農業科研檔案資源社會化共享研究

崔淑賢，張志娟

（遼寧省農業科學院科技信息研究所，遼寧沈陽110161）

農業科研檔案真實記錄了科研人員的研究活動，是科學技術共享的重要信息資源。在信息化飛速發展的今天，科研檔案的信息化進程緩慢，尤其是農業科研檔案，數字化程度不高、管理不規范、開發利用少、共享程度低，制約了科研檔案的價值挖掘。為此，筆者開展了農業科研檔案社會化共享研究，對目前農業科研檔案社會化共享中存在的問題、困境進行了剖析，提出了大數據時代背景下推進農業科研檔案社會化共享的優化方案。

1 農業科研檔案屬性特點

農業科研檔案是農業科技工作者在農業科研活動過程中所形成的各種文字、聲像、電子材料等的總稱，主要包括農、林、牧、副、漁業科學研究中從課題立項、申報、進程、總結、結題到成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。它是農業科技檔案的重要組成部分，是重要的農業科研、生產信息資源，具有信息資源的知識性、共享性、時效性、開發性等屬性。同時，由于農業生產具有廣泛性、周期性、地域性、季節性等特點，農業科研檔案具有農業信息資源的獨有屬性，包括動態發展性、綜合成套性、時效性、區域性、實用性、復用性等特點。

2 農業科研檔案開發利用與共享的現狀

2.1 政策形勢

在大數據發展的今天，農業科研檔案的價值挖掘和社會化共享依然是今后一個時期的一項重要任務。早在2002年，國家檔案局在《全國檔案信息化建設實施綱要》中就提出了“適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局”。2006年，全國檔案事業發展十一五規劃首次提出了開展省級檔案館數字化試點工作。2017年，為深化科技體制改革，創新驅動發展，國家檔案局會同科技部對《科學技術研究檔案管理暫行規定》（1987年）進行修訂，制定《科學技術研究檔案管理規定》，2020年11月1日起施行。《科學技術研究檔案管理規定》除完善了科研檔案的定義和范圍、歸檔范圍外，增加了科研電子文件的管理要求，突出了電子環境下科研檔案管理要求，提出了科研電子文件歸檔接口設置、科研電子文件僅以電子形式歸檔保存具體條件等內容，更加符合當前信息化發展趨勢，強調了科研檔案的開放利用，鼓勵科研檔案的開放共享。

2.2 開發利用與共享

目前，農業科研檔案依然處于收藏管理、淺層次開發利用，檔案材料不完整、管理機制不健全、政策不力、資金支持不足、共享意識淡薄，人才老化，資源開發利用服務體系尚未完善。相比醫院和高校系統科研檔案信息化建設進程，農業科研檔案信息化建設滯后，共享渠道傳統，共享技術、共享安全策略處于改進和完善階段，共享還停留在理論探討層面和局部共享范圍，信息孤島問題嚴重。

農業高校和農業科研院所加大力度開展了科研檔案開發利用和共享研究與實踐，其中，福建省農業科學院于2010年研制成功數字檔案管理系統，實現了科研人員、管理人員的高度共建共享，為農業科研檔案數字化建設提供了寶貴的經驗。遼寧省農業科學院自2009年開始集中力量進行數字化圖書檔案館建設，一是加大投入力度，改善數字化環境建設；二是機構整合，優化人才隊伍建設；三是加大資源整合力度，建設網絡平臺，嘗試對農業文獻信息資源和農業科研檔案信息資源進行整合，推進了圖書館檔案館數字化、信息化建設，為農業科研檔案資源與農業文獻信息資源整合數字化建設提供了借鑒，推進了科研檔案資源社會化共享進程。

3 農業科研檔案共享面臨的問題及困境

3.1 農業科研檔案資源分散，缺少整合，難以實現共享

農業科研檔案往往分散于不同的職能部門，如科研處、項目組、業務研究單位、重點實驗室等，各部門按照職能分工整理自己的科研檔案，這造成了很多相似或相同的信息因為所屬部門不同只是完成了物理實體上的檔案歸檔，沒有對所涉及的信息進行有機的整合加工，各相關科研項目檔案在收集、加工、保管、整理、服務過程中缺乏必要的聯系，既形成了信息孤島，又重復了很多工作，不利于檔案信息資源的獲取和利用。科研檔案信息缺少整合和加工，導致檔案信息資源孤立或者重復。

