建筑工程物資采購(gòu)招標(biāo)管理與成本控制措施

文/李祥娟（陜西建工第三建設(shè)集團(tuán)有限公司）

為了更好地規(guī)范建筑工程物資采購(gòu)的行為，加強(qiáng)物資采購(gòu)的管理工作，將工程造價(jià)控制在合理范圍，一定要制定物資采購(gòu)管理規(guī)定，要通過制度和規(guī)定，約束規(guī)范物資采購(gòu)人員的行為。

在整個(gè)建筑工程的成本構(gòu)成中，物資成本占比在60%甚至以上，所以加強(qiáng)建筑工程物資采購(gòu)招標(biāo)管理工作，不但能更好地保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，還能幫助企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益。

一、建筑工程物資采購(gòu)方法分析

想要更好的規(guī)范建筑工程物資采購(gòu)行為，提高建筑工程物資管理效率，需要做到以下兩點(diǎn)：第一，物資采購(gòu)之前，需要仔細(xì)檢查承包合同中規(guī)定的內(nèi)容，制定物資采購(gòu)計(jì)劃表。然后還需要根據(jù)建筑工程的進(jìn)度，去采購(gòu)相應(yīng)的建筑材料和設(shè)備，將供貨方的物資計(jì)劃表制定出來。建筑工程在建設(shè)過程中，會(huì)受到很多方面的影響，從而阻礙工程進(jìn)度，所以具體的物資采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)的時(shí)間，還是需要根據(jù)建筑工程項(xiàng)目來決定的；第二，將所有供貨商的名單建立數(shù)據(jù)庫(kù)，可以在資源共享的情況下，對(duì)供貨商的名單庫(kù)進(jìn)行完善，并對(duì)供貨商定期評(píng)估。常用的評(píng)估方式有兩種，一種是定期評(píng)估（月度、季度、年度）。另一種是工程階段評(píng)估。根據(jù)工程的進(jìn)度，對(duì)不同的施工階段進(jìn)行評(píng)估[1]。

二、建筑工程物資采購(gòu)招標(biāo)中涉及的內(nèi)容分析

主要涉及兩個(gè)方面，一個(gè)是工程自身所需的設(shè)備和材料；如木工工程（防火門、床柜、地板、家具）、裝飾材料（石材、地磚、各種巖石、游泳池等等）衛(wèi)生潔具用品、廚房材料用品、電線電纜、水泵、風(fēng)機(jī)、燈飾等等；同時(shí)還有機(jī)電安裝材料（管材、閥門、水處理設(shè)備、保溫材料、電線電纜、配電箱、電纜橋架、開關(guān)插座及燈具、空調(diào)設(shè)備、風(fēng)機(jī)風(fēng)閥、智能建筑等），另一個(gè)分包工程內(nèi)容，如電梯、空調(diào)、智能化設(shè)備、消防以及門窗等。

三、建筑工程物資采購(gòu)招標(biāo)前的準(zhǔn)備工作

（一）成立招投標(biāo)小組

一般情況下，招投標(biāo)小組的成立都是由建筑工程項(xiàng)目部來成立的，領(lǐng)導(dǎo)小組也都是項(xiàng)目招投標(biāo)的負(fù)責(zé)人和決策機(jī)構(gòu)。

成立招投標(biāo)小組的目的是對(duì)招投標(biāo)進(jìn)行審核評(píng)定以及核準(zhǔn)等工作，同時(shí)還要審核評(píng)標(biāo)報(bào)告，確定中標(biāo)單位等。

