《辭海》（第七版）的組織管理工作

劉瓊

摘 要 文章介紹了《辭海》（第七版）從啟動到出版整個過程的組織管理工作，總結在完善編纂制度、建設作者與編校隊伍、加強內部管理和利用新技術等方面進行的探索。

關鍵詞 辭海 第七版 組織 管理

《辭海》（第七版）自2015年4月啟動編纂工作，在習近平新時代中國特色社會主義思想的指導下，在總書記為《大辭海》出版暨《辭海》第一版面世80周年賀信的重要指示下，在中宣部等中央部門的重視和指導下，在上海市委、市政府和市委宣傳部的支持下，在陳至立主編和辭海編輯委員會的帶領下，經過全體編纂出版人員的共同努力，于2020年8月正式出版。通過五年多的精心打磨，《辭海》（第七版）在釋文內容、圖片品質、裝幀設計、印訂質量等方面均有明顯提升。

《辭海》常務副主編、上海辭書出版社老社長巢峰主持修訂過多版《辭海》，在總結修訂經驗時曾說過：一本好辭典，三分在編寫，七分在組織。辭書編纂體例的確立、編校人員的組織和編纂流程的管理，對于成書質量有著舉足輕重的作用。《辭海》從第一版至今的80多年間，經歷了多次編纂修訂，成為辭書出版界的“常青樹”，正是由于堅持質量第一，并形成了行之有效的組織管理制度。這些被歷版《辭海》編纂工作實踐驗證過的組織管理制度，奠定了第七版順利完成的堅實基礎。《辭海》（第七版）的組織管理工作承襲了歷版的制度框架，并依據實事求是的原則加以改進完善，形成與第七版編纂情況相適應的組織管理制度。《辭海》（第七版）的組織管理工作主要體現在以下幾方面。

一、 目標既定，綱領先行

每一版《辭海》編纂之初，都會確定這一版的編纂方針、體例等基本制度，以此指導全局工作。第六版出版后，在相關制度基礎上，一方面通過讀者來信和專家會議等方式搜集、認定和處理各方意見和建議，另一方面對第六版各學科進行系統地解剖分析，在此基礎上制訂了《〈辭海〉（第七版）編纂方案》（上海辭書出版社，2015）和《辭海編纂手冊》（上海辭書出版社，2015）。這是第七版編纂的綱領性文件，在廣泛征求專家意見的基礎上前后修改了九次，并經2014年7月的《辭海》主編會議討論，最終定稿。《〈辭海〉（第七版）編纂方案》確定了第七版的主要特色和要求：貫徹“守正出新”的編輯方針，字頭、詞目力求精當，釋文內容力求精確，文字表述力求精練，編輯加工力求精細，在收詞以及釋義方面有重大突破。在組織上增補了十余位副主編，加強了辭海編輯委員會的領導力量，規定由辭海編纂處協助上海辭書出版社具體落實編纂工作，對隊伍組織中的作者、編輯、圖片組、審讀、專項檢查、總處理組和校對人員等都做了安排，確定了第七版的規模和版本，規定了主要內容和結構，收入哪些附錄和索引，以及工作的基本方法、流程和各階段的時間節點等。《辭海編纂手冊》規定了第七版的體例，普通語詞條目和百科條目的收詞范圍、原則、定名，釋文要求、注意事項、條目的分級和字數、釋義的方式和交叉、義項的分合與排序，配圖原則、圖名和圖注的表述原則，對文字的技術規格（格式、字體和字形、注音、紀年、今地名括注、引文、外文和譯名、別稱、參見、標點符號、數字用法、量和單位）等方面，特別是對人物條目的釋義內容和順序加以規范化，列明需要注意的部分統一用語。第七版的工作在這兩項綱領性制度的基礎上逐步展開，層層推進。

