創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平對策研究

摘要：檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重點，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要作用。隨著醫(yī)療體制的改革，醫(yī)院的服務(wù)水平顯著提升，不斷加快了信息化建設(shè)，該背景下也對醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生了積極影響，要求醫(yī)院的管理者轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新檔案管理工作模式，健全檔案管理制度，進(jìn)而為醫(yī)院的發(fā)展提供支持。本文從醫(yī)院檔案管理概念入手，討論醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的重要性，闡述醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，最后提出如何創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，希望對醫(yī)院的檔案管理研究帶來幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;檔案工作;創(chuàng)新

隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料也在增多，以往的檔案管理模式已經(jīng)逐漸不能滿足醫(yī)療事業(yè)發(fā)展需要。為了進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變思想，采取全新手段，完善檔案管理系統(tǒng)，挖掘檔案的價值，最終推動醫(yī)院各項工作的開展。

一、醫(yī)院檔案管理概念

醫(yī)院檔案包括了醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動。醫(yī)院檔案管理也是一個系統(tǒng)的概念，包括了收集、分類、存儲與使用。新時期的檔案管理需要更新管理方法，打造檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部控制中的作用得到發(fā)揮。

二、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的重要性

在醫(yī)院的自身運營中每天都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和信息，真實的反映了醫(yī)院的發(fā)展情況，對這些信息加以記錄、保存可以優(yōu)化醫(yī)院服務(wù)水平，減少醫(yī)患矛盾，樹立醫(yī)院良好的行業(yè)形象。部分醫(yī)院在其發(fā)展中對檔案管理工作缺乏重視，僅僅對重大事件記錄，而信息的不完整也對醫(yī)院發(fā)展造成了不利影響。新時期需要隨著醫(yī)院的發(fā)展創(chuàng)新管理手段，推動信息化建設(shè)，詳細(xì)記錄醫(yī)療、科研等內(nèi)容，為后續(xù)的查詢和應(yīng)用提供支持，主要意義在于以下幾個方面：

（一）有利于迎合時代發(fā)展需要

醫(yī)院的檔案管理工作不僅包括了紙質(zhì)資料收錄和存檔，還包括調(diào)取與更新，在人力管理模式下效率偏低，也容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完善和丟失問題。創(chuàng)新檔案管理方法的一個重要體現(xiàn)就是對信息化技術(shù)利用，這不僅是提升檔案管理水平的體現(xiàn)，也迎合了時代的發(fā)展潮流，最終提升醫(yī)院的發(fā)展水平。

（二）促進(jìn)醫(yī)患之間的交流和溝通

醫(yī)院是為人們?nèi)コ⊥础斫】档膱鏊氆@取患者的信任、減少醫(yī)患矛盾，必須保證檔案信息的真實性和完整性，應(yīng)用信息化技術(shù)可以達(dá)到以上目標(biāo)，并且有助于醫(yī)生和患者的交流。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)中查詢方式日趨完善，有利于接收和更新患者的信息，提升了治療效果，降低了醫(yī)院的工作量。

（三）有效提升檔案管理人員的素質(zhì)

要想從根本上強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量，在提高對此項工作重視度的基礎(chǔ)上，還應(yīng)采取有效措施加大人才培養(yǎng)力度，強(qiáng)化檔案管理人員綜合素養(yǎng)，在檔案管理制度不斷完善基礎(chǔ)上，加大對信息技術(shù)的使用力度，通過定期講座、培訓(xùn)、考核等方式，引導(dǎo)工作人員掌握先進(jìn)檔案管理知識，增強(qiáng)法律意識和服務(wù)思想，主動接受醫(yī)院的培訓(xùn)工作，進(jìn)而減少工作失誤，制定出更加科學(xué)的決策，最終實現(xiàn)醫(yī)院的良好發(fā)展。

（四）有利于醫(yī)院文化建設(shè)

文字、圖片、影像等內(nèi)容詳細(xì)記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，也是醫(yī)院的文化財富，創(chuàng)新檔案管理工作可以推動醫(yī)院的文化建設(shè)，讓廣大群眾了解醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，促進(jìn)和其它醫(yī)院的合作。此外，借助檔案資料可以促進(jìn)人員優(yōu)化配置，完善人才培養(yǎng)措施，并且可以在人才培養(yǎng)的過程中利用檔案資料宣傳醫(yī)院文化，增強(qiáng)醫(yī)院的凝聚力。