3.2 缺乏有效的信息資源管理和深層次的信息資源加工

目前，科研單位深層次的科研檔案信息化建設嚴重不足。雖然有些單位已經開始著手信息化科研檔案建設工作，但是缺乏深層次的信息加工，尚停留在開發科研檔案檢索工具的初級加工階段，亟須開展更深層次的信息資源高級加工工作。

3.3 科研檔案共享意識淡薄，制約科研信息共享

科研人員缺少檔案管理意識，他們或者認為自己的科研成果不需要歸檔，或者不放心資料放在檔案館，或者擔心課題內容泄漏從而降低競爭力等。他們不愿意將原始文件及時上交，造成了資料缺失，對科研檔案的完整性、系統性和準確性造成了影響。

3.4 檔案管理人員提供科研檔案共享的能力不足

檔案管理人員對資源共享認識不足，對檔案資料編研不夠。科研人員在項目申報、研究過程中，所需資料大多從網上或者圖書館獲得，很少有人主動去檔案館查詢相關資料。科研檔案中的信息，往往是圖書館和網上查不到的。傳統的觀念和行為導致了檔案資源編研不夠、利用不多、共享不足。

3.5 農業科研檔案共享平臺建設不完善

目前，高校、醫院等檔案管理系統和服務平臺建設趨于完善，但多數農業科研單位農業科研檔案數據庫建設、網絡管理系統開發和服務平臺建設尚處于起步階段，實現社會化共享任重道遠。

3.6 科研檔案數據挖掘處于空白

科研檔案價值挖掘可以最大限度地利用科研成果推動社會進步，可以提高科研資金的利用效率，能夠促進產學研良性循環。目前科研檔案價值挖掘面臨以下問題：一是缺乏科研檔案數據挖掘意識，二是缺乏制度保障，三是利用和共享手段傳統，主要通過檔案管理部門開具證明、提供檔案復印件、現場查詢等，分享渠道固化。因此，農業科研檔案利用還處于傳統、初級、簡單的查閱利用和編研，還遠未實現農業科研檔案的數據挖掘利用。

3.7 農業科研檔案管理利用與知識管理服務脫節

目前，絕大多數單位科研檔案管理與文獻資源建設分開管理，存在兩個團隊。且科研檔案管理仍處于傳統管理，共享利用較少，而數字化圖書館建設、文獻資源管理早已進入知識管理和知識服務時代。已經建立起了資源共享平臺和信息服務平臺，設施設備先進，技術手段現代，人才隊伍專業優化，服務管理趨于成熟。相比之下，農業科研檔案數字化處于起步階段，只有部分單位建立起了共享平臺，功能不盡完善，無法滿足社會化共享需求。

4 農業科研檔案社會化共享優化方案

針對農業科研檔案歸檔管理和數字化與共享服務中存在的問題，結合遼寧省農業科學院圖書檔案館科研檔案共享實踐情況，提出了農業科研檔案社會化共享的依據、原則和共享條件、方式、內容，并提出了共享優化措施。

4.1 農業科研檔案社會化共享條件及共享方式

要實現農業科研檔案社會化共享，必須具有：①完善的軟硬件設施環境。主要包括服務器、終端、網絡、存儲及其他配套設備，操作系統和數據庫系統，涉及格式轉換、數據交換、全文檢索等系統軟件和工具軟件；②規范的農業科研檔案數據。包括數字化數據和紙質材料；③完善的農業科研檔案管理網絡系統及網絡服務平臺；④具備知識管理與服務能力的人才隊伍。農業科研檔案社會化共享，首先需要掌握信息技術、具備數據分析能力、熟悉科研檔案業務、具有檔案編研能力的復合型人才隊伍來支撐。具備知識服務與管理能力的復合型人才是農業科研檔案實現共享的必要條件；⑤完善的信息安全策略。農業科研檔案共享是在數據安全條件下的共享，是符合知識產權保護、符合檔案管理法律法規的約束性共享。

