新時期如何做好人事檔案管理工作

宋曉慧

（龍江縣財政局，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

對于新時期的企業發展而言，人事檔案以信息的形式完整地記錄了企業員工的實際工作狀態，包括其工作完成的主要績效，工作經驗的積累以及工作范圍和工作能力的提升，業務水平的提高等等，以人事檔案作為企業衡量員工能力和工作態度以及和企業適配度的基本指標是重要且必要的。

一、新時期企業人事檔案管理工作開展的現狀

（一）企業缺少完善的人事檔案管理體系

其一，對于企業的實際發展而言，人事檔案管理是每一個員工的基本信息記錄的統計，更是企業人才信息庫和人事構成的骨架，所以對于企業而言，每一個企業在基礎建設管理的時候都不能忽視人事檔案管理的工作，但是目前來看，存在中小企業面對人事檔案管理工作的開展會缺少一定的重視，很多企業沒有完善的人事檔案體系和人事檔案管理的技術部門，人事檔案很多都是隨意放置，沒有獨立成冊或者成一個規范化的體系，對于企業內部的基本人事變動甚至都沒有具體編寫在人事檔案中，更有存在企業的內部工作架構進行比較多的調整，但是檔案管理的技術人員沒有進行系統的記錄人員變動信息。

（二）人事檔案記錄的人事信息不完整且缺乏一定真實性

其次，就是人事檔案的信息真實性問題，很多中小企業，特別是在短時間下人員流動比較大的情況下，企業會對于這類員工的人事檔案記錄比較潦草，企業會縱容其在基層員工的檔案信息記錄上存在造假的行為，除此之外，企業對于員工自己填寫的人事信息沒有進行基本的查驗，換句話說，對于一些認為在年齡和學歷以及工作經歷上可以進行適當的修改和美化的員工檔案信息，企業沒有進行最基本的查驗，對于企業的基層人事信息體系而言就存在很大 的不真實性。

（三）企業人事檔案管理隊伍建設不規范

再次，就是企業人事檔案管理的隊伍建設不規范且不完善的問題，目前來看，我國的企業人事檔案管理隊伍的存在社會非專業對口人才招聘的情況，一般來說，傳統的紙質版檔案管理會存在長時間接觸不同人的觸摸，其表面的字跡就會變得不是特別清晰甚至有紙張發黃的現象，所以長時間后，專業的人事檔案管理人員需要重新記錄一遍已經發黃模糊的檔案信息并且重新打印，編寫在冊，但是非專業的人事檔案管理人員并不了解基本的專業信息，對于檔案信息的記錄沒有敏感度，甚至會導致企業人事檔案管理中存在單頁檔案丟失的情況，這種情況直接導致其工作效率低下，對于企業員工以及企業發展的基本信息都可能直接存在泄露的風險。

二、如何針對新時期下的企業人事檔案管理問題提出解決策略

（一）提高企業對于人事檔案管理的重視

其一，應該從企業的角度出發，從整體開始提高對于人事檔案管理的重視，從管理形式上來看，企業應該單獨設置一個或多個人事檔案管理的體系及部門，涉及并包括企業內部的所以組織架構，每一個組織及架構，無論是領導還是基層員工，涉及到員工的人事信息變動都應該及時的記錄在人事檔案上，企業需要從基層員工到上級領導都需要完整的調研檔案信息，以詳細且真實檔案信息進行更新管理。企業在進行人事檔案信息更新管理的時候需要嚴格按照檔案管理規范進行，以專業的檔案信息管理人員進行人事檔案的管理，體系內可以有不同的管理人員分別管理企業內部不同部門的檔案管理，最終在進行匯總，以此提升企業檔案管理的效率和質量，盡可能地減少企業尤其是大型企業人事檔案管理一人身兼多職的情況。

（二）建立完善的人事檔案管理體系

再次，建立完善的人事檔案管理體系，對于大型企業而言，企業內部涉及到的組織架構比較豐富，比如說包括職能部門，生產部門，后勤部門等等，不同的企業部門的人事檔案都需要分別進行系統化的管理，每一個員工的檔案信息都需要專門的管理人員進行總結收集，確保收集信息的真實性，然后根據檔案信息的類別總結，分門別類，可以以時間的順序進行人事檔案管理和總結，也可以以事件的形式統計和總結人事檔案信息的所有內容，這樣按順序整理可以方便后續檔案查閱和總結的時候節省時間提高效率，此外，信息化的管理形式以線上的檔案形式，可以將企業的人事檔案信息全部公開展示給所有的員工，管理透明化更方便企業員工之間互相了解，共同進步。也能夠起到企業員工對于人事檔案信息內容實時監督的作用。

（三）信息化人事檔案管理增加信息真實性

再次，信息化手段進行人事檔案管理是目新時代下的推動產物，傳統情況下人事信息的總結和統計整理，紙質版的檔案形式需要人工打字整理和打印，其本身工作量和工作的難度比較大，而且對于打印后的人事信息整理也比較繁瑣，在后期的單獨人事信息查找也比較浪費時間，降低工作效率。從信息化的線上人事檔案管理形式提供給企業一個向所有員工公開展示人事檔案信息及人事變動的平臺。此外，企業內部有單獨的人事檔案管理人員可以定期更新人事檔案的變化，確保每一個基層員工的檔案信息都是真實全面的。

三、結語

如今，新時期背景下，企業的人事檔案管理工作對于企業的實際發展和員工的職業規劃都有直接的影響，在傳統人事檔案管理的問題中，尋找新時期人事檔案管理的新方法，使得人事檔案管理工作開展的高效且高質量。