（二）確定招投標(biāo)方式

招投標(biāo)的方式需要結(jié)合工程建設(shè)的特點(diǎn)和需要，并根據(jù)物資采購(gòu)計(jì)劃來確定的，具體可以分為公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)和詢價(jià)采購(gòu)三種方式。第一，對(duì)于50萬元以下的招標(biāo)金額，需要根據(jù)供貨商的資源、工程工期等情況來進(jìn)行分析，可以采用《特殊采購(gòu)報(bào)告》進(jìn)行申請(qǐng)，在招投標(biāo)小組審核和批準(zhǔn)以后可以進(jìn)行詢價(jià)采購(gòu)；第二，招標(biāo)金額在50-100萬元之間的可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行；第三，100萬元以上的金額，需要采用公開招標(biāo)的方式。此外還有一種情況，如果因特殊情況不采用招標(biāo)時(shí)，需要由招投標(biāo)小組明確原因并記錄。在這種情況下，需要招投標(biāo)小組提出申請(qǐng)，并向上級(jí)主管部門匯報(bào)緣由并審批后，才可以繼續(xù)進(jìn)行。但是在此過程中有一點(diǎn)需要注意，關(guān)于設(shè)計(jì)問題、工期問題等是不可以作為不能招標(biāo)依據(jù)的[2]。

（三）確定招標(biāo)人的資格預(yù)審

在招標(biāo)工作開始之前，招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組還需要對(duì)招標(biāo)人進(jìn)行資格預(yù)審，只有具備相應(yīng)資格的招標(biāo)人才能投入到競(jìng)標(biāo)中。而確定招標(biāo)人資格預(yù)審的主要目的，是確定招標(biāo)人的能力和實(shí)力是否可以按著項(xiàng)目規(guī)定承辦好此項(xiàng)目。

四、建筑工程物資采購(gòu)招投標(biāo)的實(shí)施

（一）發(fā)標(biāo)和開標(biāo)

招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組在開始招標(biāo)之前，需要填寫《招投標(biāo)申請(qǐng)報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括建筑工程項(xiàng)目標(biāo)段、參考的額度、招標(biāo)人情況說明、技術(shù)標(biāo)書以及評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)等等。此外，為了控制好預(yù)算成本，還需要在招標(biāo)前做好預(yù)算成本，控制好目標(biāo)，這樣才能做到招標(biāo)目的明確，實(shí)現(xiàn)成本控制；其次，招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組在聽取資格預(yù)審匯報(bào)后，還需要對(duì)入圍的內(nèi)容和建議進(jìn)行審批，并提出相關(guān)意見，而領(lǐng)導(dǎo)審批意見需要在會(huì)議紀(jì)要中體現(xiàn)；第三，招標(biāo)方需要按著規(guī)定去編制預(yù)審文件和招標(biāo)文件等內(nèi)容，確定投標(biāo)有效期；第四，在招標(biāo)的時(shí)候，需要根據(jù)招標(biāo)工程的實(shí)際情況，要求招標(biāo)人提供交投標(biāo)保證金，擔(dān)保有效期要保證超過投標(biāo)有效期30日；最后，需要提交招投標(biāo)申請(qǐng)報(bào)告，由招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組從供貨商資料庫(kù)中，確定符合條件參與招標(biāo)的供貨商，然后對(duì)已經(jīng)確定的供貨商發(fā)放招標(biāo)文件。在招標(biāo)文件中，需要明確標(biāo)注開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)。開標(biāo)會(huì)議一般是由5人以上的單數(shù)參加，由招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組或物資采購(gòu)部門來主持。如果在開標(biāo)之前有放棄招標(biāo)的情況，需要建筑企業(yè)及時(shí)處理和應(yīng)對(duì)，由主要負(fù)責(zé)人與棄標(biāo)單位進(jìn)行聯(lián)系，需要棄標(biāo)單位出具文字情況說明或者其他形式證明，而以上所有的內(nèi)容都應(yīng)該被記錄在《棄標(biāo)說明報(bào)告》中，以免日后出現(xiàn)各種糾紛問題，有效地提高和保證招投標(biāo)管理工作[3]。