三、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理人員能力不足

影響檔案管理工作質(zhì)量的因素較多，而工作人員的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵因素之一，如果缺乏責(zé)任意識、不明確檔案管理工作流程將會影響檔案管理的開展，比如一些檔案管理人員對計算機(jī)利用不熟練，由于缺乏網(wǎng)絡(luò)知識習(xí)慣紙質(zhì)存檔。此外，醫(yī)院檔案管理人員能力不足也會導(dǎo)致檔案管理方案設(shè)計不合理，最終導(dǎo)致檔案管理工作不能高效服務(wù)于醫(yī)院其它工作的開展。

（二）檔案管理技術(shù)不夠先進(jìn)

為了提升醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，加強(qiáng)對信息化手段的利用。但是部分醫(yī)院的檔案管理部門未能打造完善的檔案管理系統(tǒng)和電子檔案管理模式，使得檔案沒有被系統(tǒng)的分類，歸檔范圍不明確，容易出現(xiàn)電子數(shù)據(jù)丟失和損壞問題。此外，信息化建設(shè)中投入的資金不足，最終影響了內(nèi)部管理效率，不利于醫(yī)院各環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn)。

（三）檔案管理制度不完善

高效、高質(zhì)量檔案管理工作的實現(xiàn)，需要以健全的管理制度為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，工作人員才能夠嚴(yán)格按照工作制度，實施各個環(huán)節(jié)管理工作，及時規(guī)避整個工作中可能出現(xiàn)的各種問題，部分醫(yī)院的檔案管理部門沒有更新檔案管理內(nèi)容，也沒有制定完善的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致工作方式傳統(tǒng)、程序繁瑣、效率不高，缺乏對檔案管理人員行為的約束，還可能因此導(dǎo)致醫(yī)院資源的浪費。新時期需要對檔案管理制度優(yōu)化和完善。

四、如何創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作

（一）提升檔案管理人員能力

檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理的主體，其素質(zhì)直接對檔案信息的真實性產(chǎn)生影響，為了避免檔案管理人員專業(yè)能力不足導(dǎo)致的信息失真與檔案信息保管不當(dāng)?shù)葐栴}，需要醫(yī)院采取如下措施：其一，加強(qiáng)對檔案管理人員技能培訓(xùn)。這是實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化最主要的途徑，比如在人員錄用之后制定出科學(xué)的人才培訓(xùn)計劃，其中包括職業(yè)素養(yǎng)、檔案整理、歸納能力，比如通過技能培訓(xùn)環(huán)節(jié)熟悉電子的檔案系統(tǒng)，明確檔案收錄和調(diào)用模塊，使其滿足崗位的基本需要。其二，加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)。除了掌握檔案管理的流程與信息化操作方法，在創(chuàng)新檔案管理工作的過程中需要實現(xiàn)人員思想的更新，比如在培訓(xùn)過程中融入醫(yī)院制度、醫(yī)院文化，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，將醫(yī)院的發(fā)展作為工作出發(fā)點。其三，制定人才的激勵機(jī)制。檔案管理工作對信息和數(shù)據(jù)的真實性要求很高，并且這項工作內(nèi)容流程性強(qiáng)，每天進(jìn)行大量的信息錄入和查閱較為枯燥，為了避免檔案管理人員工作熱情下降，需要創(chuàng)新利用物質(zhì)激勵、精神激勵、目激勵等手段，比如在員工大會中對檔案管理優(yōu)秀員工進(jìn)行獎勵，對管理工作疏忽造成資料沒有及時錄入、更新的人員通報批評，由此達(dá)到良好效果[4]。