農業科研檔案社會化共享將在信息安全前提下實現，可根據檔案保密性質采取開放式共享、半開放式共享、內部共享、不共享。

4.2 農業科研檔案共享內容

社會化共享時代，農業科研檔案內容的共享可以理解為狹義的農業科研檔案共享，而廣義的農業科研檔案共享包括科研檔案數據、科研檔案人才、科研檔案管理系統和服務平臺等。只有共享設備、人才、數據，才能充分發揮設備作用、人才優勢、系統功能，實現大數據管理和利用，才能發揮專業人才優勢，實現農業知識管理和農業知識服務。促進農業科研檔案的開發利用和數據挖掘，實現共享效率最大化。

4.3 農業科研檔案社會化共享措施

4.3.1 構建科研檔案信息資源管理體系。構建科研檔案信息資源管理體系，包括：①按照學科體系、專業領域分門別類地建立各類專題數據庫和各類全文數據庫，為利用者提供便于查詢的信息資源系統。②以用戶需求為導向，選擇典型專題，綜合整理相關科研信息內容，加以研究分析，形成可供利用的專業性綜述材料。③利用信息化技術建立相關信息之間的關聯，提供高效服務利用。

4.3.2 科研檔案與機構知識庫共建共享。機構知識庫是機構科研產出的集合，即成果性的“產品”和過程文件，包括期刊論文、學位論文、多媒體與視聽資料、參考文獻、特種文獻、學習資料、數據集合、專利、軟件等，還包括圖像、地圖、設計圖、技術研究報告、工作報告、工作文檔、科研項目信息、科研獎勵、研究手稿、科研檔案、工作報告、實驗結果等所有的科研信息資源。機構知識庫和科研檔案庫形成于科研人員，服務于科研人員，二者資源互有重合。整合機構知識庫和科研檔案庫實現共建共享，將會避免資源重復建設，提高資源利用率。

4.3.3 構建農業科研檔案知識管理服務體系。大數據環境下，增強科研工作者和科研管理部門的檔案意識，與時俱進，樹立大數據科研檔案觀，將工作重心轉移到科研檔案開發利用上，以需求為導向，以用戶為中心，滿足科研工作者對科研檔案的需求。

將科研檔案管理納入知識管理體系。從科學數據中獲取有價值的內容。運用科研檔案大數據，獲得科研思路，確定科研方向。

將農業科研檔案工作納入科研信息資源體系建設及科研創新服務體系建設，轉變觀念，從情報、信息的角度去認識科研檔案工作，改變以往為管理者和機構服務的理念，樹立面向客戶的知識服務理念，由被動服務轉為主動服務，將農業科研檔案管理納入情報咨詢服務，為機構所有客戶服務提供深層次數據分析數據挖掘服務，使農業科研檔案在交流和使用中發揮技術情報價值和歷史研究價值。

農業科研檔案信息資源豐富，為更好地開發利用科研檔案資源，引入知識管理技術，構建科研檔案知識庫，實施有限“開放獲取”策略，營造科研檔案資源共享環境，培養知識管理人才梯隊，構建農業科研檔案知識管理體系，開展知識發現、智能代理服務，實現農業科研檔案信息資源的知識傳遞與共享。

4.3.4 創新農業科研檔案共享模式。科研檔案共享有多種方式。根據農業科研特點和農業科研人員的需求，創新農業科研檔案特色化共享模式和面向科研人員的個性化共享模式，將大大提高農業科研檔案的利用率，發揮其潛在的價值。

農業科研檔案共享，除了傳統的現場借閱、服務、指導外，還可有以下方式：①通過網絡共享，通過網絡平臺、微博、公眾號等各種網絡方式實現農業科研檔案信息共享；②采取面積對象的主動推送實現個性化共享；③按需資源傳遞或者按主題匯編推送；④深層次科研檔案數據挖掘服務；⑤以產品為主導的共享。

4.4 重視信息安全，構建農業科研檔案安全策略

信息時代，信息安全是科研檔案管理首要考慮的問題。需要根據科技內容確定科研檔案的開放、半開放、保密形式。由于電子文檔信息安全風險比紙質文檔安全風險大得多，需要建立一整套包括電子文件安全監測、備份、存儲和傳輸的信息保密電子檔案安全管理制度和管理系統運行安全策略，確保科研檔案數據資源的安全性、完整性和可靠性。

以國家《科學數據管理辦法》（2018年）為依據，健全完善農業科研數據及科研檔案管理法律法規，將進一步加強和規范農業科學數據管理，保障科學數據安全，提高開放共享水平，優化農業科研檔案大數據開發利用的環境，促進科研檔案管理工作的科學性、規范性。