二、 “辭海精神”，薪火相傳

歷版《辭海》能堅守質量第一的原則，成為讀者心目中的權威工具書，留下“對不對，查辭海”的美名，很大程度上是歸功于“辭海精神”，它貫穿于歷版《辭海》修訂的始終。《辭海》（第七版）的編纂修訂隊伍有一個突出特點，即“以老帶新”。無論是作者隊伍還是編校隊伍，在新老磨合的過程中都將“辭海精神”的傳承和發揚作為組織工作的重要內容，都將質量意識放在首位。從主編、分科主編到作者，從編輯、校對到行政崗位，每一個環節的每一位參與者，都始終堅持“一絲不茍、字斟句酌、作風嚴謹”的“辭海精神”，并將其落實到擬定詞目、撰寫釋文、審稿、配圖、過樣、通讀、校對、專項檢查、制作索引、填寫參見頁碼等每一個具體步驟中。

在作者隊伍的組成上，從第三版到第六版，《辭海》都采取“留老增新”的原則聘請分科主編和編委，第六版分科主編的隊伍合計220余位。這些分科主編均為各領域的權威專家，其中不少分科主編和作者都參加過兩版甚至三版《辭海》的修訂工作，以及《大辭海》的編纂工作，具有豐富的經驗。隨著時間的推移，許多專家由于各種原因無法繼續參加編纂工作。為此，自第七版開始，分科主編實行“一版一聘”原則。根據這一原則留任了部分第六版的分科主編，對于空缺學科，在第七版啟動前后陸續聘請了該學科領域有代表性的學者承擔。第七版總計有160多位分科主編。第七版繼續實行分科主編對各學科條目負責的制度，確定分科主編后再由分科主編聘請編寫人，落實作者，因此第七版增補了一批年富力強、在學科領域頗有建樹的作者。

作者隊伍確定后，為加強新老作者的配合，老分科主編和作者除了親力親為參加編寫、審訂之外，還傾心盡力培養、指導年輕的接班人，很好地發揮了“傳幫帶”的作用。作者隊伍的結構和梯度得到進一步優化，為《辭海》的持續修訂編纂提供了有力支撐。新增學科力量一方面繼承了原有分科主編和作者的優良傳統，另一方面也帶來了新的氣象，新老結合的作者隊伍在保證人員穩定的同時兼顧了時代性和可持續性。檔案學科的兩任分科主編陳兆祦和宗培嶺就是新老傳承的典范。陳兆祦先生是中國著名檔案學家、檔案教育家，也是新中國檔案科學和檔案教育事業的重要奠基人之一，曾主持撰寫審定第六版的檔案學科條目。陳先生于2016年謝世，他的弟子宗培嶺先生接過老師的接力棒，成為第七版檔案學科的分科主編。宗培嶺先生經常對學科責編說：“我們這次編纂修訂，其實都是在陳先生的工作成果基礎上做的，必須得嚴謹仔細，慎之又慎，才不至于對不起前輩的心血。”他還提議將陳兆祦作為檔案學重要人物收入第七版，并撰寫了釋文，這不僅體現了對傳道授業者的尊重和感激，更反映出將學術薪火代代傳承的使命感與責任感。

無論是老作者還是新作者，對《辭海》的編寫工作都是態度嚴謹、仔細斟酌，因此盡管每條釋文只有短短百余字，卻是各領域專家提供的最可靠的“硬核干貨”。中國近代史學科的分科主編陳絳先生自第五版起開始參與《辭海》編纂工作，編纂第七版時，他因病住院，在病床上仍堅持審讀了所有條目，將修改意見工整地寫在稿件旁邊，并與學科責編探討疑問，告知需要再核實哪些資料。陳絳先生對待稿件嚴肅認真、實事求是的態度，以及對《辭海》的責任和擔當令人動容。年過七旬的語詞學科分科主編王繼如先生在修訂第七版時，為了弄清楚“稷”為何物，與“黍”“穄”等有何不同，與今天的小米、大黃米、糜子是何關系，查閱了各大工具書、相關書籍，并在網上查閱了大量的圖片和文字內容，還通過學習網絡購物，與內蒙古、山東等地的賣家進行交流，甚至買來了小米、大黃米、糜子等煮熟做比較。結合查閱的資料，王老師的最終結論為：小米稱“稷”、大黃米稱“黍”、糜子稱“穄”。他還做了三種谷物及其植株的對比圖。新聞學科分科主編、復旦大學教授黃瑚先生為了確定新聞學家“黃天鵬”的生年，特意聯系了黃天鵬家人，并前往他們居住的城市，調查獲得了一手信息。最終判定，在有關黃天鵬生年為1904年、1905年、1908年、1909年等多種說法中，1909年的說法是正確的，解決了新聞史學界長期懸而未決的問題。

