簡(jiǎn)述小水利工程從開工到竣工全過程的資料收集與整編

張毓娟

（甘肅省莊浪縣水務(wù)局，甘肅莊浪744699）

水利工程資料收集，首先要符合相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范的規(guī)定，其次要細(xì)致認(rèn)真，再次要注重平常的積累。做到這3點(diǎn)，工程竣工后按資料整編辦法規(guī)定的框架往進(jìn)裝資料，就會(huì)事半功倍。資料整編可按開工前、工程建設(shè)過程、工程竣工至驗(yàn)收3個(gè)階段進(jìn)行，建設(shè)、監(jiān)理、施工等相關(guān)參建單位各自收集相關(guān)資料。

各參建單位負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、整理、保管和利用工作，并按照規(guī)定向項(xiàng)目法人歸檔項(xiàng)目文件，其技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)。監(jiān)理單位還應(yīng)對(duì)施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續(xù)，向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。

凡是與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，歸入項(xiàng)目建設(shè)檔案。平時(shí)的文件材料收集應(yīng)堅(jiān)持嚴(yán)格登記、及時(shí)收集、隨辦隨歸的原則，滿足完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性的要求。

1 開工前的資料

1.1 建設(shè)單位

1.1.1 前期資料 建設(shè)單位從可研開始就接收工程的管理，資料包括項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)文本、圖紙及前期申報(bào)、鑒定、實(shí)驗(yàn)、審查、審批文件以及項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等相關(guān)上報(bào)、審批文件，資金下?lián)艿奈募案鲗ｍ?xiàng)（環(huán)保、水土保持、維穩(wěn)、土地預(yù)審、節(jié)能審查、建設(shè)規(guī)劃許可證、鄉(xiāng)村規(guī)劃許可證、涉河建筑物審批、水資源評(píng)價(jià)、防洪評(píng)價(jià)等）文件。

1.1.2 工程招投標(biāo)資料 完成工程初步設(shè)計(jì)后，按照審批權(quán)限報(bào)相應(yīng)主管部門批復(fù)，取得批復(fù)文件后，將工程預(yù)算書和設(shè)計(jì)文件以正式文件的形式報(bào)財(cái)政局投資評(píng)審中心進(jìn)行工程預(yù)算審核（委托第三方進(jìn)行），以財(cái)政第三方審核結(jié)果為依據(jù)，確定招標(biāo)限價(jià)。委托招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)發(fā)布招標(biāo)公告，按招投標(biāo)相關(guān)規(guī)定，組織完成招投標(biāo)工作。招投標(biāo)一般以公開形式進(jìn)行，按國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)公布的《必須招標(biāo)的工程項(xiàng)目規(guī)定》，將施工的招標(biāo)限額提高到400萬(wàn)元人民幣，將重要設(shè)備、材料等貨物采購(gòu)的招標(biāo)限額提高到200萬(wàn)元人民幣，將勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)采購(gòu)的招標(biāo)限額提高到100萬(wàn)元人民幣。也可通過議標(biāo)、陽(yáng)光采購(gòu)平臺(tái)等途徑完成招投標(biāo)工作。招標(biāo)人收到評(píng)標(biāo)報(bào)告后3日內(nèi)進(jìn)行公示，招標(biāo)結(jié)果公示不少于3日，然后確定中標(biāo)人，各方繳納交易費(fèi)（按招標(biāo)文件規(guī)定，如建設(shè)單位、中標(biāo)單位各50%，或中標(biāo)單位一家承擔(dān)），簽發(fā)中標(biāo)通知書，將招標(biāo)結(jié)果向主管部門備案。建設(shè)單位在這一階段需要收集上面提到的全部相關(guān)資料，并整理組卷，形成單獨(dú)的資料即工程招投標(biāo)資料（包括招標(biāo)報(bào)告?zhèn)浒笗?、招?biāo)文件、招標(biāo)公告、招標(biāo)補(bǔ)遺、答疑文件、招標(biāo)報(bào)名記錄、發(fā)售標(biāo)書記錄、開標(biāo)評(píng)標(biāo)資料、中標(biāo)通知書、中標(biāo)結(jié)果公示、招標(biāo)結(jié)果備案、中標(biāo)單位投標(biāo)文件）。近幾年，審計(jì)時(shí)必須提供所有投標(biāo)人的投標(biāo)文件，所以必須收集全部投標(biāo)人的投標(biāo)文件、投標(biāo)保證金繳納（必須由投標(biāo)單位從基本賬戶以轉(zhuǎn)賬的形式繳納，其他單位、子公司等繳納都視為無(wú)效，杜絕資質(zhì)掛靠）的相關(guān)資料等。上述資料需要永久保存。