（二）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

當(dāng)前的檔案信息化管理進(jìn)程不斷推進(jìn)，需要醫(yī)院在該形勢下迎合時代的趨勢，轉(zhuǎn)變依靠傳統(tǒng)的手工方式。通過信息化管理模式可以避免信息失真，提升檔案管理工作效率。醫(yī)院需要采取以下措施：其一，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展實際情況打造信息化管理系統(tǒng)，將各個科室的信息錄入系統(tǒng)，比如借助大數(shù)據(jù)可以數(shù)據(jù)檢索，篩選出具體內(nèi)容，進(jìn)而實現(xiàn)信息的共享;其二，用信息技術(shù)結(jié)合醫(yī)院檔案的性質(zhì)、類別加以分類，讓檔案的查閱與利用得到提升。其三，檔案管理人員需要對檔案的安全問題重視起來，定期進(jìn)度軟件的病毒查殺，還要與相關(guān)專業(yè)軟件公司合作，做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，避免檔案信息被惡意篡改和系統(tǒng)受到攻擊。其四，建立醫(yī)院的電子檔案，整合管理流程，積極與其它醫(yī)院的管理網(wǎng)絡(luò)連接，之后通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享，降低檔案管理人員的工作量。其五，醫(yī)院需要加強(qiáng)資金投入，定期對硬件和軟件完善，對系統(tǒng)更新，并且對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)與備份。此外，在檔案的鑒別過程中，保證內(nèi)容的真實與可靠性，這是由于部分檔案的年代久遠(yuǎn)，需要在網(wǎng)絡(luò)中詳細(xì)備注，并且及時查漏補(bǔ)缺，讓檔案的價值得到發(fā)揮。

（三）完善檔案管理制度

開展檔案管理工作是為了挖掘檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，對現(xiàn)代化技術(shù)利用就是創(chuàng)新的體現(xiàn)，而技術(shù)的發(fā)揮需要制度作為保障，新時期的醫(yī)院檔案管理工作必須按照管理制度進(jìn)行，健全的檔案管理制度是降低檔案管理風(fēng)險的重要舉措。主要措施如下：其一，需要根據(jù)醫(yī)院的經(jīng)營情況制定檔案管理制度，明確檔案管理內(nèi)容和要求，將關(guān)鍵的檔案信息完全錄入，進(jìn)而對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展情況記錄。其二，需要制定審查機(jī)制，全面檢查檔案內(nèi)容，保證檔案信息的可靠性、真實性和全面性。其三，完善監(jiān)督機(jī)制，全面監(jiān)督檔案信息內(nèi)容，保證檔案操作流程的規(guī)范性，對檔案的調(diào)取更要詳細(xì)記錄和跟蹤。其四，在創(chuàng)新管理制度的過程中需要結(jié)合ISO9000管理體系與醫(yī)院實際發(fā)展解決檔案管理中不合理的問題，讓檔案管理工作與制度管理、計劃管理結(jié)合起來，進(jìn)而發(fā)揮制度優(yōu)勢。其五，在檔案管理制度體系中要涵蓋收集、整理、管理與使用，實現(xiàn)檔案管理制度的系統(tǒng)化，為此需要將責(zé)任落實下去，細(xì)化管理流程，確保根據(jù)醫(yī)院發(fā)展要求不斷優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，讓制度的優(yōu)勢得到發(fā)揮。

結(jié)束語：

綜上所述，新醫(yī)改環(huán)境下，內(nèi)部管理水平的提升成為醫(yī)院運行的重要環(huán)節(jié)，其中不僅關(guān)注醫(yī)療水平和技術(shù)的提升，對檔案管理工作重要性也產(chǎn)生了深刻的認(rèn)知。針對傳統(tǒng)工作中存在的不足，各醫(yī)院相關(guān)工作人員應(yīng)從自身實際出發(fā)，有針對性制定解決措施，努力實現(xiàn)醫(yī)院的健康發(fā)展莫須有高度重視檔案管理工作，推進(jìn)信息化建設(shè)，完善管理制度，提升檔案管理人員能力，最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化、智能化發(fā)展，整體提升醫(yī)院整體管理水平，更好的為群眾提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張欣欣.檔案管理改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，13（11）：119，121.

作者簡介：盧玉娟（1977-06-），女，漢族，本科，河北石家莊人，館員（檔案管理），現(xiàn)工作單位：石家莊市人民醫(yī)院。