會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的運用

陸春

（上海紫江商貿控股有限公司，上海 201108）

一、會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中運用的現(xiàn)狀

我國會計信息系統(tǒng)經(jīng)過三十多年的發(fā)展，從最初單純的記賬功能逐漸過渡到現(xiàn)在的財務與業(yè)務一體化管理的階段。會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的運用也取得了一些的成果：如減輕員工的工作強度；提升工作效率；為企業(yè)獲得管理數(shù)據(jù)的及時性、準確性、有效性提供一定的保證；促進企業(yè)管理水平地提高，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟活動中的整體競爭力。與此同時，現(xiàn)階段我國會計信息系統(tǒng)在運用的過程中，受到企業(yè)自身因素和外部因素的干擾，仍然存在諸多問題，難以為企業(yè)的管理決策提供充分的數(shù)據(jù)支持。

二、會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中運用存在的問題

（一）對會計信息系統(tǒng)地運用缺乏全面地認識

當前我國不少企業(yè)對會計信息系統(tǒng)地認識還停留在表面，對它在企業(yè)管理中運用的意義及重要性還沒有充分認識。

1.企業(yè)領導層對會計信息系統(tǒng)的作用存在片面認識

許多企業(yè)的領導層簡單地認為會計信息系統(tǒng)“一買就成”。某些領導認為會計信息系統(tǒng)只是在形式上用計算機和打印機來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的算盤和賬簿記賬，以為它只是一種比算盤先進、比賬簿省紙的工具，沒有意識到它將在轉變企業(yè)管理理念、創(chuàng)新管理模式和整合業(yè)務流程方面會產生顛覆性的影響；甚至有領導把是否購買會計信息系統(tǒng)當作樹立企業(yè)形象的一種手段，在選型時只看價格不問功能，這種認識會導致在會計信息系統(tǒng)后續(xù)的功能更新及配備的硬件升級改造等方面的支持力度不夠，從而影響會計信息系統(tǒng)地實際使用效果。

2.企業(yè)領導層對會計信息系統(tǒng)的運行存在片面認識

有相當數(shù)量的企業(yè)領導層在潛意識中認為會計信息系統(tǒng)“一用就好”。在會計信息系統(tǒng)地實施過程中，不少企業(yè)沒有充分結合自身的管理需求，要求供應商有針對性地對會計信息系統(tǒng)進行相應的調整優(yōu)化或者進行二次開發(fā)。他們沒有意識到完善且有效運行的會計信息系統(tǒng)對提升企業(yè)管理水平的重要性，由此導致會計信息系統(tǒng)難以及時提供決策有用信息，反過來還容易讓他們形成一種“會計信息系統(tǒng)用與不用對改進企業(yè)管理的作用不大”的印象。

（二）會計信息系統(tǒng)地運用缺乏復合型人才

缺乏精通會計信息系統(tǒng)的復合型人才，這很容易對它的正常運行造成嚴重的阻礙。企業(yè)實施會計信息系統(tǒng)后，需要既懂計算機又懂財務以及企業(yè)管理的復合型人才。我國不少企業(yè)會計信息系統(tǒng)的操作人員絕大多數(shù)是傳統(tǒng)的財務人員，他們經(jīng)過短期培訓與考核，僅掌握會計信息系統(tǒng)應用方面的基本知識，對它的中高級功能不會靈活地運用，也不能熟練地運用它對產生的數(shù)據(jù)進行整理和加工，也就不能滿足企業(yè)對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行深度分析的需求。當會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，這些操作人員往往一籌莫展，而企業(yè)的計算機維護人員是計算機方面的專家，在財務方面屬于門外漢，出現(xiàn)了“懂財務的不懂計算機”和“懂計算機的不懂財務”的尷尬局面。這就可能造成會計信息系統(tǒng)崩潰，甚至可能導致會計信息系統(tǒng)的實時數(shù)據(jù)丟失，給企業(yè)造成難以挽回的損失。