1.1.3 開工前需要辦理的相關(guān)手續(xù)資料 中標(biāo)通知書簽發(fā)后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)和中標(biāo)單位進(jìn)入合同談判階段，并簽訂合同，在簽訂主合同的同時(shí)簽訂《安全生產(chǎn)合同》《廉政合同》，同時(shí)要提交不拖欠農(nóng)民工工資承諾書、參建各方責(zé)任主體的承諾書和法定代表人的授權(quán)書。

合同簽訂完畢，各方進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備開工相關(guān)事宜。開工前，需辦理“兩書”（質(zhì)量監(jiān)督書和安全監(jiān)督書）。在辦理前項(xiàng)目法人以正式文件的形式向質(zhì)安站提出質(zhì)量監(jiān)督申請(qǐng)，質(zhì)安站批復(fù)后，建設(shè)單位會(huì)同監(jiān)理、施工相關(guān)技術(shù)人員劃分質(zhì)檢項(xiàng)目，監(jiān)理單位以監(jiān)理部的文件報(bào)建設(shè)單位，建設(shè)單位以正式文件報(bào)質(zhì)安站確認(rèn)后，正式辦理工程質(zhì)量監(jiān)督書。

1.2 監(jiān)理單位

監(jiān)理單位從工程招投標(biāo)階段開始介入工程，按照招標(biāo)文件要求合理報(bào)價(jià)，爭(zhēng)取中標(biāo)，和建設(shè)單位簽訂合同，簽訂合同時(shí)中標(biāo)單位需提供履約保函（保證金額為中標(biāo)價(jià)的10%），保函形式多樣，可以是以現(xiàn)金形式繳納的履約保證金，但中標(biāo)單位一般不會(huì)采用該形式，而是采用銀行保函、保險(xiǎn)公司擔(dān)保以及其他形式的擔(dān)保。合同簽訂后按照標(biāo)書上的人員組建項(xiàng)目監(jiān)理部，任命總監(jiān)理工程師，法人代表向總監(jiān)理工程師授權(quán)，簽訂質(zhì)量終身責(zé)任承諾書，啟用印章，正式開展工作。此外，要組織監(jiān)理工程師編制內(nèi)部制度、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理交底制度等。

1.3 施工單位

施工單位也從工程招投標(biāo)階段開始介入工程，按照招標(biāo)文件要求合理報(bào)價(jià)，爭(zhēng)取中標(biāo)，和建設(shè)單位簽訂合同。簽訂合同時(shí)需要中標(biāo)單位提供履約保函，保證金額為中標(biāo)價(jià)的10%。合同簽訂后按照標(biāo)書上的人員組建項(xiàng)目經(jīng)理部，任命項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)人員，并以正式文件上報(bào)項(xiàng)目法人和監(jiān)理部。法人代表向項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)，簽訂質(zhì)量終身責(zé)任承諾書，啟用印章，正式開展工作。

2 工程建設(shè)過程中的資料

2.1 建設(shè)單位

2.1.1 第一分卷（綜合資料） 工程建設(shè)收發(fā)文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、征地移民資料、質(zhì)量安全事故資料、有關(guān)工程建設(shè)計(jì)劃資料、設(shè)計(jì)變更資料、施工設(shè)計(jì)文本及圖紙、工程建設(shè)大事記、度汛方案、調(diào)度運(yùn)行方案、建設(shè)管理影像資料等。

2.1.2 第二分卷（財(cái)務(wù)資料） 包括財(cái)務(wù)管理及結(jié)算資料、工程竣工決算申報(bào)審批資料、竣工決算報(bào)告及竣工審計(jì)資料等。

2.2 監(jiān)理單位

包括監(jiān)理日志、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往文件、監(jiān)理月報(bào)、平行檢測(cè)資料、工程價(jià)款支付匯總表、設(shè)計(jì)變更簽認(rèn)以及變更文件、原材料試驗(yàn)匯總表、影像資料等現(xiàn)場(chǎng)資料。

2.3 施工單位

2.3.1 第一分卷（綜合資料）包括中標(biāo)通知書、施工合同協(xié)議書、現(xiàn)場(chǎng)機(jī)構(gòu)組建文件、項(xiàng)目經(jīng)理資格證書、管理制度辦法、往來(lái)文件、往來(lái)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、施工日志、施工大事記、加蓋公章的施工單位營(yíng)業(yè)證書復(fù)印件、加蓋公章的資質(zhì)證書復(fù)印件、加蓋公章的施工許可證書復(fù)印件、市場(chǎng)準(zhǔn)入證書復(fù)印件等。

