淺談干部人事檔案專項審核工作的重要性

文/劉偉清（寧鄉市人力資源和社會保障局）

干部人事檔案在干部人事工作過程中逐漸形成，里面詳細記錄了干部的各種基本信息，包括個人的學習經歷、工作經歷、思想過程以及專業能力等各方面內容，是對干部特別是領導干部多年工作經歷最為客觀、真實和系統的濃縮概括。強化對干部人事檔案的專項審核，是完善和改進選人、用人工作的基石，對人才聘任具有指導性意義，從某種意義上來說，干部人事檔案專項審核工作既是干部工作，同時也是政治工作。

一、干部人事檔案概述

（一）干部人事檔案

所謂“干部”是指“在一個組織機構中擔任領導崗位的人”，這個組織機構可以是團體、政黨或者是社會組織[1]。中共二大第一次在黨章中使用“干部”一詞，并將其解釋為“人民公仆，即黨的干部就是黨的事業的骨干，是人民的公仆。”

檔案是記錄歷史經歷的資料信息，在進行資料查詢和問題處理時，可以提供真實、準確的資料信息，同時也可以作為法律承認和認可的證據。

在我國的人事管理制度中，人事檔案獨具中國特色。我國的人事檔案可以說是人一生的縮影，包括個人的基本信息、學習情況、工作情況、政治情況、思想情況都包含在內，同時，在工作中的各種表現、職稱關系、工作調動、工資情況、獎勵和懲戒情況等也都會記錄在內，檔案中的各種信息與個人的工資待遇、社保繳納以及組織關系緊密相連，是個人成長過程的重要憑證和依據[2]。

（二）干部人事檔案的內容

隨著我國干部人事檔案專項審核工作的開展，各級組織部和人事部門對干部人事檔案工作越發重視，干部人事檔案的內容不斷完善，內容更加充實。在分類上也伴隨著專項審核的持續深化而不斷改變[1]。2018年11月，中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案的內容進行了明確的規定，主要包括以下幾大類：履歷類；思想類；考核類；學歷、職稱、教學培訓類；政審類；黨、團類；獎勵類；處罰類；工資、任免、出國及會議代表類；其他材料等。人事檔案一旦確立，內容會隨著時間的推移而不斷增加，隨著干部年齡的增長和工作履歷的增加，一些最新可以反映干部能力素質的新內容材料不斷被及時補充到人事材料當中，這一過程也是極為關鍵的[3]。

二、干部人事檔案專項審核的重要性

隨著我國經濟體制改革的不斷深化，我國的干部人事管理制度也在不斷地調整和完善。人事檔案管理是干部人事管理制度的基本內容，對干部人事檔案進行專項審核具有十分重要的意義[4]。

在人事檔案中詳細記錄著每個人成長、學習、工作的不同過程，真實、客觀地反映了干部成長的軌跡，也是其成長過程的重要反映。這些客觀存在的材料，為組織或者用人單位詳細了解干部提供了重要依據[2]。從干部人事檔案中可以了解到個人的基本信息、學習和工作經歷、各種獎勵和懲戒信息以及個人思想品德等等。

實施干部人事檔案專項審核，可以實現對干部個人合法權利的保護。在干部人事檔案中，詳細記載了個人的學習和工作信息，是對干部個人過去歷史的一種記錄，如果對干部的某一段經歷存在疑問，可以通過查閱檔案的形式進行資料復核。所以，從某種意義上說，人事檔案是個人最為重要的信息資料[5]。

干部人事檔案管理和專項審查可以推動干部人事的規范性管理，使得整個管理和審查過程的效率更高，更符合標準，從而不斷滿足新時代人事制度改革的要求，讓干部人事工作更加規范和專業。

開展干部人事檔案專項審核工作是改正不正之風的現實需要。通過專項審核工作的有效實施，可以不斷提高干部任用的公信度。在干部人事檔案專項審核工作中，工作人員必須不斷提高自身的專業能力，包括辨別真偽、審視材料準確度的能力，從而有效維護干部人事檔案的權威性。近些年來，我國人力資源管理制度不斷深化，尤其在干部選擇和聘任方面更是嚴之又嚴，對檔案的監督和審查工作也越發嚴格，需要全面掌握干部的各種信息資料，加大對干部“三齡二歷一身份”等相關材料的審核力度，為組織干部任免提供參考依據[3]。一旦在干部人事檔案專項審核過程中發現任何違反國家法律的行為，工作人員必須向有關部門進行舉報，嚴格審核干部的各種信息，對干部貪污腐敗行為堅決予以打擊和整治。