在編輯校對隊伍的組成上，既有負責過兩版以上的老編審、老校對，也有參與過第六版具體工作的成熟編輯和校對骨干，還有不少35歲以下的年輕編輯、新校對。《辭海》作為上海辭書出版社的立社之本和最重要的工具書之一，對責任編輯的要求高于一般圖書和普通辭書，因此擔任《辭海》責編的編輯，都要經過系統培訓和專門考核，考核合格后方可擔任學科責編。第七版的編輯培訓包括新編輯培訓和辭海專項編輯培訓兩部分，前者是上海辭書出版社對全體新編輯進行的培訓，包括校樣處理的要點、財務制度及出版物成本與定價、出版印刷業務、市場營銷、印廠參觀等，后者是專門針對第七版編纂工作設置的課程，包括辭書體例的要求和應用、《辭海》的選詞立目、資料核對方法與特點、統一用語、審稿中常見問題的規避、需注意的國家邊界問題等，這些培訓使新編輯得以迅速入門，并具備辭書編輯和《辭海》編輯的基本素質。之后對參加培訓的編輯進行第七版編纂專題考試，并進行考題講解，以考試檢驗學習效果，既鞏固了前期編輯培訓的成果，又讓編輯認識到自己的不足，知道如何改進提高專業技能，真正做到學以致用。承擔《辭海》工作是每一位“辭海人”引以為傲的目標，大家都懷著滿腔熱情和崇高的使命感全身心地從事這項文化工程。第七版的編輯工作由新老編輯共同參與，協作推進，這種“傳幫帶”的方式使前輩的辭書編纂經驗得以傳承和發揚，年輕編輯富有闖勁和鉆研精神，積極嘗試將新技術手段引入編纂過程中，也為第七版的修訂帶來了新的活力。通過歷版《辭海》的編纂，一大批年輕編輯在學科頂級學者和前沿知識的浸潤下，在老編輯的言傳身教下，褪去青澀，從實際工作中逐漸成長為獨當一面的成熟編輯。校對工作是第七版編校環節中非常重要的一步，新校對在基本的培訓后，在資深校對的指導下參與第七版的初校環節，對初校中存在的問題，資深校對會在二校階段具體指出，通過多次類似的反饋，年輕校對在實戰中得到提高。在第七版編校的每輪校樣處理過程中，都能看到新老編輯和校對人員互幫互助的感人情景，年輕編輯和校對都得以迅速成長。在“傳幫帶”的過程中，老員工發揮了吃苦耐勞的拼搏精神，隨時響應編纂工作的需要，退休返聘的編審唐克敏、劉毅強、陳為眾、林益明、吳雅仙、蔡才寶、徐祖友和資深校對楊桂珍、蔡亞宜等，都積極配合做好把關工作，為優化流程提出許多合理化建議，發揮了重要作用。在工作中，他們還注意挖掘和培養接班人，而年輕編輯和校對也不負前輩期望，繼承了他們的優良作風，在學習和實踐中迅速提高專業素養和技能，真正達到了出書與出人并舉的目標。

作者和編輯隊伍在第七版修訂過程中，始終緊密合作，互相支持。按照編纂方案的規定，第七版分科主編和作者均須培訓上崗。各學科在確定隊伍后召開分科主編、作者會議，明確修訂原則并落實人員，確定本學科分工，細化各階段工作內容和時間節點。責任編輯通過分科主編、作者會議和會后的日常溝通，對分科主編、編寫人進行培訓，以本學科樣條為例詳細講解《辭海編纂手冊》中規定的體例和行文規范，提出撰寫稿件的具體要求，并對作者試寫的樣稿進行修改。分科主編也會與責編保持聯系，并協調學科修訂進度，共同解決本學科在撰寫工作中遇到的問題。確定詞目單、撰寫釋文、配圖、審稿、編輯加工、義項合并等環節，都需要作者與編輯積極協作才能順利完成。從事《辭海》工作的作者和編輯都有明確的時間觀念，在編纂過程中，會自覺對照編纂工作每一步驟的時間節點落實進度。在作者隊伍與編校隊伍的密切配合下，無論是增補分科主編和作者、確定各學科責任編輯，還是撰寫與修改條目釋文、落實通讀與專項檢查等步驟，都能依照既定時間安排順利推進。

