關于事業單位檔案管理規范化與標準化的探討

文/郝麗（河北省保定市交通運輸局）

在新的時代背景下，事業單位的檔案管理已經不再是簡單地將檔案進行分類與保管，而是將檔案管理作為提升事業單位管理質量的重要切入點。

檔案是重要的管理資源，對于事業單位的管理制度改革與完善、管理質量的提升有著積極的促進作用。但是，當前事業單位檔案管理還存在著一定的不足，制約了檔案資源的利用率，在新的發展時期，新技術、新管理理念的應用，大大地促進了事業單位日常管理工作質量與工作效率的提升。

在檔案管理上也是如此，通過與時俱進應用先進的管理理念、管理技術來不斷拓寬檔案管理路徑，提升檔案管理的水平，為事業單位工作與服務的高質量開展提供更有價值的參考，為事業單位各項工作的高效開展創造有利條件。

一、事業單位加強檔案管理規范化、標準化的重要性

在信息化時代下，檔案本身具有重要的信息價值，對其做好管理符合了時代發展的信息化趨勢。而在管理中，實現規范化與標準化建設，對于檔案管理而言具有顯著的重要性，需要對其形成根本認識。

（一）有利于檔案資源的高效應用

眾所周知，當前我國已經進入高質量發展階段。對于事業單位的運作模式與服務質量也提出了更高的要求。檔案是一種重要的憑證，檔案管理就是對事業單位日常經營、運作、服務中所產生的各種憑證信息進行集中管理，管理的目的在于不斷提升事業單位的服務質量與管理水平。因為，檔案信息詳細的記錄事業單位在各種事務中的具體過程，包括管理信息、技術信息、人員信息、對外交流往來信息，以及重要的文件、精神，會議決議，單位干部職工的個人詳細信息，各個部門、各個細節的所有信息。所以說，事業單位的檔案管理工作十分復雜且煩瑣。技術的變更，人員的流動，重大決策的執行，日常管理工作的明細、總結等等，都會產生大量的檔案管理需求。尤其在新的時代背景下，社會以及群眾對事業單位的關注度更高，這就意味著事業單位要不斷提升管理質量與服務水平，更好地為人民服務。相應的，也對檔案管理提出了新的要求。通過加強對檔案管理的規范化、標準化建設，形成高效的檔案管理大格局，這樣就有利于充分發揮檔案的資源性作用與參考性作用。比如，在規范化、標準化管理模式下，檔案資源的查找與應用更加高效，通過檔案資源的高效應用，事業單位的管理與服務工作者就能夠有效避免一些共性問題，有利于提升事業單位的服務質量。

（二）是實現事業單位管理現代化的現實需要

在新的發展形勢下，社會的整體大環境在持續發展變化之中，尤其是先進的信息技術的應用，大大加速了社會的發展與行業的變革。為了更好地適應社會的發展形勢，事業單位也需要對內部的管理進行持續的改革與創新，尤其要應用先進的管理理念與管理模式來切實提升事業單位的管理水平，實現現代化管理。這其中，尤其要做好檔案管理的現代化推進。現代化管理，包括管理理念現代化與管理技術現代化，但無論是理念還是技術，都需要建立在規范化、標準化的前提下。事業單位部門眾多，干部職工眾多，管理服務項目眾多，而每一個環節都會產生檔案管理需求，而且隨著事業單位在管理服務流程與模式上的現代化程度不斷加深。通過對檔案管理加強規范化、標準化建設，一方面可以針對檔案管理中的一些共性問題進行集中解決，使管理模式與路徑形成統一。除此之外，通過推進檔案管理標準化、規范化建設，有利于將檔案管理的流程進行優化，形成統一的管理標準，在統一標準的指引下，能夠有效促進檔案管理質量的提升，從而在源頭上確保檔案信息的完整性，真實性與有效性，為檔案管理工作的高效、有序進行創造條件，為檔案管理現代化的實現奠定基礎。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理體系有待改善

