ERP環境下企業付款風險控制思考

毛生良

一、ERP環境下企業付款內控程序

付款主要有采購付款、其他與經營活動有關的費用付款、職工工資社保費付款等。采購業務是企業經營活動的重要環節，也是企業管理的重點和難點。為防范采購風險，財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會根據有關法律法規和《企業內部控制基本規范》，制定了《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》。企業應當根據付款環節中各相關部門不同的職能，梳理相應的崗位職責，明晰各個崗位人員的權力與責任。對采購業務付款加強內部控制，可以使企業發現并防止采購環節中的舞弊和欺詐行為，避免出現涉稅風險及法律風險。

企業可以運用信息化手段將內控理念和內部控制制度規范、流程、措施固化到信息系統中，將信息系統提升為一個集成了企業內控需求的信息化管理平臺。企業付款環節的內部控制也需要標準化的業務處理程序，才能提升控制活動效率，確保各個付款流程符合財務管理制度。在ERP系統中固化各種業務流程，使管理更規范，使內部控制系統化，以全面提高企業管理水平。

在ERP環境下，采購管理是將采購訂單作為核心，從而實現各部門間的信息共享。企業相關部門可根據采購訂單合同號、供應商、采購經辦人等，跟蹤采購合同的執行情況。

采購部門經理在審核付款時，可以實時調取采購合同、發票、存貨入庫等信息，以便按合同規定的時限安排付款。財務部門經理在審核付款時，也可以實時調取采購合同、發票、存貨入庫等信息，以便核實付款信息的真實性準確性。企業應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如發現異常情況，應當拒絕付款，避免出現資金損失和信用受損。

二、ERP環境下企業付款風險控制

應對企業付款內部控制進行多維度考量，找出薄弱環節，避免企業付款不當造成涉稅風險及法律風險。企業應當加強采購付款管理，完善付款流程，明確付款審核人責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、支付方式等內容，履行嚴格的授權審批程序后，方可安排資金支出。

（一）大額付款內控

對于金額較大的采購合同，企業與供應商一般會約定按合同總價一定比例預付款項，進而根據合同內容有序開展采購與付款工作。首先，合理選擇供應商。在選擇供應商時，需要對其進行全方位的調查，從設備規模和技術強度方面，保證供應商具有足夠的供貨能力。其次，與供應商簽訂合同前要謹慎支付大額預付款，否則沒有合同作為保障，今后很可能給企業帶來財產損失。如果對外支付的大額預付賬款未經授權審批，證明企業內部控制沒有發揮作用，如果長此以往，企業的資金管理將處于失控狀態，勢必對該企業發展產生極為不利的后果。

對于較大金額的采購合同，應嚴格按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》等規定，在ERP中實行分級授權審批。為了能及時發現大額付款中的錯誤或舞弊，財務部門應定期與供應商財務賬目進行核對，并將對賬情況向管理層匯報。此外，財務部門對同一家供應商的采購合同，重點審查其是否存在化整為零、規避本應適用大額付款流程的情形，防止可能出現的舞弊風險。

（二）零星采購付款內控

與大額采購合同相比，零星采購付款在ERP中適用簡易流程。由于零星采購合同具有數量多、單筆金額少的特點，根據成本效益原則，可以授權采購部門經理審核付款。原則上，零星采購要做到貨物流、發票流與資金流一致，在貨物入庫及取得正規發票后方可辦理付款手續。實務中，往往有與某一家供應商簽訂眾多零星采購合同而定期一次性開具發票的情形。如果供應商業務人員發生變化如換崗、離職等，就很難取得發票。凡涉及此類情形，應當每月進行追蹤核查，及時索要發票，避免因發票引起的相關風險，如無法進行增值稅進項稅額抵扣等。

嚴格執行向供應商賬戶轉賬支付，原則上禁止以現金方式向外部單位或個人支付采購款項。由于零星采購合同的特殊性，有些小額交易供應商是個體經營戶，只能當場交易，如果按正常向供應商賬戶轉賬支付程序，實際無法辦理。凡涉及此類情形的，采購人員在提交付款申請時，應對相關情況進行說明，確保業務的真實性、完整性。