（二）建筑工程物資采購(gòu)招標(biāo)管理中評(píng)標(biāo)的管理

評(píng)標(biāo)小組一般是由技術(shù)部門、現(xiàn)場(chǎng)以及經(jīng)濟(jì)方面等的人員組成，當(dāng)然招標(biāo)企業(yè)也可以根據(jù)招標(biāo)性質(zhì)，委派相關(guān)人員參與其中，必要時(shí)也可以聘請(qǐng)外部專家參與。在具體的評(píng)標(biāo)工作中，評(píng)標(biāo)小組需要對(duì)評(píng)審報(bào)告進(jìn)行審議，并在審議之后，確定符合標(biāo)準(zhǔn)的中標(biāo)單位，如果存在中標(biāo)候選單位，還需要向評(píng)審小組提出補(bǔ)充評(píng)審的要求，而評(píng)審小組需要再次對(duì)候選中標(biāo)單位進(jìn)行評(píng)估，制成書面報(bào)告。主辦方需要對(duì)整個(gè)評(píng)標(biāo)過程進(jìn)行記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，最后由評(píng)標(biāo)小組負(fù)責(zé)人簽字后存檔。加強(qiáng)評(píng)標(biāo)工作的管理，是為了對(duì)中標(biāo)價(jià)和預(yù)算成本做比較，能有效地對(duì)預(yù)算成本進(jìn)行控制。

（三）建筑工程物資采購(gòu)招標(biāo)管理中定標(biāo)的管理

定標(biāo)就是確定中標(biāo)的單位。在定標(biāo)管理工作中，一般是由招標(biāo)工作小組將初步確定的中標(biāo)單位再次進(jìn)行審核和評(píng)定，并形成最終的評(píng)標(biāo)報(bào)告。然后將確定中標(biāo)單位上報(bào)公司，由公司召開會(huì)議進(jìn)行最終商榷，最終確定中標(biāo)單位。

（四）通知中標(biāo)單位并進(jìn)行合同簽訂管理

當(dāng)中標(biāo)人確定以后，需要建筑企業(yè)及時(shí)地向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，同時(shí)也要向未中標(biāo)的單位發(fā)出未中標(biāo)通知書，并將保證金退還。對(duì)于那些并不完全不符合條件的供應(yīng)商，也可以向其發(fā)放預(yù)中標(biāo)通知書，這樣做的目的是為了防止中標(biāo)人放棄中標(biāo)的情況發(fā)生。而當(dāng)出現(xiàn)中標(biāo)人放棄中標(biāo)的時(shí)候，則需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的第二和第三候選人來代替中標(biāo)人。

此外，還要加強(qiáng)與中標(biāo)人簽訂的合同管理，在合同管理中要明確預(yù)算、工期等內(nèi)容，以此來更好的保證預(yù)算，實(shí)現(xiàn)控制成本[4]。

（五）中標(biāo)文件歸檔管理

當(dāng)與中標(biāo)人簽訂合同以后，還需要做好文件歸檔管理，要將從開始招標(biāo)一直到中標(biāo)合同簽訂中間的所有文件、會(huì)議紀(jì)要等進(jìn)行歸檔，如供應(yīng)商資格預(yù)審、考核報(bào)告、招標(biāo)申請(qǐng)登記報(bào)告、招投標(biāo)說明報(bào)告、定標(biāo)會(huì)議紀(jì)要、中標(biāo)通知書、價(jià)格說明、采購(gòu)合同備案表等，都要進(jìn)行歸檔，并保證記錄的完整性。

（六）加強(qiáng)采購(gòu)流程的控制

想要實(shí)現(xiàn)成本控制，還需要嚴(yán)格控制物資采購(gòu)招投標(biāo)流程的管理。為此，企業(yè)可以定期召開招投標(biāo)成本控制交流會(huì)，探討出有效的物資采購(gòu)成本控制方法，將物資采購(gòu)的成本控制在合理的范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)成本控制。

對(duì)于規(guī)模較大的公司，要更好地控制成本，還需要采用戰(zhàn)略采購(gòu)的方式，對(duì)于長(zhǎng)期合作或者是經(jīng)常用到的品牌采用批量采購(gòu)，簽訂戰(zhàn)略采購(gòu)合作協(xié)議。這樣一來，不但能有效地降低采購(gòu)成本，同時(shí)還能有效地節(jié)約時(shí)間，節(jié)省不必要的人力、物力和財(cái)力，更好的保證成本控制。