（三）會計信息系統(tǒng)安全管理薄弱

在企業(yè)運行會計信息系統(tǒng)后，數(shù)據(jù)保存形態(tài)從傳統(tǒng)的紙介質變成了電磁介質。我國多數(shù)會計信息系統(tǒng)的開發(fā)商把關注的重點放在系統(tǒng)功能的開發(fā)與完善方面，很少關注到系統(tǒng)安全。企業(yè)如果沒有為會計信息系統(tǒng)建立和完善安全防范措施，那么一旦遇到斷電、硬件損壞、計算機病毒感染等突發(fā)情況，將對企業(yè)的經(jīng)營造成不必要的干擾，甚至蒙受巨大的損失。

（四）會計信息系統(tǒng)的管理制度存在缺失

在會計信息系統(tǒng)投入運行前，企業(yè)沒有能深謀遠慮地建立相關的管理制度，并在運行過程中有針對性的加以完善，就容易埋下制度隱患。

1.系統(tǒng)使用人員權限不明確

企業(yè)對會計信息系統(tǒng)的操作人員與維護人員的操作權限不明確，沒有根據(jù)其所在的崗位按不相容原則設置操作權限；某些人員的密碼幾乎公開或者認為使用密碼很麻煩而取消密碼。這就給非法使用和蓄意篡改數(shù)據(jù)留下隱患。

2.電子會計資料歸檔不及時、不完整

許多企業(yè)沒有建立會計信息系統(tǒng)相關的會計檔案制度，這就容易出現(xiàn)會計信息系統(tǒng)的相關資料不能及時建檔和歸檔、已經(jīng)歸檔的資料不完整、已歸檔的資料沒有定期檢查等非正常現(xiàn)象，使會計檔案可能出現(xiàn)毀損。

三、完善會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中運用的對策

在企業(yè)管理過程中，會計信息系統(tǒng)的運用會出現(xiàn)各式各樣的問題，因此完善會計信息系統(tǒng)在企業(yè)中的運用已經(jīng)刻不容緩，這將有利于增強企業(yè)管理、提高經(jīng)濟效益、實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標。

（一）增強對會計信息系統(tǒng)運用重要性的認識

在企業(yè)管理過程中，會計信息系統(tǒng)的運用必須得到會計信息系統(tǒng)理論的指導，使其逐漸走向成熟。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術大規(guī)模地應用，這就需要我國的科研院所加強對會計信息系統(tǒng)理論的研究，逐步建立起具有中國特色的會計信息系統(tǒng)理論體系，適應企業(yè)管理對會計信息系統(tǒng)提出的新要求，為會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的運用不斷地完善指明方向。

1.促進企業(yè)領導層對會計信息系統(tǒng)建設的認識由被動轉為主動

會計信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記賬是社會發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)領導只有主動認識到會計信息系統(tǒng)的重要性，轉變思想觀念，才能不遺余力地支持會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的運用。這就需要企業(yè)內部有主管領導專門負責會計信息系統(tǒng)建設；同時企業(yè)要根據(jù)當前的管理需求預測其未來的發(fā)展趨勢，制訂出會計信息系統(tǒng)建設的遠景規(guī)劃。

2.動員企業(yè)各類人員參與會計信息系統(tǒng)建設

會計信息系統(tǒng)是一個整體的系統(tǒng)，需要各部門的積極參與和各類人員同心協(xié)力才能順利完成。在實施會計信息系統(tǒng)的過程中，企業(yè)應會同供應商在充分考慮管理需求的基礎上，編制系統(tǒng)實施計劃和行動方案，動員各類人員積極主動參與會計信息系統(tǒng)建設，避免在系統(tǒng)實施過程中各部門閉門造車，各類人員各行其是，從而導致系統(tǒng)在運行后出現(xiàn)“信息孤島”等現(xiàn)象。

（二）強化復合型人才培養(yǎng)