新時代，新技術，必然會改變原有的管理理念與管理方法，事業單位也是如此。在信息技術與互聯網高度覆蓋的新時代背景下，事業單位無論是在管理體系的完善上，還是管理模式的創新上，都有了極大的提升。這是適應時代發展，提升事業單位服務效率的必由之路。但是從事業單位檔案管理的現狀來看，無論是檔案管理的模式還是效果都有較大的提升空間。究其背后的原因，還是由于檔案管理的制度沒有與時俱進地進行完善與創新所致，正是由于缺乏規范、標準的制度體系指引，導致在具體的檔案管理工作中無法充分發揮出檔案信息的資源優勢，同時也制約了檔案管理質量的提升。

（二）檔案管理模式需要創新

正如社會發展在不斷地變化一樣，事業單位檔案管理的重心、需求、模式也在不斷更新，以期實現更好的管理效果，實現檔案資源的高效利用，這樣有利于日后在調取、查閱檔案資源時能夠快速、精準地進行檔案資源的應用。切實滿足事業單位工作開展考核評估、決策參考的全面需求。當前，在事業單位具體的檔案管理工作中，管理理念陳舊落后的問題較為明顯，時代在變，事業單位的運營與管理工作模式也在變，檔案管理理念與策略應該隨著時代的變化有所調整，然而在具體的檔案管理工作的實施上，由于受落后理念的影響，導致事業單位檔案管理的質量不佳，尤其檔案管理信息化建設存在嚴重的不足，對于檔案管理信息化路徑的應用不夠深入，這就導致一些檔案資料的管理時效性不強，沒有建立有效的檔案管理系統，檔案資料的真實性、全面性都得不到有效的保障，從而導致無法充分地將檔案資源的效用發揮出來，而且也影響了事業單位檔案管理工作的高效開展。究其背后的原因，一方面是由于缺乏對檔案管理重要性的正確認知，片面認為檔案管理不過是資料保管，沒有從檔案資源利用的層面去布局。除此之外，與檔案管理隊伍的綜合能力不足也有著密切的關系，由于缺乏先進的檔案管理理念與辦法，導致無法對檔案管理進行改革與創新，從而無法提升管理質量。

三、推進事業單位檔案管理規范化與標準化的有效策略

新的發展時期，在大量先進的技術助力下，無論是行業還是國家的整體發展形勢都處于向好、向上的蓬勃態勢之中。由此也改變了各行各業的管理與運作模式，事業單位作為重要的公益性、服務性機構，其管理與運作模式，會直接影響到服務的質量與效率。對于事業單位檔案管理而言，就需要推進規范化與標準化的建設，提升檔案管理的整體效率。

（一）推進檔案管理制度的規范化與標準化

要切實發揮出檔案管理的有效性，將檔案信息的資源最大化發揮，推進規范化、標準化管理是必由之路。很顯然，檔案管理規范化、標準化的實現，首先要以完善的管理制度和體系為指引。通過規范化、標準化的制度引領作用，這樣才能在具體的檔案管理活動中實施規范化的管理，以達到標準化的管理效果，提升檔案管理的高效性。所以，首先要推進管理制度體系的規范化與標準化建設，以科學化、全面化、信息化、精細化的理念為檔案管理的出發點，結合事業單位當前在檔案管理工作中所暴露出來的問題，以及事業單位檔案資源的利用目標，在檔案管理制度上進行規范化、標準化的制定。包括對檔案信息收集的規范化，檔案資源分類的標準化，檔案資源調取應用的規范化與標準化。盡管當前事業單位在檔案管理中所應用到的新方法、新系統等越來越多，并且，不同的部門以及不同的職工，由于工作內容、目標等的變更，導致事業單位檔案管理的范圍更加廣泛而繁雜。所以，檔案管理體系務必要詳細、要有針對性和可操作性，唯有如此，才能達到檔案管理的預期效果。與此同時，單位領導層也要高度重視檔案管理，積極推動檔案管理制度的規范化、標準化實施，同時規范管理部門的管理職責，積極拓展管理思路。

