網絡環境下圖書館檔案管理工作策略

伍震

（廣西科技師范學院，廣西 來賓 546100）

引言

信息化發展所帶來的好處是推動了各類辦公系統的發展，在圖書館的檔案管理中，最初的管理方式較為傳統化，人工的成本占比較大。但是在當下的發展過程中，更加注重工作的高效化，而傳統的管理方式已經不再適應于當下的社會發展。為了能夠進一步提高工作效率，在日常的工作過程中，引入先進的信息技術，來進行工作流程的全面優化，降低人工成本的占比，加重系統運行的占比，這樣不僅能夠提高管理工作的高效化，還能夠使得工作變得十分的精細化，大大推進了工作的發展。另外，圖書館檔案管理工作還需要實時更新，所以利用信息技術來進行定期更新可以降低工作人員的管理壓力達到預期的管理標準。

一、網絡環境下圖書館檔案管理工作發展的優勢

（一）高效化

隨著網絡時代的到來，各項工作都進入了一個全新的發展階段，利用互聯網的優勢來進行系統的構建，確保工作的運行能夠更加的高效化，解決了傳統管理工作中所出現的各種各樣的問題。網絡環境下的工作發展更加注重于工作的效率，通過系統的運用，來實現工作的自動化管理，這樣不僅降低了工作發展過程中的風險，更是提高了工作發展的速度。圖書館檔案管理工作是一項基礎的管理工作，其中存在有許多機械化的工作內容，而利用系統來進行全面的工作管理，能夠節省在機械化工作方面所花費的時間，降低了人工成本的支出，實現了更加快捷方便的工作形式。例如在檔案管理工作當中，需要對各類檔案信息進行實時更新，工作人員即可利用系統來進行檔案信息的管理，使得內部的數據更加完善化、全面化，大大提高了檔案信息管理工作的效率。

（二）完善化

面對網絡時代的到來，各項管理工作的發展變得更加的完善。傳統的管理工作不僅繁瑣且錯誤率較高，同時管理工作所涉及到的各個方面，都存在有不足的現象，從而導致了工作的開展出現各種各樣的漏洞，使得工作的風險性提高。在圖書館檔案管理工作當中，需要注重的是檔案內容的準確化，而傳統的工作形式不僅無法保證內容的準確化，更是提高了工作過程中的風險，與當下的發展并不匹配。在網絡環境下，能夠促使圖書館檔案管理工作變得更加的完善化，要考慮各項因素的影響，綜合設計出一款適合于當下檔案管理工作的信息化系統，這樣能夠使得工作的開展更加的全面，有效地保證了檔案信息內容的準確，加強了工作開展過程中的信息安全性。

二、圖書館檔案管理工作現狀分析

（一）檔案信息跟進不及時

在檔案管理工作中，工作人員需要及時對檔案信息的內容進行實時的更新，確保內容的實時性。但是通過對當下的管理工作現狀進行分析時發現，檔案信息的更新情況并不完善，存在有信息內容更新不夠及時的現象，大大降低了管理工作的質量。在圖書館的管理工作中，信息的內容十分的龐大且復雜，需要工作人員花費大量的時間和精力來進行整理，在整理的過程中，同樣也存在有一定的風險性，若檔案的內容與實際不匹配，那么則證明該檔案的歸檔管理存在有較大的問題。隨著網絡時代的到來，對于管理工作的要求將會越來越高，若在當下的發展過程中，圖書館檔案管理工作未能及時與當下的發展趨勢進行結合，則會使得工作的發展變得越來越落后。為此在當下的發展過程中應當加強管理工作的完善，利用先進的信息技術來進行系統構建，使得檔案信息能夠及時進行跟進，進一步確保信息內容的實時性。

（二）信息建設不夠全面

在當下的時代發展當中，信息化的推進將會變得越來越普及，工作的開展附著于信息化的普及之上，能夠實現工作的高效化和全面化，這同樣也是當下乃至未來的發展趨勢。但是對當下圖書館檔案管理工作的現狀進行分析發現，信息建設不夠全面，從而導致了檔案管理工作出現各種各樣的問題，例如在信息的錄入過程中，還需要工作人員逐步審核每一個信息內容，這樣不僅使得信息錄入過程中的錯誤性較高，從而還會導致整體的工作效率降低。為此，在當下的發展過程中，應當加強信息建設的全面性，結合當下的發展需求，來進行信息系統的構建，將管理工作附著于信息系統的運行當中，這樣則進一步保障了工作開展的效率。

