淺談高校電算化會計記賬憑證摘要欄的填制

文/王崇（鄭州職業技術學院）

記賬憑證是會計人員對審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表進行歸類、整理后編制的會計分錄憑證，是登記賬簿的直接依據。記賬憑證摘要欄的填制是一項重要的會計基礎工作，它的填寫質量將直接影響到財務管理部門會計賬簿的填制質量。同時，記賬憑證和賬簿是通過摘要欄進行記錄和反映經濟業務內容的，尤其是對于電算化會計全覆蓋的今天，會計賬簿由記賬憑證自動生成，摘要欄信息直接提取到各種會計賬簿中，審核人員、財務管理人員，以及各種會計信息使用者幾乎都是通過會計憑證摘要欄獲取有用的會計信息的。標準的記賬憑證摘要，能夠方便經濟業務查詢，減少翻閱原始憑證的時間，對于內部管理、外部審計等業務的開展起到事半功倍的效應。

一、高校電算化會計記賬憑證摘要欄填制中的問題

目前由于經濟業務繁雜等方面原因，許多高校在財務管理工作上，未能真正落實會計基礎工作規范，導致記賬憑證摘要出現過于簡單或者過于煩瑣等問題。具體表現有部分高校記賬憑證的摘要過于簡單，不能反映出經濟業務的實際具體情況。比如“支付辦公費”“購買設備”等。而相反的，部分高校記賬憑證摘要措辭過于煩瑣，不分主次地將全部經濟業務都寫進摘要，導致打印出來的賬簿和記賬憑證摘要欄目顯示不全，查賬困難。另外，由于制單人員責任心和業務素質不盡相同，有些制單人員利用電算化會計記賬的快捷性，對于不同經濟業務內容的摘要進行同一摘要的盲目復制。再加上對于電算化會計記賬憑證摘要填寫除了錯賬更正外，其他大多數業務沒有專門講解和標準化填制要求，導致制單人員填寫記賬憑證摘要時主觀性太強。很多高校在電算化會計記賬憑證摘要填寫上沒有足夠重視，填寫內容標準不一，再加上財務人員定期輪崗與更換，導致在后期查賬、對賬及審計業務時，對于經濟業務的查找非常艱難，在翻閱原始憑證上浪費大量精力和時間，大大降低了財務管理質量和效率。

二、高校電算化會計記賬憑證摘要欄的填制方法探討

根據《會計基礎工作規范》的要求，記賬憑證摘要需填寫經濟業務的內容，要求做到言簡意明，既要防止簡而不明，又要避免啰唆和煩瑣。根據高校經濟業務的實際情況，對于高校電算化會計記賬憑證摘要欄的填制方法，本文從以下幾方面進行總結、探討。

（一）收入業務摘要欄的填制

高校收入類業務大致可以分為日常收入業務和財政授權支付額度業務兩種。對于日常收入業務，我們可以依據各種收入的來源渠道，進行摘要欄的注明和填寫。比如財政撥款、捐贈收入、短期培訓費收入、學費收入、住宿費收入、銀行利息收入等。此類收入一般要注明收入的性質，明確來源渠道。例如：“收到管理學院21 級營銷2 班學生學費”“收到第一季度農行利息”“收到教育廳支持高校發展資金撥款”等。對于財政授權支付額度業務，我們可以根據具體額度的內容進行填制摘要，內容詳盡，這樣有助于后期對賬。比如“收到第二季度離退休經費零余額授權支付額度”“收到改善辦學條件專項經費零余額授權支付額度”等。

（二）支出業務摘要欄的填制

（1）采購業務摘要欄的填制

高校采購業務包括日常采購和特殊業務采購。日常采購是指日常工作中，經常發生零星支出，比如購買辦公用品、打印裝訂費、學生實訓材料、物業管理服務、校舍零星維修、業務招待費、公務用車運行與維護費等日常運轉類業務。針對這類業務，摘要欄可以簡寫為“部門+姓名+事項”。例如：“后勤處馬某購買維修用品”“電氣工程系李某購買學生實訓耗材”“宣傳部處趙某報辦公用品”“軟件工程系王某購買教學用具”“圖書館吳某報銷招待費”等。對于性質相同、金額較小的瑣碎物品及事項可以在摘要欄中用總結性詞語“等”代替。如后勤處孫某將購買大葉黃楊球1棵、小葉黃楊球2 棵、紅葉石楠8 棵、紫薇5 棵等校園花木一并報銷，摘要可寫為“后勤處孫某購買黃楊球等校園花木一批”。

特殊業務采購，主要是指金額較大、歷時時間較長的貨物、工程和服務類采購。這類業務采購，一般為項目資金且大多數為政府采購，包括辦公設備購置、專用設備購置、信息網絡購置與更新、大型修繕、圖書采購等資本性支出項目。由于金額較大，合同保修期限較長，在付款方式上，根據合同要求，雖然有全款支付的，但是大多數情況為分次付款。這類業務的記賬憑證摘要，我們可以采用“部門+項目名稱+付款百分比”方式，這樣可以一目了然地了解到項目的支付進度，同時方便財務后期查詢、對賬、審計。比如：“軟件學院采購某實驗室某實驗臺（合同價的85%）”“后勤處校園廣場修繕項目一標段（合同價的20%）”。當然，如果合同約定采購金額為一次性支付，“付款百分比”可以在記賬憑證摘要中予以省略。另外，對于質保金業務，可以采用將質保金作為關鍵字填制在摘要欄。比如：“生物工程學院某制藥實驗室某設備質保金”等。

