醫(yī)院軌道小車物流傳輸系統(tǒng)故障的應(yīng)急管理

李桂明，朱彩霞

1 廣州市番禺區(qū)中心醫(yī)院設(shè)備科 （廣東廣州 511400）；2 廣東省基層醫(yī)藥學(xué)會醫(yī)療器械管理分會 （廣東廣州 511400）；3 廣州市番禺區(qū)何賢紀念醫(yī)院設(shè)備科 （廣東廣州 511400）

為響應(yīng)智慧化醫(yī)院建設(shè)要求，我院于2018年引進軌道小車物流傳輸系統(tǒng)，使用中極大地提高了醫(yī)院的工作效率、服務(wù)質(zhì)量；為醫(yī)院節(jié)省了大量人力與物力，減少了人為失誤引起的差錯[1]；使醫(yī)院的物流空間和人流空間徹底分離，最大限度地避免了醫(yī)療物品在流通環(huán)節(jié)中發(fā)生交叉感染的潛在風(fēng)險，并且極大地降低了醫(yī)院內(nèi)電梯等的負擔(dān)，優(yōu)化了就醫(yī)環(huán)境，也為患者帶來了更好的醫(yī)療條件與服務(wù)；提高了醫(yī)療物品在物流環(huán)節(jié)中的安全性和可靠性，減少了人為損壞情況的發(fā)生。因此，軌道小車物流傳輸系統(tǒng)不僅是現(xiàn)代化醫(yī)院不可或缺的重要標(biāo)志，而且可長期提升醫(yī)院的競爭力和品牌價值[2]。醫(yī)院在軌道小車物流傳輸系統(tǒng)的使用中切實感受到便利，對其的依賴性也逐步提高，在此背景下如何保證系統(tǒng)的正常運行，以及出現(xiàn)突發(fā)故障時如何將影響降至最低等問題，值得醫(yī)院管理者深入思考并解決。

1 主要問題及影響

我院軌道小車物流傳輸系統(tǒng)自2018年10月運行以來，至今約出現(xiàn)15次全線停運超過1 h 的情況，其中在系統(tǒng)剛投入運行的階段，出現(xiàn)的故障較多，甚至出現(xiàn)過因標(biāo)本超時送達檢驗科，造成標(biāo)本檢驗檢查延遲而引發(fā)的患者投訴事件。因此，若軌道小車物流傳輸系統(tǒng)故障沒有得到及時有效的應(yīng)急處理，導(dǎo)致標(biāo)本、應(yīng)急藥物傳輸延遲等情況，將會引起很多嚴重問題，對醫(yī)院造成不良影響。

1.1 標(biāo)本失效

ISO15189質(zhì)量管理體系、《標(biāo)本采集手冊》等均要求標(biāo)本采集后應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)送檢，避免因暫存環(huán)境和時間延緩等因素影響標(biāo)本檢測結(jié)果的準確性，其中一般血標(biāo)本要求在采集后30 min 內(nèi)送檢以保證檢驗的準確性[3]。若軌道小車在傳輸標(biāo)本過程中出現(xiàn)長時間故障而滯留在軌道上，由于車箱不具備標(biāo)本貯存條件及方式[4]，會對標(biāo)本的質(zhì)量造成極大影響，甚至導(dǎo)致標(biāo)本作廢。與此同時，醫(yī)院對檢驗報告的出具時間也有明確規(guī)定，若標(biāo)本作廢，勢必導(dǎo)致檢驗報告無法在規(guī)定時間內(nèi)出具，而重新采集標(biāo)本也會對患者和醫(yī)院造成不良影響，若標(biāo)本采集對象是體檢或門診患者，則將導(dǎo)致患者反復(fù)奔波，給患者帶來極大不便。

1.2 標(biāo)本遺失

當(dāng)軌道小車物流傳輸系統(tǒng)出現(xiàn)長時間故障，故障點容易引起軌道小車堵塞，維保人員有可能需要調(diào)度軌道小車[5]，而在調(diào)度過程中極有可能忽略正在傳輸標(biāo)本的軌道小車，最終導(dǎo)致該標(biāo)本在一定時間內(nèi)呈現(xiàn)為“失蹤”的狀態(tài)。

1.3 搶救用藥的傳輸延遲

部分生命指征較差的患者在接受緊急搶救時，需要從西藥房緊急調(diào)用搶救用藥，若軌道小車物流傳輸系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將直接影響患者的搶救效果[6]。

