關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

新疆民航通信網絡有限責任公司 新疆 烏魯木齊 830016

引言

檔案管理信息化建設是指利用計算機硬件及網絡平臺，對檔案信息進行收集、采集，采用數據庫管理模式對電子檔案信息進行整理、共享、應用的檔案管理模式。檔案管理信息化建設改變了傳統檔案管理的方式，整體上提高了檔案管理、共享的高效、便捷。

1 檔案信息化建設內容

檔案信息化，從字面上來解釋這個名詞，它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進行整理，便于對檔案的利用。總體來說，檔案信息化可以分為整體和細節兩類。從整體來看，就是一面很復雜的檔案信息關系網，那么檔案信息化就是要捋清這個關系網之間的聯系，然后進行信息化歸納整理，把信息都歸納整理好之后，然后在不同行業間進行融合，檔案信息化以公開透明的方式呈現在管理人員的眼前，便于檔案的融合和管理人員的利用。從細節上看，就是檔案信息內部的事情，檔案就像檔案信息的毛細血管，是整體檔案的分支，各司其職的同時又相互聯系。隨著我國科技的發展，檔案信息整理也有了很大的進步，檔案信息更加細致、全面，便于查找，同時也可以在檔案中尋找到更加符合實際的檔案信息，為人們所利用。所以，在檔案信息化建設中，只有從整體和細節兩個方面共同入手，才可以建設出更好的檔案信息化，才可以讓檔案信息化在現代社會快速發展，為人們提供便利，為社會做出貢獻[1]。

2 檔案信息化建設與檔案管理完善策略

2.1 加強檔案管理制度的建設

制度是規范和指導檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設。要能夠真正認識到管理制度設立的必要性，然后利用所設立的制度，更好的指導各個環節的檔案管理工作，從而使企業的檔案管理工作能夠不斷趨于規范。為此，所建立的管理制度中應該對企業檔案管理的內容及檔案工作環節予以明確，如檔案信息的建立、檔案信息的保存、檔案的使用等，企業的檔案工作者必須按照制度內容嚴格開展每一環節的檔案工作，通過這種方式，使得企業的檔案管理工作在嚴格制度的約束下不斷朝著良性循環的方向進行。而且，在企業所建立的制度中，還要融合必要的懲戒制，在制度要求的范圍內容，如果企業的檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發不良后果，則必須進行追責，如果后果嚴重，則需要對相關人員進行嚴肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責任心，在檔案工作中嚴格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實際成效[2]。

2.2 提高檔案意識，增強從業人員素養

由于管理人員對檔案管理的意識不強，才會有那么多的問題出現。首先，企業應該重視檔案信息化工作人員的全面培訓，讓檔案管理工作人員充分認識檔案信息的重要性，加強培養工作人員的實踐能力，對檔案信息的一系列設施都可以熟悉使用。其次，企業應給檔案管理人員提供更多地向外界學習的思，通過緊抓部門工作的途徑，從源頭開始對信息化建設提供良好保障基礎。

2.3 加大對檔案管理信息化建設的投入

為了促進檔案管理信息化建設，需要從三方面加大投入：一是要加大對硬件配置的提升。包括檔案存儲空間的建設、計算機及配套設施的購置、現有檔案館（室）的改造，空調、除濕機等紙質檔案保護設施，以及購置掃描儀、照相機、錄音機、攝像機等設備，提升紙質檔案內容向數字內容的轉化。二是加大對軟件系統的投入。包括數據庫的建設和維護、檔案信息檢索平臺建設、檔案瀏覽系統及檔案管理系統的開發與購買等，使檔案信息得到有效利用和科學管理；加大對檔案信息電子數據安全方面的投入，科學設置嚴密的安全防護系統，避免因技術問題和黑客攻擊導致數據泄露和丟失。其中，檔案信息的數據安全應作為投入的重點之一。三是檔案管理單位應嚴格執行國家有關規定，建立風險預警體系，并針對數據庫安全健全保護責任制，確保風險防范制度得到有效執行。

2.4 借助信息軟件達成特色檔案管理

就當前的情況來看，許多檔案館（室）在應用管理軟件實際操作的過程中，相關人員可以借助該軟件，根據檔案的情況，建成特色電子檔案索引目錄數據信息庫，并將一些符合相關要求的特色檔案，融入相關數據庫之中。而在將其融入數據庫中進行云端存儲的時候，檔案館方面可以借助信息技術，方便檔案館（室）的工作人員對其進行查詢。這樣既有助于對一些重要檔案的保管，同時亦能夠有效提升工作人員的管理效率。并且，此種信息化管理方式，還能有效推動檔案管理的信息化建設程度，有效降低工作人員的手工勞動，進而使整個檔案管理工作的展開更為便捷[3]。

3 結束語

綜上所述，檔案是人類開展各種實踐活動的重要記錄方式，是人類發展、社會發展的重要信息財富，可以保留人類的發展進程，為社會發展提供重要的動力。但是隨著信息技術的快速發展，傳統檔案管理方法出現了較大的問題，降低了檔案管理工作的效率，檔案信息化建設已經成為當前社會發展的重要工作之一。檔案信息化建設可以提高檔案的管理效果，防止檔案信息出現丟失的問題，促進檔案管理和社會發展的共同進步。國家和政府需要提高對檔案信息化建設的重視程度，提高檔案信息化的發展速度和規范性程度，加快現代信息社會的構建和發展。