三、 組織有力，多方配合

《辭海》（第七版）的編纂時期長、工序多，對編纂團隊的組織能力要求較高，而企業的核心競爭力正是建構在組織能力之上的。2016年10月，按照上海世紀出版集團綜合改革的要求，上海辭書出版社、辭海編纂處、漢語大詞典編纂處和中西書局四家單位合并成立上海辭書出版社有限公司，以優化資源，協同發展。既要迅速完成四家單位的合并重組，又要按期保質完成第七版編纂任務，實屬不易。為建設一支具有向心力、凝聚力和戰斗力的組織，在社領導班子的帶領下，上海辭書出版社的每位員工都以《辭海》的工作為第一要務，以質量第一為信仰，認準目標，齊心協力，為第七版的順利出版貢獻自己的一份力量。

社領導的引領示范是組織工作的重要保障，對提升團隊團結、保障普通員工的工作熱情具有不可替代的作用。《辭海》第七版自啟動以來，就成為上海辭書出版社工作的重中之重。從2018年開始，每次社長辦公會議的第一項議程就是通報《辭海》工作進度，討論工作中出現的問題，協商解決辦法，指示下一步工作重點。辭書社主要領導為協調重大條目撰稿和審讀進度，曾赴京十多次與相關單位溝通，并多次向國家基金辦公室匯報第七版進度，通讀了初校樣、八校樣全稿，四校樣的部分稿件，并審閱部分重點學科稿件，親自指導編輯反復修改重大條目，務求準確精練，審核從五校樣到八校樣的所有編輯修改，還承擔了五校樣的部分圖片處理工作;社科、科技和語詞學科的分管領導除負責所屬編輯室的稿件決審外，還審閱了各自所負責部分的初校樣，并通讀了四校樣、五校樣部分稿件，有的分管領導還承擔了從四校樣到付型樣每一次校樣的翻樣審核工作。這些工作大多是社領導在工作時間之外加班加點完成的，尤其是付型前主要領導分別帶領編校人員到印刷廠和排版廠進行審核校對，每天從早晨八點半一直工作到晚上九點，連續加班十天，最終順利完成了付型工作。

社領導的工作熱情深深感染著全社員工，各部門主任也勇于擔當，充分發揮了中層干部的帶頭作用。各編輯室主任除自己承擔的學科工作任務之外，還通讀了本科室其他學科的初校樣;四校樣的跨學科通讀中，通讀專家提出的質疑和修改建議，也是由室主任們一一確認處理的。辭海編纂處社科室主任李納承擔了中國近代史、中國現代史學科的責編工作，并參與了重大條目的修改、多項專項檢查工作，終日加班加點，奮戰在編輯工作第一線，是骨干編輯中的突出代表。審讀室主任商曉燕除承擔法學學科的復審外，還參與了部分學科代決審、跨學科通讀，并負責明暗交叉和參見落實的專項檢查和填寫頁碼工作。從四校樣開始，每次校樣上都要進行明暗交叉和參見落實的專項檢查，數據量大，情況復雜，需要熟知所檢查內容的特點，并有高度的責任心和豐富的經驗，每輪工作開展前，商曉燕都要花費大量時間驗證數據，確定穩妥的處理流程，再悉心指導專檢小組成員展開工作，在她的帶領下，這項工作得以順利圓滿完成。