2 問題產(chǎn)生的原因分析

2.1 沒有及時發(fā)現(xiàn)故障

軌道小車物流傳輸系統(tǒng)運行前期，由于故障報警功能不完善[7]，導(dǎo)致發(fā)生故障較長時間后，科室人員才發(fā)現(xiàn)異常（如調(diào)車不成功、標(biāo)本還沒有結(jié)果等）并進行查問，物流傳輸系統(tǒng)維護人員接到報修后才知曉并處置故障，而此時的故障時間往往已超過30 min，再加上維修處理時間，需傳輸?shù)臉?biāo)本必然長時間無法送達指定地點。

2.2 維保人員處置故障時間過長

一方面，不同維保人員的故障處置能力和經(jīng)驗不同，存在部分故障排除時間長的情況[8]；另一方面，維保人員對故障解決時長的預(yù)判欠準確性。此外，遇到一些特殊、復(fù)雜的故障，維保人員對故障修復(fù)時長難以準確判斷，而如果誤判，將影響應(yīng)急預(yù)案的啟動，從而導(dǎo)致標(biāo)本在軌道上滯留過長時間。

2.3 信息報送不及時

發(fā)生故障時，往往是管理部門通過微信群，以信息的形式報送故障，使用科室沒有及時了解故障信息，也沒有對標(biāo)本等進行追蹤，而維保人員在處置故障時，若科室不告知標(biāo)本等物品傳輸情況，維保人員根本無法知曉哪臺小車的標(biāo)本或藥物較為緊急，所以無法優(yōu)先處理以滿足時限要求。

3 應(yīng)急處置預(yù)案

針對軌道小車物流傳輸系統(tǒng)由于全年24 h 不間斷運行而難免出現(xiàn)故障的現(xiàn)狀，如何提高故障的應(yīng)急處置能力是管理者必須重視的問題。因此，一方面，要提高故障預(yù)警及解決能力，縮短故障時間[9]；另一方面，更為重要的是建立和完善故障應(yīng)急處置預(yù)案，并且通過培訓(xùn)、演練以提高預(yù)案的執(zhí)行能力[10]。醫(yī)院應(yīng)在充分分析軌道小車物流傳輸系統(tǒng)故障情況及處理辦法的基礎(chǔ)上，建立應(yīng)急處置預(yù)案（圖1），其中關(guān)鍵點如下。

圖1 軌道小車物流傳輸系統(tǒng)故障應(yīng)急處置預(yù)案

3.1 提升維保人員的能力

維保人員應(yīng)做到及時發(fā)現(xiàn)故障，高效解決故障，縮短故障所致的應(yīng)急處理時間。一方面要準確判斷故障類型及維修時間，如表1所示；另一方面要及時采取應(yīng)急處理措施，若診斷維修時間超過30 min 以上，要盡快通過后臺封鎖相關(guān)站點[11]，以檢驗科為例，只有封鎖相關(guān)站點，病房才無法繼續(xù)使用軌道小車傳輸標(biāo)本，從而避免加重故障點堵塞現(xiàn)象，并通過后臺查看發(fā)往檢驗科的軌道小車及其現(xiàn)處位置，安排人員手動打開車箱，取出標(biāo)本并交給配送人員送往檢驗科，若經(jīng)診斷認為排除故障、恢復(fù)運行的時間較人工取出標(biāo)本配送的時間短，則優(yōu)先選擇解決現(xiàn)場故障。

表1 常見故障類型及預(yù)計維修時間

3.2 完善信息的通報

維保人員在發(fā)現(xiàn)故障且經(jīng)判斷認為維修時間需超過30 min 時，應(yīng)及時通知醫(yī)院管理部門，通報故障影響范圍、故障維修時間，由醫(yī)院管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)應(yīng)急處置。具體處置包括：一方面，要求安排人員到故障現(xiàn)場協(xié)調(diào)解決問題，及時了解故障處置的進度及結(jié)果；另一方面，應(yīng)根據(jù)情況通過微信群及電話通知藥房、護理部、后勤、門診、健康管理中心等相關(guān)部門，以及根據(jù)故障影響范圍逐級上報，其中為了更有效地通知到各臨床科室，要求由護理部直接通知各臨床科室護士長，再由護士長通知到各臨床科室，故障解決、恢復(fù)正常后，醫(yī)院管理部門應(yīng)及時通知臨床科室。