五、建筑工程物資采購(gòu)成本控制管理

（一）從組織的角度去進(jìn)行成本控制

所謂的組織角度，其實(shí)就是組織管理過程中加強(qiáng)成本控制。

在組織管理中包含項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理、成本管理、人員管理、職責(zé)管理等，所以為了更好地控制成本，需要對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行完善，同時(shí)還要明確各部門以及員工的工作職責(zé)，制定成本控制計(jì)劃和工作計(jì)劃。加強(qiáng)對(duì)建筑工程組織管理方面的成本控制，是保障日后各環(huán)節(jié)成本控制的基礎(chǔ)和前提，所以一定要將其重視起來[5]。

（二）從技術(shù)的角度去進(jìn)行成本控制

技術(shù)上的成本控制主要體現(xiàn)在施工過程中，需要結(jié)合工程實(shí)際的情況去制定和分析成本管理目標(biāo)，并將實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行下分和落實(shí)，從而實(shí)現(xiàn)成本控制工作。技術(shù)角度成本控制，主要體現(xiàn)在施工人員能力上，施工人員素質(zhì)和能力不高是無法保證施工質(zhì)量，而且還會(huì)浪費(fèi)過多的物資材料，進(jìn)而影響成本控制；施工人員素質(zhì)能力低，在施工過程中會(huì)由于技術(shù)能力不足浪費(fèi)過多的物料，不但增加了工期，影響了質(zhì)量，還造成了資源浪費(fèi)。所以從技術(shù)角度想要更好地控制成本，還需要提高施工人員的技術(shù)水平和能力，可以通過加強(qiáng)培訓(xùn)來提高。

（三）從經(jīng)濟(jì)的角度去控制成本

管理人員可以制定資金使用計(jì)劃來實(shí)現(xiàn)成本控制。在施工前、施工中和施工后等不同環(huán)節(jié)，制定不同的控制制度，管理人員需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度去執(zhí)行，以此來實(shí)現(xiàn)資金的控制。

此外，還可以通過分析成本管理目標(biāo)制定出應(yīng)對(duì)措施。對(duì)資金差大的地方深入分析原因，同時(shí)還需要對(duì)未完成的施工進(jìn)行成本預(yù)測(cè)等等，都是可以根據(jù)存在問題或潛在風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行成本控制。最后，還需要建立完善的采購(gòu)評(píng)估制度，管理人員需要對(duì)每一次的物資采購(gòu)工作進(jìn)行科學(xué)、有效的評(píng)估，一旦發(fā)現(xiàn)問題，需要對(duì)存在的問題制定針對(duì)性的解決措施，并吸取此次經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)避免再次發(fā)生，這樣不但能促進(jìn)物資采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，還能提高物資采購(gòu)水平，更重要的是，更好地控制了投入成本。

（四）從合同的角度去控制成本

對(duì)于建筑工程來說，合同是成本管理的基礎(chǔ)也是依據(jù)，所以想要控制成本，還需要加強(qiáng)合同管理。在合同管理的工作中，除了談判、修訂條款、處理合同索賠問題外，還需要仔細(xì)分析合同中不同條款之間的聯(lián)系和影響，重點(diǎn)關(guān)注與企業(yè)有直接利益關(guān)系的條款內(nèi)容，并進(jìn)一步加大對(duì)此條款內(nèi)容的分析和研究，分析出利弊，而這也能降低合同風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)成本控制[6]。

六、結(jié)束語

總而言之，在整個(gè)建筑工程成本控制中，物資采購(gòu)占比是非常大的，所以一定要加強(qiáng)建筑工程物資采購(gòu)招投標(biāo)管理，并在招投標(biāo)管理工作中積累更多的經(jīng)驗(yàn)，提高成本意識(shí)，同時(shí)還要通過多種招標(biāo)方法和管理方法，為建筑企業(yè)的物資采購(gòu)招標(biāo)管理和成本控制做出貢獻(xiàn)，在幫助企業(yè)降低成本投入的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化。