省檔案館完成全部館藏歷史檔案原件封存保管

■ 王繼偉

檔案封存工作場(chǎng)景

近日，省檔案館完成全部館藏30 余萬卷歷史檔案（清代及民國(guó)檔案）原件封存，標(biāo)志著我館基礎(chǔ)工作又邁上了一個(gè)新臺(tái)階。

2010年5月，國(guó)家檔案局在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上提出“要盡量盡快封存原件”并提出“凡是已有縮微、復(fù)印、數(shù)字化掃描等復(fù)制件的檔案原件，要封裝保存，以最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命”。按照國(guó)家檔案局的要求，從2011年起，省檔案館結(jié)合檔案數(shù)字化進(jìn)程，著手歷史檔案原件封存工作，并在檔案封存工作的實(shí)踐中，對(duì)封存裝具進(jìn)行不斷的研究，對(duì)封存工作流程進(jìn)行不斷的優(yōu)化，對(duì)封存后檔案的管理方式方法進(jìn)行不斷的探索。經(jīng)過10 余年堅(jiān)持不懈的努力，日前，在數(shù)字化完成之際，省檔案館同步完成全部館藏歷史檔案原件封存，并探索形成了一套行之有效的檔案原件封存方法。

檔案封存工作中，省檔案館著重把牢封存前的準(zhǔn)備關(guān)，封存中的檔案信息準(zhǔn)確關(guān)，封存后的管理關(guān)。檔案封存前，認(rèn)真做好準(zhǔn)備工作，一是以全宗為單位對(duì)數(shù)字化后檔案進(jìn)行清點(diǎn)，準(zhǔn)確掌握全宗案卷整體情況，組織力量對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)保護(hù)；二是對(duì)保存封存檔案的庫房、柜架進(jìn)行徹底清潔和消毒；三是對(duì)計(jì)劃封存檔案進(jìn)行真空充氮或低溫冷凍除菌，消毒處理；四是定制規(guī)格適合的高質(zhì)量無酸紙質(zhì)檔案封存盒。封存中，嚴(yán)格按照封存流程操作，設(shè)立專用工作臺(tái)，流水線作業(yè)，編制流水號(hào)、清點(diǎn)檔案、裝入封存盒、錄入、打印檔案盒、核對(duì)等各環(huán)節(jié)，工作人員各司其職，一氣呵成，既確保封存檔案與卷盒信息對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，又提高了工作效率。封存后，及時(shí)根據(jù)封存情況制作檔案存放索引手冊(cè)的檔案索引指示牌，標(biāo)識(shí)封存檔案信息，做到一目了然，井然有序，為后期管理打好基礎(chǔ)。

封存后的檔案，不再提供檔案原件的查閱利用，一方面有效減少了對(duì)檔案原件的傷害，保護(hù)了檔案原件，另一方面也大大減少了庫房管理的工作量，大幅降低了工作人員進(jìn)入庫房的頻次，確保了庫房的恒溫恒濕，有效保護(hù)了檔案的安全。下一步，省檔案館將不斷完善封存檔案管理辦法，規(guī)范化精細(xì)化管理好檔案庫房，保管好珍貴的國(guó)家檔案資源。