（三）管理工作的安全系數較低

在管理工作當中，所涉及到的信息十分的廣泛，若在日常的工作中缺乏信息管理安全的意識，則會導致信息泄露的情況。通過對當下圖書館檔案管理工作的發展情況進行分析發現，在日常的管理工作當中，并未建立信息管理安全的意識，工作人員在進行工作的過程中，僅僅只是按照對應的規章制度，來完成信息的錄入以及更新，但是對于工作開展過程中的信息安全，并未產生一定的安全意識。因此，這也導致了管理工作在開展的過程中，出現了信息泄露、信息不夠完善等問題，大大降低了檔案管理工作的質量和效率。為此，在當下的發展過程中，應當加強管理工作的安全，提高管理工作人員的安全意識，建立信息安全防護網絡，利用先進和智能化的信息技術，來輔助檔案管理人員進行信息的安全化管理，這樣能夠更加符合當下的工作發展目標。

三、網絡環境下圖書館檔案管理工作策略研究

（一）實時跟進檔案信息內容

在網絡環境下，工作的開展能夠變得更加的高效化，利用當下的實時網絡，來實現網絡信息的及時跟進，大大提高了檔案管理工作的質量。例如，在日常的管理工作當中，工作人員將對應的信息錄入到相應的檔案當中，實現獨立的檔案信息管理。然后再進行檔案信息的跟進時，還可以利用網絡技術來進行實時跟進，及時發現信息的變化情況，這樣能夠使得信息的管理更加的全面化。在查詢檔案信息的過程當中，可以直接利用網絡搜索的方式，來精準化的找到對應的檔案信息內容，大大提高了檔案管理工作的效率。其次，在日常的工作開展過程中，工作人員還需要根據實際的管理工作條例，來進行相關信息的處理，利用當下的管理系統，來進行信息的統一化管理，減輕了檔案管理工作人員的日常工作壓力。

（二）加強管理工作的信息化建設

在當下的工作發展過程當中，更加推崇于信息化的建設，利用當下的信息技術來進行管理系統的構建，使得工作的開展更加的流程化，符合于當下管理工作的發展趨勢。工作流技術、RFID 技術、互聯網技術，云技術等，都是當下十分先進且流行的技術，當這些技術融入到當下管理工作的信息化建設當中，能夠大大提高信息化建設的力度。其中RFID技術，能夠進行信息的自動化錄入，通過信息掃描的形式直接錄入到系統當中，能夠大大節省工作人員信息錄入的工作時間，并且還能夠進一步保證好信息錄入的精準化。工作流技術是當下管理工作中十分流行的技術之一，能夠通過程序的設定來規范好管理工作的流程，進一步確保了工作的開展更加的規范化。另外在信息搜索以及信息處理的過程當中，可以通過云技術來實現信息的統一化管理，這樣也能夠大大提高管理工作的效率。

（三）提高管理工作的安全意識

在當下的社會發展當中，網絡時代的發展存在有一定的弊端，信息泄露等情況進一步影響了日常工作的開展。為此在當下的圖書館檔案管理工作中，不僅需要加強管理工作人員的信息安全管理意識，同時還要建立完善化的信息防護屏障，這樣能夠使得圖書館內的信息得到一定的安全保護。首先應當培養工作人員的信息安全管理，向工作人員普及信息泄露等情況的嚴峻性，然后再輸入信息安全意識的重要性，能夠使得工作人員在日常的管理工作當中更加的嚴謹化。另外在信息安全防護屏障的建立過程中，可以充分利用當下的信息技術，來進行系統信息安全防護的建立，設置系統用戶的權限，避免出現用戶惡意泄露信息的情況發生。另外，系統內部還應當建立一個監控軟件，實時記錄系統內部的信息調度情況，一旦出現了異常調度的情況，及時進行警報，加強日常的管理工作力度。

四、結束語

圖書館檔案管理工作是一份十分繁瑣的工作，由于信息數量龐大，且管理工作的精細化，使得工作人員存在有較大的工作壓力。隨著網絡時代的帶來，信息化的推進變得更加的普遍，利用信息技術來進行管理系統的構建，可以大大提高日常工作的效率。為了能夠進一步加強檔案工作的效率，首先對當下的發展現狀進行分析，總結出目前所存在的問題，包括檔案信息跟進不及時、信息建設不夠全面、管理工作的安全系數較低等。然后結合當下的發展情況，提出相應的發展策略，包括實時跟進檔案信息內容、加強管理工作的信息化建設、提高管理工作的安全意識等，進一步加強日常檔案管理工作的效率和質量。