三、干部人事檔案的審核內容與步驟

（一）干部人事檔案的審核內容

干部人事檔案的審核內容主要圍繞干部的“三齡二歷一身份”進行展開[6]。主要指干部的出生時間（具體到月份）、入黨時間（具體到日）、參加工作的時間（具體到月份）、學歷（既包括全日制學歷學位，同時也包含在職學歷學位）、經歷（主要指工作經歷）以及干部身份[7]。對于出生時間的審核和認定，依據“最早最先原則”和“不重復得利原則”，主要通過筆跡、紙張、印章等進行辨別。對參加工作時間的審核通常以參加工作時形成的審批登記材料上記載的時間為準。考慮到早期參加工作的方式存在較大差別，其可以參考的材料也存在差異，因此，要結合具體情況進行判斷。值得注意的是，無論采用哪種審核方式，相關材料必須完整，格式要符合要求。對于入黨時間的審定通常都會以《入黨志愿書》上記錄的時間為準。在我黨的發展過程中，有的時期是存在預備期的，但是有的時期卻沒有預備期，所以在對入黨時間進行認定時，必須對此進行認真核對。各民主黨派的入黨時間主要根據對應黨派的材料。對于學歷學位的認定，通常分為全日制和在職學習[4]。在檔案中有關學歷學位的認定與教育部的說法存在一定的差異。組織對學歷學位的審核主要從入學、在校學習、畢業三個方面進行認定。考核學歷學位材料是否完整，主要是對學校的教學資質、信息是否真實記錄、相關畢業證書和學位證書是否真實以及學歷是否被國家所承認等方面進行辨別。工作經歷要注意查看是否存在可以相互證明的材料，材料是否完整以及材料的記錄是否與真實經歷相一致，有沒有違反干部任用或者履歷造假的情況等。

（二）干部人事檔案審核的步驟

目前，對干部人事檔案進行審核主要分為三個步驟。第一步，登記。每一頁對檔案進行審核，經過初審、復審后，對存在問題的案卷進行再次審核，并及時對發現的問題進行登記和記錄。第二步，調查核實。對于存在的問題，當事人需要就問題作出說明和解釋，組織部門對該問題進行實地調研走訪和取證，采用多種方式相結合的形式進行核查，根據實際調查結果，形成相關調查報告或者調查情況。第三步，組織認定。檔案部門根據審核情況進行集體討論，通過對審核情況的認定和研判，最終形成審核認定結果。

四、干部人事檔案專項審核工作存在的問題

干部人事檔案材料不全。干部人事檔案材料不全，是專項審核工作面臨的主要問題。主要表現有：用人單位、組織沒有根據干部檔案工作要求，對相關表格進行收集和歸檔[5]；尤其對一些新任的領導干部，組織管理部門沒有及時對其檔案材料進行記錄、歸檔，使得相關內容存在缺失現象。干部人事檔案材料不規范。在專項審核工作中，發現有些部門的干部檔案材料并不規范。例如，有的信息資料填寫不規范，而在填寫過程中，人事管理部門并沒有及時發現這些不規范行為，這些現象使得后期檔案專項審查工作需要完善和補充的內容增多，影響了干部人事檔案專項審核工作的順利開展。管理意識不強。一是人事管理部門不重視干部人事檔案管理工作，沒有嚴格按照相關標準進行檔案資料的收集、整理和歸檔工作。二是材料填寫不規范。沒有按照規范和要求進行材料填寫，填寫過程比較隨意，甚至會出現填錯的現象。三是從事人事檔案管理工作的人員責任意識缺失，沒有按照規范開展人事檔案管理工作。檔案審核管理機制不健全。在實際工作當中，沒有建立專門的檔案審核管理機制，干部人事檔案管理、審核工作缺少專門的制度進行指導，造成各種問題經常發生。

五、干部人事檔案專項審核工作的對策建議

（一）建立健全檔案審核管理體系

當前，我國有關檔案審核管理的規章制度相對比較松散，對于剛開始接觸檔案管理的新人來說很難從眾多政策中找到政策依據，在尋找的過程中也很容易造成疏漏。鑒于以上原因，本文認為應該不斷建立健全檔案管理體系。

