地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析

陳宇琪

（黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七〇二隊(duì)，黑龍江 牡丹江 157000）

文書檔案作為地勘單位重要的信息資源，隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，通過加強(qiáng)地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作，不僅能夠解決傳統(tǒng)文書檔案管理工作中的不足之處，還能夠有效的提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且文書檔案數(shù)字化建設(shè)也是地勘單位文書檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

一、文書檔案數(shù)字化建設(shè)的作用分析

地勘單位文書檔案作為地勘單位的重要信息資源，通過推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，其對于檔案各個(gè)環(huán)節(jié)工作的開展都具有極為重要的意義，能夠有效的促進(jìn)檔案信息的高效利用共享。相較于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享，可以有效的提高檔案查詢利用率。檔案信息依賴于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行存儲和傳遞，有效的節(jié)省了檔案信息存儲空間，檔案更易于保額和備份。檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，有利于促進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用，檔案部門可以通過多種形式進(jìn)行檔案編研工作，并借助于媒體信息推送等形式來檔案開發(fā)，提高檔案服務(wù)水平。而且在檔案信息利用過程中，利用者可以遠(yuǎn)程調(diào)用數(shù)字化檔案信息，檔案利用方式的變化為檔案信息的提取提供了更多的便利性。并通過大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來積極擴(kuò)展檔案開發(fā)的深度，提高檔案利用效率，更好的發(fā)揮出檔案的實(shí)際價(jià)值。

在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于會根據(jù)單位自身的實(shí)際情況形成一套更具實(shí)用性的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于電子文件的直接歸檔，檔案數(shù)據(jù)在單位更具通用性和易遷移性，這對于地勘單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平的提升具有積極的促進(jìn)作用。再加之大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效整合和自動檢索，能夠使地勘單位文書檔案發(fā)揮出最大的效能。

二、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）建立完善的文書檔案管理系統(tǒng)

在地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，通過建立文書檔案管理系統(tǒng)，并構(gòu)建更為完善的檔案管理體系，可以全面提高文書檔案管理工作的效率。因此要求單位領(lǐng)導(dǎo)要對地勘單位文書檔案管理系統(tǒng)的建立給予高度重視，并建立檔案數(shù)據(jù)為，針對于檔案管理人員實(shí)施有效的培訓(xùn)，確保高效、準(zhǔn)確的完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入工作，并針對系統(tǒng)操作等問題開展專業(yè)性的指導(dǎo)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠更好的與檔案數(shù)字化建設(shè)工作相適應(yīng)。在檔案信息錄入系統(tǒng)過程中，還需要借助于掃描系統(tǒng)，以此來保證檔案信息數(shù)據(jù)的錄入的準(zhǔn)確性。

（二）建立獨(dú)立的網(wǎng)站系統(tǒng)

在檔案管理系統(tǒng)建立后，還需要進(jìn)行網(wǎng)站系統(tǒng)的建立，為檔案信息的鑒定和查詢提供更多的便利。具體要求通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，打造文書檔案共享模式，進(jìn)一步提高地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的水平。在具體網(wǎng)站系統(tǒng)建設(shè)過程中，還要重視資料查詢方式的不斷完善，為檔案信息查詢工作提供更多的便利。

（三）建立地勘單位的檔案數(shù)據(jù)庫

運(yùn)用現(xiàn)階段新型的數(shù)據(jù)處理設(shè)備，有效提高檔案數(shù)據(jù)庫的先進(jìn)性。數(shù)據(jù)庫管理人員首先應(yīng)輸入文件級目錄，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中實(shí)現(xiàn)文件資料打印與目錄文檔生成同時(shí)運(yùn)作。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫管理人員還應(yīng)確切保證數(shù)據(jù)文件的安全性與有效性，通過對文件資料進(jìn)行輸入檢驗(yàn)，確保文件資料都能夠被數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確錄入，避免在今后的實(shí)踐應(yīng)用過程中出現(xiàn)文件資料損壞與錯(cuò)誤的情況。最后，數(shù)據(jù)庫管理人員應(yīng)當(dāng)采用掃描儀與數(shù)碼相機(jī)等新型數(shù)字化設(shè)備，對文書檔案的原文件進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文文書檔案內(nèi)容。

（四）加強(qiáng)電子文件的收集和應(yīng)用

文書檔案管理工作中的電子文件是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要來源,因此地勘單位在當(dāng)前文書檔案管理工作中需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件雙檔雙軌制,并對電子文件進(jìn)行異地保存,加快推動單位檔案的電子化進(jìn)程。在檔案管理軟件選用上,盡可能的使用檔案系統(tǒng)統(tǒng)一的管理軟件及辦公自動化系統(tǒng),通過對軟件和數(shù)據(jù)格式進(jìn)行規(guī)范,有效的提高數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性,為文書檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）做好文書檔案信息的安全保密工作

在實(shí)際文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于整個(gè)流程十分繁瑣，參與人員較多，這就導(dǎo)致易出現(xiàn)檔案信息泄密問題。因此地勘單位要建立健全信息安全管理制度，對于采用外包方式的琣，需要慎重選擇外包公司，并對外包公司的相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真審查，對于參與數(shù)字化建設(shè)的人員逐一簽訂保密協(xié)議。而且在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于需要拆卷、掃描和再裝訂，這也易出現(xiàn)檔案丟失的問題，因此需要做好檔案原件的保管和保護(hù)工作，嚴(yán)格進(jìn)行登記和清點(diǎn)。特別是對于涉密的檔案信息，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化過程中，由指派專人進(jìn)行掃描，并單獨(dú)進(jìn)行保密，對于計(jì)算機(jī)實(shí)施物理隔離。另外，為了確保檔案信息的安全，還需要重視防火墻和殺毒辣軟件的設(shè)置，并通過采取多種載體備份的形式，即使有突發(fā)事件，檔案信息也能夠第一時(shí)間恢復(fù)。

三、結(jié)束語

地勘單位文書檔案對于自身的發(fā)展具有極為重要的意義，通過強(qiáng)化文書檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠充分的發(fā)揮出文書檔案的重要價(jià)值，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的高效利用，使文書檔案能夠更好的服務(wù)于地勘單位的發(fā)展。