（三）付款期間內控

企業應當合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定。如果付款流程不嚴謹，未按合同約定付款，可能導致財產或信用受損。在ERP環境下，同樣存在著人為因素，不能完全按照合同結算期間進行付款。如果未到付款期需要提前付款，必須在申請付款時說明理由。超過付款期而未付款的行為會影響公司的信譽。因此，對于超過付款期未付款的情形要及時查明原因，落實責任人。

（四）退貨內控

企業ERP中應設置專門的退貨流程。在與供應商的合同中明確退貨事宜，及時收回退貨款。在發生退貨時，應嚴格按照退貨流程辦理，避免資金損失和信用受損。對于在ERP流程外自行處理的，應承擔相應責任。涉及符合索賠條件的退貨，應在索賠期內及時辦理索賠。

（五）與廠商直送相關的付款內控

與一般的采購合同相比，廠商直送采購合同中雙方需要就交貨時間、地點及交貨方式進行特殊約定。貨物不經過企業倉庫，由供應商直接發送到企業指定的交貨地點完成交貨。從物流的角度來說，企業需要追蹤并確認供應商的實際到貨時間，在現場交貨完畢后及時驗收簽字。

依托當下便捷的物流，廠商直送減少了企業倉儲成本和庫存成本。企業相關部門在ERP中提起貨物需求后，采購部門可根據采購合同通知供應商發貨，供應商根據采購合同約定的時間、地點將貨物直接運送到現場。

廠商直送這種模式需要企業ERP及相關管理人員及時跟進。與傳統的采購相比，廠商直送模式增加了企業需求部門這一環節。企業需求部門在貨物驗收及ERP中信息的傳遞速度，直接影響到采購部門采購合同進度和財務部門賬務處理進度。因此，有必要對相關人員進行培訓，避免由于企業需求部門不及時驗貨或在ERP中傳遞相關信息帶來合同糾紛、賬務處理滯后等風險。

三、加強企業財務人員業務能力培養

要想確保付款安全有效運行，除了依靠內部控制程序之外，提升財務人員業務能力也是不可或缺的。

（一）牢固樹立遵章守紀意識

會計的主要職能是對社會再生產過程資金運動進行核算與監督，這也是會計工作的任務。為了完成這些任務，特定主體需要建立一定的會計機構，明確會計人員職責，并在此基礎上，再設計一套科學的會計指標體系，建立一套嚴密的會計信息系統和有效的會計控制系統，作為日常進行會計工作的依據，以保證會計工作任務的順利完成。財務人員應牢固樹立制度遵循意識，嚴格遵循《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》等財務管理制度，避免因違反規章制度所引起的法律風險。

（二）樹立業務與財務融合意識

財務管理作為一項全面、綜合的管理活動，與企業各項業務活動有著非常密切的聯系。財務管理應滲透到具體業務中，識別業務風險點。“業財融合”解決了目前很多企業財務人員在辦公室就數字論數字，脫離業務，不懂業務，滯后于業務，不能支持業務的現狀。“業財融合”要求財務工作要滲透到研發、生產、供應、銷售、項目管理等崗位，使管理會計的觸角滲透到每一個重要的業務部門，人人都應該做財務中的業務專家，業務中的財務專家。

財務人員應充分熟悉采購業務，高度關注采購過程中的異常行為，降低采購付款過程中的風險。財務人員在審核采購部門提交大額發票時，不僅要對發票、入庫單內容的一致性進行審核，還應了解對應的采購合同，并關注是否按合同約定實際履行情況。例如，財務人員應重點關注合同簽訂的交付日期與實際入庫日期是否存在異常、同一貨物在同一家供應商或不同供應商那里采購的價格是否存在異常，這些異常可能具有業務不真實的潛在風險。

四、小結

有效的付款內部控制能夠幫助企業加強對資金的管理，確保付款安全有效運轉，提升資金周轉速度。在ERP環境下對企業付款風險點加強內控，可避免因付款不當造成涉稅風險及法律風險，財務人員應牢固樹立制度遵循意識、業務與財務融合意識，切實提高企業會計信息質量。