試論行政事業單位企業優化檔案管理的方法

秦芳

（廣饒縣行政審批服務局，山東 廣饒 257300）

隨著我國社會的發展，行政事業中的檔案管理是非常復雜的工作，如果管理手段不佳那么則會阻礙行政事業單位的發展，目前我國各行各業都越來越重視事業單位檔案管理的重要性，充分將檔案管理的價值發揮出來，在實際應用過程中，要構建完善的管理機制和管理手段，通過更加先進、科學的手段來促進事業單位檔案管理的創新應用，為事業單位的未來發展奠定良好的基礎。

一、行政事業單位檔案管理中存在的問題分析

（一）管理制度不夠完善

行政事業單位的整體發展過程中，要結合相關專業采取更加科學的管理，在發展過程中，對檔案信息管理的建設不能給予高度重視，專業人員在檔案管理上缺乏完善的管理手段[1]，同時也缺乏完善管理機制，很多違規操作的出現導致檔案管理質量無法保證。

（二）檔案管理設施較落后

在行政事業單位中要根據檔案管理的實際需求，購置完善的管理設備。傳統的、落后的設備會導致檔案管理非常的凌亂和復雜，后期完善問題也無法保證，很多的那位甚至都沒有在辦公環境將給予資金支持，導致檔案管理工作無法獨立辦公，嚴重影響了檔案管理質量。

（三）管理人員綜合素質較差

行政事業單位在實施檔案管理的過程中，需要順應時代的發展，組織檔案管理人員參與專業和綜合素質培訓。不過對檔案管理人員來說，工作人員流動性非常強，工作調整的過程中缺乏交流，因此導致工作團隊整體素質較差，從而影響檔案管理的整體水平。

（四）缺乏信息化

在互聯網技術的應用下，很多工作的開展都積極融入互聯網技術，從而提高工作的效率和質量。不過分析當前事業單位的檔案管理工作現狀，信息化應用程度不高，主要就是由于檔案信息化滲透能力較差，很多部門都缺乏對這種工作模式的了解，檔案信息無法實現資源整合，從而出現了信息與記錄不匹配的情況。一些部門對檔案管理未能給予合理重視度，從而投入的人力、物力和財力的力量不足，阻礙了檔案管理的效率提升。

二、行政事業單位檔案管理的創新思路

（一）創新管理思路，針對檔案管理進行科學指導

第一，要實現檔案管理的創新發展，就必須順應時代的進步，從管理理念到管理手段都要給予完善，從而才能真正符合現代化管理的需求，制定完善的管理對策，制定系統化、有效的管理手段。第二，采用現代化信息管理手段來促進創新管理。檔案管理的過程是非常復雜、細致的，行政事業單位在檔案管理過程中，需要通過信息管理來提高管理效率和質量，減少工作中存在的問題，在事業單位內部管理中，需要構建現代化管理理念，制定完善的管理制度，構建更加完善的平臺，從而預后利于促進信息化進程發展[2]。

（二）促進人才管理的創新，有利于促進檔案管理專業水平

第一，堅持以人為本的管理理念。要優化傳統的紙質檔案管理模式，充分將管理人才的價值發揮出來，避免長期枯燥的工作環境導致管理人員失去創新的信心和能力，要鼓勵老員工也要不斷突破自我，完善自身專業技術，順應時代的發展提高信息化管理能力，提高檔案管理團隊的整體水平。第二，要重視對專業人才的培養。信息時代發展的當下，對檔案管理人員的綜合素質提出更高的要求，還要完善管理人員的計算機和信息應用技術，不斷完善自身專業知識體系，工作積極的人員要給予鼓勵和獎勵，重視人才的培訓，提高管理的基本技能，提高管理檔案水平。

（三）構建創新制度，提高檔案管理的規范化

當前行政單位在檔案管理上存在的主要問題，就是管理模式過于單一、整體水平較差等，因此需要構建完善的管理機制，不斷創新新型的管理手段。同時，事業單位領導人員必須給予檔案管理的高度重視，優化資源配置，選擇科學、合理的管理手段，提高檔案的利用率和應用價值。要保證管理制度權威性，將制度作為檔案管理發展的方向，將檔案的真實性和全面性優勢發揮出來。

（四）構建檔案信息共享，提高檔案的應用價值

在檔案管理過程中，需要非常完善的資料作為支持，利用資料管理科提高行政單位的綜合水平，通過科學、專業的數據資料來提高檔案的全面性。通過信息化術開展管理，能夠實現管理資料信息的共享，通過信息共享促進行政事業單位的全面溝通交流，從而促進事業單位對檔案資料有更加充足的了解，提高事業單位自身的工作效率，事業單位在有效時間內真正實現檔案信息的共享。

（五）構建完善、科學的工作機制

隨著時代的發展，行政事業單位在開展檔案管理過程中，要積極開展創新，并且應用現代化管理手段，可有效提高檔案管理的效率。行政事業單位需要制定和落實工作機制，順應時代發展的需求，構建信息化檔案管理體系，推動事業的順利開展。

三、小結

因此針對管理模式的改變，事業單位及管理人員也要轉變管理思維，提高檔案管理人員的綜合素質，完善檔案管理的設備、設施等，促進事業單位檔案管理的創新發展應用。在實際應用過程中，要構建完善的管理機制和管理手段，通過更加先進、科學的手段來促進事業單位檔案管理的創新應用，為事業單位的未來發展奠定良好的基礎。