3.3 強化臨床科室應(yīng)急處理能力

當(dāng)收到軌道小車物流傳輸系統(tǒng)故障停運通知后，各科室應(yīng)即刻停用，并且通過站點操作屏查看之前發(fā)出的標(biāo)本是否已送達目的站點，如尚未送達，應(yīng)及時聯(lián)系維保人員并告知科室、小車號、發(fā)往站點等。針對故障影響區(qū)域的藥品傳輸，藥房應(yīng)根據(jù)各臨床科室用藥情況分別處置，如緊急類藥品，需要重新配置并通知人工配送；如非緊急類，藥房可根據(jù)維修時間確定配送方式，具體應(yīng)急處置預(yù)案見圖2。針對故障影響區(qū)域的標(biāo)本傳輸，緊急類由臨床科室聯(lián)系維保人員從車箱內(nèi)取出標(biāo)本并配送到檢驗科；非緊急類，由臨床科室根據(jù)維修時間確定配送方式。

圖2 藥房關(guān)于軌道小車物流傳輸系統(tǒng)故障的應(yīng)急處置預(yù)案

3.4 完善與后勤配送的銜接

當(dāng)出現(xiàn)故障且故障維修時間在30 min 以上時，軌道小車物流傳輸系統(tǒng)管理部門立即通知配送管理部門，啟動緊急人工配送。配送人員要及時配合，攜帶標(biāo)本運送專用箱到達緊急標(biāo)本取出點，由維保人員取出標(biāo)本，對標(biāo)本進行清點、登記并移交后，馬上送檢驗科。其中，小車號、標(biāo)本情況、科室、檢驗科簽收人與時間等信息都要在緊急人工配送登記本內(nèi)記錄（見表2），避免標(biāo)本遺失。

表2 軌道小車物流傳輸系統(tǒng)故障后緊急人工配送登記表

4 討論

4.1 強化預(yù)警系統(tǒng)的監(jiān)測，提高維保人員的專業(yè)性

實踐經(jīng)驗告訴我們，預(yù)防及控制突發(fā)事件的發(fā)生是最有效的應(yīng)對方式[12]。利用信息系統(tǒng)監(jiān)測軌道小車物流傳輸系統(tǒng)，出現(xiàn)故障能及時通過電話通知維保人員，從而提高故障排除效率。另外，維保人員除需在日常工作中按要求對系統(tǒng)進行維護與保養(yǎng)外[13]，還需加強培訓(xùn)以提高維修能力和突發(fā)故障應(yīng)急處置能力，例如突發(fā)故障時，通過技術(shù)手段在后臺封鎖站點，停止科室使用，可有效避免堵塞現(xiàn)象，相對信息通知臨床科室而言的時效性更強，效果更好。

4.2 重視計劃性停運處置

當(dāng)有計劃性地進行軌道小車物流傳輸系統(tǒng)停運保養(yǎng)時，除應(yīng)提前通知科室外，還要采取技術(shù)手段（封鎖站點），避免停運過程中出現(xiàn)科室繼續(xù)使用系統(tǒng)的情況。

4.3 增強應(yīng)急處置意識，加強應(yīng)急處置演練培訓(xùn)

培訓(xùn)和演練是鍛煉應(yīng)急隊伍、提升應(yīng)急管理各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的有效途徑[14]。通過開展多種形式、不同層級的培訓(xùn)，以及定期組織多部門聯(lián)合進行演練，可使各部門熟悉自身崗位要求，并且通過強化各部門間的協(xié)同工作，可實現(xiàn)應(yīng)急隊伍各成員的共同進步，促使應(yīng)急處置效果最優(yōu)化[15]。

5 總結(jié)

軌道小車物流傳輸系統(tǒng)以其靈活裝運、“呼之即來揮之則去”、安全可靠等特點成為醫(yī)院物流傳輸?shù)闹饕绞絒16]，切實滿足國內(nèi)大型綜合醫(yī)院人流量大的實際使用需求，但其作用越大，就對包括日常運維、應(yīng)急預(yù)案管理等方面的保障要求也越高。本研究通過介紹軌道小車物流傳輸系統(tǒng)在運維過程中發(fā)生的問題，并深入分析原因，梳理出醫(yī)院在應(yīng)對突發(fā)故障時應(yīng)采用的應(yīng)急處理措施，能有效提升醫(yī)院應(yīng)急處置能力，保障軌道小車物流傳輸系統(tǒng)更好運行，滿足臨床使用需求。