流動人員人事檔案管理現存問題與優化策略研究

楊冰冰

（嘉祥縣人力資源和社會保障局，山東 濟寧 272400）

前言：在新時代的發展下，由于經濟市場的飛速發展以及人員流動不斷增加，導致人員流動的速度變快、方式也變多，這就造成了流動人員人事檔案管理出現問題，這些問題已經變成了人才服務機構在工作中的重點。加強檔案管理服務，讓檔案管理越來越規范化和專業化，加強人才流動，是加快我國經濟建設的有效方式。

一、流動人員人事檔案管理中存在的問題

（一）流動人員沒有規范的人事檔案轉遞程序

在我國經濟市場中，勞動制定以及用工制度都在發生著改變。由于人才的不斷流動，人事檔案管理部門需要根據人員單位的變化情況及時把人事檔案轉到新的部門或者單位。做到“檔隨人走”，讓人事檔案管理范圍和人員管理范圍相符。但是企業在具體操作的時候，部分單位會因為制度或者是其他原因辭退工作人員后，并沒有按照相關規定把人員檔案交給人才服務中心，導致檔案丟失；有些單位以合同的形式聘用人員，但是并沒有按照相關規定去人才服務機構為員工辦理人事檔案手續，讓人事檔案沒有辦法及時移交；還有一部分單位在進行檔案轉遞時沒有按照相關通知單進行填寫，也沒有登記，導致沒有辦法查找檔案的去向。甚至有些單位將員工檔案交給自己保管或者傳遞，在郵寄過程中發生丟失或者損壞[1]。

（二）檔案管理人員隊伍弱化

人才管理機構中存在檔案管理人員配備不足、人員不固定、沒有足夠的專業能力等問題，管理檔案的意識淡薄、沒有強烈的責任心、缺少創新等，對檔案管理工作的發展造成了嚴重阻礙。

二、優化檔案管理工作存在問題的策略

（一）實現規范化管理

第一，收集以及鑒別檔案。流動人員存在人事檔案資料不全的嚴重問題，但是想要全面收集并且鑒別材料，有著巨大的工作量，但是其作用卻至關重要，需要各部門的高度重視。人才服務機構需要建立科學的計劃，打破這一約束。首先建立完善的收集流動人員檔案的網絡，因為大部分流動人員都沒有固定的單位，且流動性比較強，而且有些單位和個人對工作也不配合，就很難完整收集檔案；其次，需要根據檔案確定需要歸檔材料的單位，并且做到定時、定向的追蹤檔案進行收集，不斷豐富檔案的內容，構建收集流動人員資料的制度，保證檔案的完整性；再次，根據相關規定對規定材料進行鑒別，認真核對相關信息，保證歸檔檔案的材料真實、完整、文字清晰等，避免有假材料“混進來”，最大程度的保證檔案真實；最后，將缺少的資料及時登記，并且補齊[2]。

第二，整理和保管檔案。按照高標準加工流動人員檔案，嚴格把控質量，讓每個檔案都保持完整、真實。仔細、及時的做好目錄，并在計算機中錄入。對于不定期的材料收集，可以隨時整理，及時放入檔案中，防止材料發生丟失，保證檔案的完整性。嚴格按照制度進行檔案的借閱，流動人員檔案的集約需要實施審批手段，并且逐頁檢查借閱歸還的人事檔案。

第三，接收和轉遞檔案人才服務機構在接收流動人員檔案時需要仔細審核并且檢查材料，查看材料是否完整、齊全，工作人員需要有實事求是的態度以及便民利民的思想，及時告知缺少的材料。并且告知缺少材料可能帶來的影響，在本人進行書面說明并且承諾補充材料后進行接收。在流動人員檔案轉出時需要保證檔案完整以及齊全，無論是單位還是個人都不能以任何理由保留檔案或者是分批轉出。

（二）優化隊伍建設

想要建立素質高并且能力強的檔案管理隊伍，需要從以下幾方面入手：第一，建立檔案管理人員的培訓制度，人才服務機構需要有計劃的開展業務知識培訓，提高工作人員綜合能力以及服務水平；第二，鼓勵和支持工作人員進行業務知識以及技能的學習，培養自學意識；第三，定期召開研討會等，彼此交流管理檔案經驗，解決難度，開創新的思路；第四，不斷進行教育活動，例如黨性教育以及流動人員檔案服務建設等等；第五，保持檔案人員的穩定，打造良好的工作環境以及人文環境，開展表彰大大會，提升工作人員的待遇，讓其更加努力的進行工作[3]。

注重在這五方面進行提高：第一，思想政治方面。人才服務機構需要培養檔案人員具有良好的政治思想素養，要求其踏實工作，能夠做到吃苦耐勞，擁有強烈的責任意識以及服務意識；第二，業務方面。檔案管理人員需要全面了解并且掌握檔案各個環節的業務工作（步驟、管理等），學習新的政策以及理論、技術等；第三，操作技能方面。為了可以盡快完成傳統檔案管理向現代化檔案管理的轉型，檔案管理人員需要能夠熟練使用計算機技術，并且提高信息化技能；第四，溝通方面。檔案管理人員需要經常和檔案材料部門進行聯系，展開材料的收集，這就需要工作人員有良好的溝通能力，才能夠最大程度的保證順利開展工作；第五，創新方面。檔案管理工作需要在管理技術以及制度方面進行創新，這樣才能更好的適應新時代檔案管理的發展，并且滿足檔案管理的需求[4]。

結語：在經濟發展下，人員的流動速度不斷加快并且已經變成了常態，導致大量流動人員檔案缺失，甚至變成廢棄資料，對于人事檔案管理開展工作十分不利。對于新的問題以及挑戰，人才服務中心需要提高關注度，并且采取有效措施，進一步優化流動人才的檔案管理。