針對缺乏復合型人才，企業(yè)要促使各類人員樹立新觀念，通過脫產學習和在職培訓等方式，培養(yǎng)出既精通計算機信息技術又熟練掌握財務知識的人才。

1.樹立會計信息系統(tǒng)集成化和網(wǎng)絡化的觀念

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術地發(fā)展，需要各類人員樹立會計信息系統(tǒng)集成化和網(wǎng)絡化的觀念，學習和掌握相關的管理知識、財務知識、業(yè)務知識、網(wǎng)絡知識，緊跟時代發(fā)展的步伐。

2.注重對員工知識和技能的培訓

在會計信息系統(tǒng)地運用過程中，企業(yè)通常重視會計信息系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)和硬件設備的購置，而輕視對人員進行會計信息系統(tǒng)知識和技能的培訓。針對這種情況，企業(yè)需要制定人才培訓計劃，讓財會人員參加計算機技能培訓，讓計算機維護人員參加財務知識培訓，為他們熟練運用會計信息系統(tǒng)樹立信心。對于培訓后在工作崗位上表現(xiàn)突出的人員，企業(yè)可予以物質獎勵和精神表彰，反之予以輪崗或再培訓。

（三）增強會計信息系統(tǒng)的安全性

在增強會計信息系統(tǒng)安全性方面，除了要符合傳統(tǒng)的手工會計的基本管理制度，還要充分考慮到會計信息系統(tǒng)的特點。可以考慮從兩個方面著手：

1.建立會計信息系統(tǒng)安全管理的機構

會計信息系統(tǒng)安全管理的機構應當以企業(yè)的信息安全部門為主，通過對企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)、流程、職能進行安全管理，使會計信息系統(tǒng)安全管理工作的推進有落腳點；建立包括財務管理部門、外部審計機構、內部審計人員等在內的監(jiān)督職能機構，以保障會計信息系統(tǒng)安全地運行。

2.完善會計信息系統(tǒng)安全管理的內容

會計信息系統(tǒng)安全管理的內容不僅要考慮系統(tǒng)的可用性和準確性問題，還需要包括系統(tǒng)的安全性和有效性。提升企業(yè)管理水平不僅是會計信息系統(tǒng)服務的直接目標，也是會計信息系統(tǒng)監(jiān)督的直接目標，因此有必要完善會計信息系統(tǒng)安全管理的內容。

（四）健全會計信息系統(tǒng)運行的制度

針對各部門圍繞會計信息系統(tǒng)制定的各項部門規(guī)章，企業(yè)內部審計人員要定期進行檢查，評估它是否符合企業(yè)從全局的角度制定的規(guī)章制度，對會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、記錄存儲、報告產生和環(huán)境安全等相關的控制進行測試、驗證和評價，利用計算機輔助審計技術對會計信息系統(tǒng)進行檢查，測試數(shù)據(jù)處理過程的可靠性，驗證處理結果的有效性。

1.建立會計信息系統(tǒng)的崗位責任制

要保證會計信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定地運行，需要企業(yè)建立與之匹配的操作人員崗位責任制，明確各類人員的職責分工，對各個崗位的系統(tǒng)用戶權限按不相容原則進行授權，定期進行系統(tǒng)用戶權限復核，確保有操作權限的人只能對授權的功能模塊進行操作，避免非法操作等現(xiàn)象發(fā)生。

2.落實會計信息系統(tǒng)的檔案管理與備份制度

在會計信息系統(tǒng)投入運行后，需要安排專門人員及時做好歸檔數(shù)據(jù)的管理，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行及時有效備份。在條件許可的情況下，每次備份分為本地備份、異地備份，定期由專人對備份數(shù)據(jù)的有效性進行檢查，每年對數(shù)據(jù)的過期情況進行評估，評估完成后進行除檔清除。

四、結語

隨著社會生產力的不斷進步，互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展也是日新月異。在經(jīng)濟全球化背景下，對于會計信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的運用，企業(yè)要正視其現(xiàn)狀、主動發(fā)現(xiàn)問題、認真分析問題，提出預防和糾正措施，積極努力解決問題，不斷完善現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)，順應會計信息系統(tǒng)的發(fā)展潮流，為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標做出貢獻。