（二）推進檔案管理流程規范化、標準化建設

檔案管理制度是指引，在具體的實施過程中還牽涉到許多的流程，同樣，要實現高質量的檔案管理質量，就需要對事業單位的檔案管理流程進行規范化與標準化建設。檔案管理包括資料的收集，分類，整理，管理，溯源，應用等多個環節，每一個環節的操作模式與管理重心都不同，但最終的目的是為了提高檔案資源的利用率。事業單位的日常事務繁雜，很多經驗性的問題上，檔案資源能夠發揮出巨大的輔助優勢。比如在人員的調動與晉升方面，檔案資源就能夠發揮出重要的作用。所以，這就需要針對事業單位檔案利用的具體要求，以及當前事業單位檔案管理流程的特征，進行優化和標準化建設。首先，要對當前事業單位檔案管理的總體流程進行全面的梳理，對于一些重復性作業進行優化，對于有缺陷、有漏洞、有不足的地方進行補充。其次，要對優化后的流程實行標準化管理，比如信息的收集實行標準化作業，檔案信息的電子化錄入、儲存、共享、訪問等進行標準化管理。以規范化的流程為具體的檔案管理提供指引，創造條件，確保事業單位檔案管理工作的高效、有序展開。

（三）加強檔案管理隊伍的綜合能力建設

高質量的檔案管理，離不開一支高水平的檔案管理隊伍的推動，無論是資源的收集，還是分類、匯總，保存，都是事業單位檔案管理中的重要環節。不僅需要有效的方法，更需要強烈的責任意識、風險意識。所以，對于事業單位的檔案管理工作來說，人才才是一切的核心問題，結合當前事業單位檔案管理工作的現實需求，以及事業單位檔案管理工作的特殊性，比如，事業單位的文件往往具有一定的機密性，一旦泄漏輕則會影響文件執行的效力，重則會產生嚴重的社會影響，嚴重干擾社會的正常秩序，尤其是一些重要的決策性檔案文件。所以，要從事業單位檔案管理工作的特殊性出發，采取內外結合的形式來切實提升檔案管理隊伍的綜合實力。對內而言，要對檔案管理人員進行針對性的培訓，包括理論知識培訓與實踐技能培訓，不可否認，檔案人員都是有一定理論基礎的專業人才，但是檔案管理的理念與方法也會隨著時代的發展而轉變，所以，工作人員的理念與方法也要與時俱進地進行更新與升級，這就包括對檔案法的學習與實踐，包括檔案管理具體實施的要點、重點，實施過程中可能出現問題的應對方法。除此之外，內部提升，還包括利用有效的激勵考核制度來強化檔案管理人員的工作責任心與積極性，鼓勵有想法、有能力的工作人員積極提升自我，不斷對檔案管理工作進行提升與創新；從外而言，一是促進內部隊伍的外出交流，學習更多先進的檔案管理理念，包括但不限于信息化技能的提升以及別的檔案管理方法的學習，并將先進的管理理念與當前單位內部實際檔案管理工作相融合，使之更契合事業單位檔案管理工作的實際需要，二是要積極引進高素質的檔案管理專業人才，以新鮮血液的加入來提升現有管理人員的綜合素質，從而更好地促進檔案管理水平的提升。

四、結束語

綜上所述，當下是巨變的時代，在科技浪潮的席卷下，事業單位的發展與管理模式也發生了根本性的改變。基于檔案管理的特殊性與重要性以及事業單位在新形勢下可持續發展的現實要求，要充分發揮出檔案資源的有效性，就必須轉變傳統的檔案管理模式。通過結合時代發展的大趨勢、事業單位作為公益性機構的管理與服務需求，結合檔案管理的目標與要求，加快推進檔案管理的規范化、標準化建設。一是從管理制度上加強規范化、標準化建設，以完善的管理制度，為檔案管理活動的實施指明路徑；二是從檔案管理隊伍上加強規范化建設，通過不斷提升檔案管理的人員的專業水平，革新其檔案管理的理念，提升其檔案管理的安全意識，以高素質的檔案管理隊伍，來實現高質量的檔案管理成效，更充分發揮出檔案的資源優勢與參考優勢；三是要加強檔案管理過程的全面監管，規范檔案管理模式，優化檔案管理流程，針對事業單位檔案管理工作中所暴露出來的問題，進行針對性的分析，并結合事業單位檔案管理目標采取有效的措施進行完善與創新，積極探索和應用先進的檔案管理方法，通過技術、人員、制度三方面來切實提升檔案管理水平,為事業單位各項工作的開展提供檔案資源的參考性作用，為事業單位管理服務質量的提升創造條件。