建立精確的檔案收集機制。檔案材料的收集是開展檔案審核工作的基礎。如果檔案材料收集不全，材料的質量存在缺陷，將會對干部人事檔案審核造成嚴重影響。所以要從源頭開始規范檔案材料收集程序。當前，我國干部流動比較頻繁，造成各種考察材料比較復雜，檔案中所涉及的內容更加煩瑣，這給檔案材料收集造成了重大影響，所以，要結合實際需要不斷調整干部人事檔案的歸集范圍，有效提升干部人事檔案的利用率和利用價值[6]。與此同時，對檔案歸集過程進行規范，保證干部信息材料的精準性，讓干部人事檔案更加完整、真實和客觀。

完善檔案鑒定審核機制。干部人事檔案的質量來自檔案鑒定審核的力度。所以，必須制定更加嚴格的審核標準，對歸檔流程進行細化，使得鑒定審核機制更加完善和健全，從而確保干部人事檔案的真實性和客觀性。與其他國家檔案材料不同，我國干部人事檔案不但關注檔案的內容和表現形式，而且會以全宗為邊界，將全部檔案串聯起來。值得注意的是，對檔案材料進行鑒定審核時，重點關注不同材料之間的邏輯關系和主次關系，保證鑒定審核的系統性。

建立以問題導向的整改機制。從問題入手，既要切實解決干部人事檔案中發現的問題，同時也要建立長效機制，在解決問題的同時，及時進行整改，促進檔案專項審核工作的同步發展。對檔案材料收集和形成過程的各個工作流程設置工作規范，保證進行整改時有依據和標準。對于檔案材料中缺少的部分或者重要依據，必須采用個人舉證與組織取證相結合的方式，對缺少的材料進行補充完善。

（二）建立干部檔案隊伍

干部人事檔案管理人員的專業技術能力直接影響專項審核的質量和效果。所以，組織部門要不斷強化干部檔案管理人員的知識素養，利用各種培訓來提升干部檔案管理人員的專業能力和技術水平，使管理人員可以處理和解決干部人事檔案管理工作中的各種問題。一方面，要不斷充實干部檔案后備力量。有條件的單位可以根據實際工作需要不斷擴充專職檔案管理人員的數量，同時儲備輔助檔案管理人員。對于輔助檔案管理人員而言，必須選擇政治覺悟高，同時具備一定檔案管理和審核專業知識和素養的人員。對于輔助形式可以采用兼職或者掛職的方式，補充到干部檔案隊伍當中。一旦遇到重大干部人事檔案專項審核工作時，后備力量可以在較短時間內轉正為全職干部人事檔案專項審核工作小組成員。另一方面，提高對檔案專項審核人員的績效考核[7]。制定科學合理的績效考核機制，從工作能力、工作態度以及工作質量等方面對工作人員進行考核和評價。加強檔案審核工作榮譽設置，從物質和精神上對優秀的檔案工作人員進行表彰和建立，增加檔案工作人員的使命感與榮譽感，增加檔案崗位工作人員的穩定性。

（三）強化干部人事檔案的宣傳教育工作

一方面，要提高對干部人事檔案工作的重視程度。不同其他的管理工作，干部人事檔案工作具有一定的延續性，組織部門作為管理單位，必須加強對干部人事檔案工作的重視，擺正工作態度。加強培訓力度，通過組織各單位自查和組織部抽查相結合的方式，開展干部人事檔案專項檢查，在專項檢查過程中，既可以為干部解答各種問題，又可以對相關工作進行指導，促使干部人事檔案工作朝著良好的方向發展。另一方面， 不斷創新工作思路，對干部人事檔案工作進行改革，加大信息技術、互聯網技術在干部人事檔案管理中的應用，推進干部人事檔案信息化建設和管理進程，進一步提高對檔案材料查詢與檢索的效率，保證檔案數據的一致性。

六、結論

干部人事檔案專項審核工作對規范和完善干部人事檔案工作具有十分重要的現實意義，通過專項審核工作的開展，可以及時發現檔案材料中缺少的信息資料，從而有效還原干部人事檔案的真實性和客觀性。持續推進干部人事檔案專項審核工作的開展，充分發揮干部人事檔案的關鍵性作用，為國家選聘、任用干部提供重要參考和依據。