大型工具書的編纂出版環節眾多，幾乎涉及全社所有部門，其中許多環節需要多部門相互配合、齊頭并進。在社領導的指揮下，辭海辦公室統一協調編、排、校各環節，各部門積極配合，全社員工精誠團結，密切合作，真正做到了一切工作為《辭海》。為順利推進發稿、審稿和修改進度，編輯室和審讀室的學科編輯和資深編審們一遍遍翻看原稿和校樣，字斟句酌、嚴格把關;校對工作任務緊、字數多，校對人員全力以赴、加班加點;第七版圖片有1.8萬多幅彩圖，圖片組負責換圖、修圖和調色工作，對每一幅圖片都傾注了大量精力;美編對封面和版式反復修改，并多次赴排版廠和印刷廠溝通，力求呈現最佳的設計效果;出版科及時與排版廠、印刷廠溝通改樣和印刷要求，確保印訂質量;漢語大詞典編纂處協助承擔了部分語詞條目的通讀工作;中西書局協助對網絡版與紙質版的一致性進行了通讀校對;黨政辦公室、社長辦公室在安排重大活動時主動考慮《辭海》工作安排;總編辦公室在第七版發稿、書號申報、重大條目審讀、付型等工作上主動對接辭海辦公室;人力資源部專門組織對《辭海》的專項編輯培訓，為編輯順利接手《辭海》工作打下良好基礎;財務部為第七版的費用支出進行規范和管理;行政科肩負第七版修訂所需的硬件采購、場地保障、校樣復印和搬運等工作;營銷部和發行中心全力以赴投入到第七版的宣傳和發行工作中，為實現第七版的雙效益獻計獻策。

“辭海人”的工作不分晝夜，沒有前線，更沒有后方，所有人默默地做著自己的工作，只為了《辭海》這同一個目標。

四、 制度保障，優化流程

《辭海》（第七版）啟動后，為保證順利推進編纂工作，第七版在繼承原有制度的基礎上加以完善，采取了一些新舉措。

一是加強了通讀、字形與注音、圖片處理等工作。由于《辭海》是按學科發稿的，在三校樣的編校工作完成后，退廠修改時從按學科排序改為按拼音排序，按慣例會組織一次專家通讀，第七版沿襲此項制度，邀請了60多位社科、科技、語詞專家通讀全稿，重點處理了從按學科分類收詞（強調各個學科的系統性）轉為按音序編排（強調各個學科的平衡性）后所凸顯出來的交叉、重復、寬義窄釋等問題。除此之外，第七版還請專家對初校樣中的重點學科如黨史、民族等，進行把關通讀，并在七校樣時組織了十余位資深編審進行了封閉式集中通讀。通過兩次全稿通讀和重點學科的把關通讀，從不同角度發現并解決了一些較為重要的問題，進一步提升了書稿質量。除常規校樣外，初校樣增加了表外字陰影樣，組織語詞方面的編輯進行表外字處理，保證全書用字的規范;抽取全部詞目進行注音和分詞連標，并由語詞編輯和學科編輯雙重審核，力求全部詞目的注音準確;從三校樣到八校樣的每輪校樣，均另出一份彩色等大樣，交圖片組進行圖片檢查。

二是完善了退樣制度、稿酬制度、考核制度和流程管理。《辭海》的各項制度向來嚴謹，第七版從擬訂方案到最終出版，有關的規定達到五十項，涵蓋了選詞、樣稿編寫、釋義要求、出版流程、稿酬管理、樣書發放等各個方面。從發稿到二校樣退樣，各學科都需經過三審簽字并提交本次校樣的退樣修改登記單;初校樣除作者和分科主編通讀之外，責編、室主任、分管副總編均再次通讀，總編輯審閱初校樣全稿并簽字退樣;發稿后一共有八次黑白校樣、六次彩色校樣，對校樣圖文進行的修改均需要各學科三審人員簽字，便于明確修改原因、統計修改條目;從五校樣開始，還需再提交總編輯審批，退樣的流程嚴格而規范。每次退樣，均向排版廠提出書面的排版、改樣要求。對第七版的經費實行專戶專用的財務制度，專門擬定《上海辭書出版社〈辭海〉（第七版）項目稿酬支付相關規定》（上海辭書出版社，2020）和相關審批表格，稿酬審批歷經編輯室、財務科、辭海辦、分管領導、總編輯和社長多重把關，嚴格進行專項審批。制訂《辭海（第七版）編輯考核辦法》（上海辭書出版社，2020），對學科聯絡、詞目單審定、發稿、處理校樣、按時完成計劃等各項內容做了詳細規定，每年依照規定逐項考核完成情況。