（2）發放業務摘要欄的填制

高校發放業務主要包括日常發放業務和代扣代繳業務。日常發放業務包括教職工每月工資、津貼、績效工資等，學生每學期評定的獎助學金、師生職業技能大賽獎勵、科研獎勵、社團教職工補助、人才引進安家費、外聘專家講座勞務費等。這類業務的摘要在填制時要盡量詳盡，標明“人員+人數+具體費用名稱”。如：“發放在編職工410 人2 月份工資”“發放2021 年度職業技能大賽18 名教師獎勵”“發放軟件學院78 名學生暑假社會實踐補助”“發放2020—2021 年度813名學生國家勵志獎學金”“發放材料學院某專家講座勞務費”等。代扣代繳業務主要包括教職工的社保及個人所得稅代扣代繳業務。核算人員在根據人事部門工資表上的應發放金額進行職工個人社保及稅費的代扣代繳時，應分別在摘要中標明具體內容。比如“代扣6 月份人事代理人員養老保險金”“代扣8月份在編教職工個人所得稅”“代扣建筑學院某專家講課費個稅”等。由于社保包括為個人承擔部分和單位承擔部分，在摘要中加上“代扣”就可以很方便地了解到個人承擔部分的金額。同時，教職工及外來專家的個稅在摘要中顯示出來，為辦稅人員每月稅務查詢、核對、預繳個稅提供了方便。

（3）差旅費、培訓費等業務摘要欄的填制

由于高校人數較多，差旅費、培訓費等報銷業務的記賬憑證摘要可以寫為“部門+姓名+地點+事件（差旅/培訓）”。比如：“基礎教育學院李某赴濟南參加學術會議差旅”“學生處旦某赴上海參加學生工作會議差旅”“后勤處趙某赴南京參加后勤服務培訓”等。另外，高校經常出現教職工帶領學生參加技能大賽等賽事，由于報銷單據涉及人員較多，比如軟件學院參加技能大賽，帶隊教師2 名，參賽學生15 名，車票、住宿、餐飲、保險、核酸檢測等費用一同報銷。針對這種情況，記賬憑證摘要可以稍做調整，寫作“軟件學院楊某李某及15名學生赴天津參加某技能大賽差旅”。由于高校日常業務繁忙，教職工培訓一般集中在寒暑假，涉及人數較多。此類業務可以將參加培訓的教職工人數予以標明。比如：“城市軌道交通學院180 名教職工赴西安交通大學參加專業技術培訓”等。

（三）特殊會計業務摘要欄的填制

（1）退款及重匯業務

由于高校經濟業務較為繁雜，尤其是學期初、學期末教職工報銷業務量較大，財務支付中，難免會出現由于賬號、收款方名稱、開戶行等方面的錯誤導致退款。此種類型，會計人員可以根據退款憑證將記賬憑證摘要寫成“部門+姓名+事由+退回”或者“部門+項目+退回”，比如：“學生處楊某赴西寧招生宣傳差旅（退回）”“后勤處某學生公寓衛生間改造費（退回）”。財務人員查正、核對后，重新匯款時，記賬憑證摘要應為“部門+姓名+事由+退回重匯”或者“部門+項目+退回重匯”。比如：“材料學院某實驗室某設備采購履約保證金（退回重匯）”。將“退回、退回重匯”關鍵字在摘要欄反映，能夠避免在檔案整理及審計過程中對于后附原始憑證“不完整”等假象引起的誤會。

（2）預付及計提業務

由于個別業務的特殊性，高校會不定期地發生預付業務。主要有年度報紙雜志費、燃氣費、電費、房屋租賃費等。對于此類業務，摘要內容可以采用“預付+部門+事項”格式。比如：“預付后勤處9月電費”“預付圖書館2021 年報紙雜志費”等。高校的計提業務主要有計提固定資產折舊、無形資產攤銷、工會經費、職工教育經費、學生資助經費等，此類業務可以采用“計提/攤銷+部門+月份+事項”格式。如：“計提后勤處6 月份通用固定資產折舊”“計提某學院第二季度工會經費”“攤銷后勤處8月份土地使用權”等。

（3）一貸多借、多借多貸業務

在財務報銷中，經辦人會將多種用途的原始單據一并報銷，記賬人員應將不同用途的原始憑證進行歸類整理，填制相應的記賬憑證。由于用途不同，借方會計科目要分別填列，這樣就會出現一貸多借或者多借多貸的業務。制單人員切忌利用電算化會計的快捷性，不假思索地復制摘要。要分筆分行在借貸方欄目分別填列各個業務的摘要，反映經濟業務的實際情況。如團委報銷元旦晚會燈光租賃費、服裝租賃費、晚會小禮品、晚會用飲用水、錄播費等。這樣摘要就需要分別填寫，“團委某老師報元旦晚會燈光租賃費”“團委某老師報元旦晚會服裝租賃費”“團委某老師報元旦晚會小禮品采購費”“團委某老師報元旦晚會飲用水費”“團委某老師報元旦晚會錄播費”。貸方摘要欄可以是“團委某老師報元旦晚會費用”。收入業務也是如此。如借方分別列出“收到A 商戶4 月水電費”“收到B 商戶4 月水電費”等，貸方可以填制為“收到10 家商戶4月水電費”。

（4）錯賬更正業務

財政部《會計基礎工作規范》（2019 年修訂）中對錯賬更正業務進行了詳細闡述。已經登記入賬的記賬憑證，在當年內發現填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣。同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證，調增金額用藍字，調減金額用紅字，摘要欄填制為“調整某月某日某號憑證”。發現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證，摘要欄填寫為“更正某年某月某日某號憑證”。

電算化會計記賬憑證摘要欄的填制雖然看似比較簡單，但是在財務查詢及審計等方面的作用卻很大。各高校財務制單人員應在思想上高度重視記賬憑證摘要的填寫，增強工作的責任感，加強自身業務學習，在實踐中積累經驗，從而提高財務管理質量。