可以進(jìn)行查詢了。而在現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)是非常多的，如果想要用之前的方法來收集整理數(shù)據(jù)，那會大大增加了管理人員的工作量，會降低管理人員的工作效率，所以說要順應(yīng)時代的變化，更新管理理念。

（五）設(shè)施不完善

現(xiàn)在有很多人都忽略了對檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上沒有給予一定的支持，不能與其他人同步，共享信息。所以說如果是其他部門想要看干部檔案信息還是很麻煩的。有些系統(tǒng)已經(jīng)不適合當(dāng)前的大數(shù)據(jù)形式的需要，然后就是有關(guān)的設(shè)備因為時間久導(dǎo)致運(yùn)行的會比較緩慢或者出現(xiàn)卡頓，會影響到管理人員的工作進(jìn)度。部分單位領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人對檔案管理還停留在傳統(tǒng)理念上，對檔案管理不夠重視，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上沒有給予一定的支持，忽略了對檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)，再加上檔案管理部門缺少資金的支持，使一些設(shè)施特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的設(shè)施設(shè)備沒有更新。

三、解決干部檔案管理的措施

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施

現(xiàn)在已經(jīng)是大數(shù)據(jù)的時代了，所以要想將干部檔案管理好，就要與時俱進(jìn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求。也就是說要改善目前檔案管理部門的設(shè)備，例如電腦、管理系統(tǒng)等等，都需要建立一個能夠符合大數(shù)據(jù)時代需求的，而這就需要一定的資金來維持了。所以應(yīng)該加大對檔案管理加大資金的投入，購買一些運(yùn)行比較快、效率比較高的設(shè)備，來提高管理人員的工作效率，也是在完善對干部檔案的管理。

（二）提高管理人員的素質(zhì)

使用專業(yè)的平臺、對當(dāng)下大數(shù)據(jù)的分析與了解都需要有專業(yè)的人來完成，畢竟有些人對大數(shù)據(jù)里的理念是不清楚的，也就沒有辦法完成操作，繼續(xù)對干部檔案進(jìn)行管理。而且如果懂得這方面的專業(yè)知識，就可以在一定程度上有效的避免系統(tǒng)遭受破損或者是被入侵而導(dǎo)致大量檔案信息丟失。想要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，首先可以對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅是要培養(yǎng)他們對信息技術(shù)的掌握還要培養(yǎng)他們擁有一定的管理能力。

（三）信息共享

做到信息共享，可以有效地提高工作效率，能夠更加快速的查詢。就是說利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案共享，讓人們通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢就可以看到干部的檔案信息。這樣就在一定程度上解決了人檔分離的問題，避免在調(diào)用干部的時候，干部已經(jīng)就位，但是相關(guān)的檔案還沒有收到，影響了一些工作流程，降低了工作效率。但是值得注意的問題就是共享也是要在內(nèi)部共享，不能是整個網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，這樣可能會泄漏個人信息或者是導(dǎo)致信息的丟失。

（四）完善管理制度，提高重視程度

提高對檔案管理的重視程度，首先要有一定的制度來約束管理人員，讓管理人員能夠做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，為整個工作著想。所以可以先設(shè)置一個責(zé)任制度，把工作任務(wù)分配到每個人的手中，職權(quán)分明，讓管理人員能夠為自己做的事情負(fù)責(zé)[3]。尤其是要急時更新制度，要將大數(shù)據(jù)的現(xiàn)狀考慮其中。再配上獎懲機(jī)制制度，獎懲分明，這樣可以在一定程度上增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，能夠?qū)γ總€檔案進(jìn)行細(xì)心的管理，避免檔案丟失以及能夠很好地審核檔案。然后就是要設(shè)定一定的管理標(biāo)準(zhǔn)讓管理人員依照規(guī)章制度做事，有一定可以遵循的原則，這樣更容易讓管理人員清楚自己要做什么，從而更好的管理干部檔案。

（五）完善收集方式

要對干部的檔案進(jìn)行管理，第一步就是要收集關(guān)于干部的信息，而對于現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)視角下，收集信息還是比較方便的，基本上是非常詳細(xì)的。但是在收集的過程中一定要注意信息的有用和無用性，畢竟不是什么信息都要進(jìn)行記錄的，要有一定價值的就可以了，最重要的是要核實真實性，因為這個檔案是對干部的發(fā)展甚至是對整個圈子的發(fā)展都有一定的影響的。所以一定要認(rèn)真核實。

（六）加強(qiáng)保密

安全性對于干部的檔案來說是非常重要的，尤其是大數(shù)據(jù)下的檔案，因為現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)是很復(fù)雜的，保不準(zhǔn)會有一些新的高科技來竊取干部檔案。所以要想保管好檔案，可以選擇線上線下同用，在線上有記錄，線下也要有記錄，這樣可以有效的避免檔案的丟失。

（七）提升可利用性

目前社會的發(fā)展很快，急需要增加干部的檔案資源，也就是需要利用檔案的地方用很多，所以管理人員不能再將其檔案進(jìn)行封閉式的管理，也不能再是只等著有人來查詢的時候幫忙查詢一下這么簡單了。管理人員要通過現(xiàn)在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集相關(guān)干部檔案資源，然后更好地為有需求的部門服務(wù)，將干部檔案與所需崗位進(jìn)行分析，尋找更適合的干部[4]。增加干部檔案信息的可利用性，避免檔案信息一直都處于閑置的狀態(tài)。這樣也是在一定程度上幫助了人事部門挖掘人才，提升對人才的有效利用。

四、結(jié)束語

綜上所述，本文對大數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，然后并結(jié)合現(xiàn)在對干部檔案管理的方式方法進(jìn)行了總結(jié)，從中發(fā)現(xiàn)存在保存質(zhì)量不佳、管理理念落后、專業(yè)技術(shù)不足等問題，并提出了完善管理制度、提升可利用性等方法來完善對干部檔案的管理，從而實現(xiàn)人才資源的有效利用。