2.3.2 第二分卷（質(zhì)量保證資料） 包括產(chǎn)品和設(shè)備出廠合格證、質(zhì)量證明書，各種試驗(yàn)報(bào)告單，經(jīng)監(jiān)理見證跟蹤送檢的質(zhì)量抽檢資料，設(shè)備安裝調(diào)試資料，自檢原始紀(jì)錄，砂料、粗骨料、混凝土拌和、混凝土試塊、混凝土預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量評(píng)定表及質(zhì)量匯總表，竣工圖紙，音像資料等。

2.3.3 第三分卷（質(zhì)量控制資料） 包括進(jìn)場(chǎng)通知，合同項(xiàng)目開工報(bào)批表，施工技術(shù)方案報(bào)批表，施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)批表，現(xiàn)場(chǎng)組織機(jī)構(gòu)及主要人員報(bào)審表，材料、構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)表，施工放樣報(bào)驗(yàn)單，聯(lián)合測(cè)量通知單，施工測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)單，施工設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)單，單位工程開工申請(qǐng)，分部工程開工申請(qǐng)，單元工程報(bào)驗(yàn)單，砼澆筑開倉(cāng)報(bào)審單，質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告書等。

2.3.4 第四分卷（質(zhì)量評(píng)定資料） 包括質(zhì)量監(jiān)督書、工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評(píng)定表、單位工程施工質(zhì)量評(píng)定表、分部工程施工質(zhì)量評(píng)定表、單元工程施工質(zhì)量評(píng)定表、工序工程施工質(zhì)量評(píng)定表、單位工程外觀質(zhì)量評(píng)定表等。

3 工程建設(shè)驗(yàn)收類資料

3.1 第一分卷（驗(yàn)收資料）

由項(xiàng)目法人或監(jiān)理單位負(fù)責(zé)完成，包括重要單元隱蔽工程和關(guān)鍵部位單元工程驗(yàn)收簽證，分部工程驗(yàn)收、單位工程驗(yàn)收、水電站（泵站）中間機(jī)組啟動(dòng)驗(yàn)收、合同工程完工驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收法人自查等法人驗(yàn)收資料，階段驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收、竣工技術(shù)預(yù)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等政府驗(yàn)收資料及竣工資料匯編。

竣工資料匯編由各參建單位提供相關(guān)報(bào)告，項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)修編成冊(cè)裝訂。主要內(nèi)容包括建設(shè)管理工作報(bào)告、工程建設(shè)大事記、施工管理工作報(bào)告、設(shè)計(jì)工作報(bào)告、監(jiān)理工作報(bào)告、運(yùn)行管理工作報(bào)告、質(zhì)量安全監(jiān)督報(bào)告、竣工財(cái)務(wù)決算及審計(jì)報(bào)告、竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收自查工作報(bào)告、竣工技術(shù)預(yù)驗(yàn)收工作報(bào)告、主要附件（包括機(jī)構(gòu)組建、設(shè)計(jì)批復(fù)、資金下達(dá)、中標(biāo)通知書、質(zhì)量監(jiān)督書、開工批復(fù)等）。

3.2 第二分卷（財(cái)務(wù)資料）

包括財(cái)務(wù)管理制度辦法，施工單位提交的工程預(yù)付款申請(qǐng)單、材料預(yù)付款報(bào)審單、工程進(jìn)度付款申請(qǐng)單、工程進(jìn)度付款匯總表、合同分類分項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)度付款明細(xì)表、合同措施項(xiàng)目進(jìn)度付款明細(xì)表、變更項(xiàng)目進(jìn)度付款明細(xì)表、計(jì)日工項(xiàng)目進(jìn)度付款明細(xì)表、完工付款/最終結(jié)清申請(qǐng)表、質(zhì)量保證金退還申請(qǐng)表，監(jiān)理單位提交的工程預(yù)付款支付證書、工程進(jìn)度付款證書、工程進(jìn)度付款審核匯總表、合同解除付款核查報(bào)告、完工付款/最終結(jié)算證書、質(zhì)量保證金退還證書、交付使用資產(chǎn)清冊(cè)、工程竣工決算書、竣工財(cái)務(wù)決算報(bào)告、財(cái)務(wù)決算審計(jì)報(bào)告等。財(cái)務(wù)資料需要永久保管。

資料組卷完成后，參建單位及時(shí)向建設(shè)單位移交相關(guān)資料，待工程驗(yàn)收結(jié)束后，建設(shè)單位按檔案管理辦法向主管部門檔案室移交資料。至此一項(xiàng)小水利工程的資料整理、組卷、歸檔工作完成。