三是實行檔案的電子化管理。第七版的檔案管理主要包括校樣、文件兩部分。其中校樣管理采用了電子化檔案與紙質檔案并行的制度，全部紙質校樣都按校樣次序裝箱存放，并對重點校樣專門進行了掃描存檔。重點校樣主要有：從發稿開始的每輪黑白退廠樣、轉為音序編排后的通讀樣、重大條目審讀校樣、各學科注音樣，以及部分修改較多的彩樣。這解決了紙質校樣占用空間大、難以查閱的缺點，為后續審核校樣疑問提供了便捷的查核途徑。文件主要包括第七版的全部合同、詞目審稿單、釋文審稿單、稿酬文件、編纂過程中的流轉文件、宣傳材料、會議材料等，同樣采用紙質文檔與電子文檔并存的方式保留。對檔案加強管理，使所有環節都有據可查，每一階段工作完成后，通過整理檔案，及時總結經驗和教訓，為下一階段工作的順利高效開展提供了借鑒。

五、 依托科技，開拓創新

現代科技的發展越來越快速地改變整個社會，也為出版業提供了無限可能。《〈辭海〉（第七版）編纂方案》要求第七版改進和加強數字化編纂工藝，提高工作效率和質量，實行網絡化數字化協同編纂和傳統編纂兩種方式并行。從修訂手段、參考資料到質量檢查各方面，新技術的發展都為第七版的編纂修訂工作提供了有力的支持。

一是第七版的修訂，由新開發的《辭海》網絡版協同編纂系統與原有的辭海查詢系統相互配合，共同提供技術支持，在檢查上通過技術手段提供了查重、參見落實、歷史紀年、古今地名、譯名、單位、成套詞、拼音、書證及其一致性檢查和其他輔助性審校方面的自動化分析處理能力。這就使原本需要大量人工復核的結構性問題、專有名詞使用和統一性問題等，轉由計算機進行篩查處理，大大減輕了編輯復核工作量，降低了成本，提高了工作效率，提升了編校質量。

二是新技術的發展，為《辭海》審稿和編輯加工提供了檢索便捷、內容權威的參考資源庫。《辭海》網絡版實現了數字內容資源如《辭海歷版數據庫》《大辭海數據庫》《漢語大詞典數據庫》的全面共享，提升數字內容資源的利用率，為《辭海》修訂提供基礎數據支撐。社里還專門購買了《中華經典古籍庫》《中國大百科全書數據庫》等，為第七版的編纂修訂提供了較為完備的參考資料。

三是《辭海》（第七版）在編纂紙質版的同時進行了網絡版的開發與審核，從多角度進行質量監控。紙質版為網絡版提供了可靠而堅實的內容基礎，通過網絡版內容審核系統，對各類型數據，包括拼音、釋義、圖片、讀音、筆順、字源、書法、視頻、音頻、3D模型、推薦閱讀條目等，開展了多層級審核工作。網絡版的線上審核可以發現紙質版審稿中難以察覺的一些學科系統性問題和跨學科整體性問題，如相關條目的收錄是否合理，上位條目、同級條目和下位條目是否彼此關照到，同類型條目的表述方式是否完全一致等。紙質版與網絡版的同步推進，進一步提升了第七版的整體質量。

《辭海》的組織管理工作是一項長期工程，通過歷代“辭海人”的不斷嘗試、反思和總結，形成完善而有效的一套制度，使得歷版修訂始終堅守質量，并保證與時俱進。筆者謹從以上五個方面概括了第七版的組織管理工作，限于個人水平，如有不當之處，尚祈讀者不吝賜教。

參考文獻

1. 辭海編纂處，上海辭書出版社編.辭海編纂手冊.上海： 上海辭書出版社，2015.

2. 辭海編輯委員會，辭海編纂處編，上海辭書出版社.《辭海》（第七版）編纂方案.上海： 上海辭書出版社，2015.

3. 辭海編纂處，辭海辦公室編.上海辭書出版社《辭海》（第七版）項目稿酬支付相關規定.//辭海編纂處，辭海辦公室編.《辭海》（第七版）工作文件匯編，上海： 上海辭書出版社，2020.

4. 辭海編纂處，辭海辦公室編.辭海（第七版）編輯考核辦法.//辭海編纂處，辭海辦公室編.《辭海》（第七版）工作文件匯編.上海： 上海辭書出版社，2020.

（上海辭書出版社 上海 200040）

（責任編輯 劉 博）