淺談基層環境監測機構內部審核

鐘少芬

漳州市長泰環境監測站

1 引言

了解環境水平，進行環境監測，是開展一切環境工作的前提，通過內部審核可以完善質量體系，鞏固實驗室薄弱環節，提升實驗室管理水平，提高環境監測水平與監測數據準確性，從而為環境工作高質量進行提供強有力的保障。

2 基層環境監測機構內部審核的作用

2.1 提高體系有效性與實用性

質量負責人通過內部審核的結果可以了解整個管理體系的運行情況，從而有針對性地對實驗室或辦公室提出整改意見，根據實際情況進一步修訂管理體系，提高管理體系的有效性和實用性。

2.2 提高機構整體水平

內部審核是對人、機、料、法、環、測徹頭徹尾的一次自查，是一次全面的質量管理過程，實驗室每次內審，都是在加強全體人員的質量意識，提升機構的整體水平。

2.3 提高管理成效。

內部審核是管理評審輸入的主要信息之一，其結果能為管理者提供準確有效地信息，讓管理者了解體系運行狀況，從而為管理者的決策和目標制定等提供有效依據。

2.4 提高內審隊伍素質，提升內審實施效率

內審員的審核水平是內部審核質量的關鍵，擁有足夠的知識和經驗才能準確判斷和分析問題的存在，每進行一次內審，內審員均能在運用法律法規、認證認可行業標準、檢驗機構資質認定生態環境機構評審補充要求及管理體系中鞏固知識、拓展思路，自身的審核技能也能得到再一次的提高[1]。

3 基層環境監測機構進行內部審核的步驟及審核要點

內部審核是整個管理體系運行中一種自我評價、自我完善、自我糾錯、自我改進的機制[2-4]。大體上可分為三個階段：審核策劃與審核準備；審核實施與審核報告，包括：首次會議、現場審核、末次會議、內審報告的編制與分發；糾正措施與跟蹤驗證。

3.1 審核策劃與審核準備

主要是編制年度內審計劃與內審實施計劃。年度內審計劃重點在于從整體上確定什么時間以什么方式審核哪一塊的內容，該計劃由質量負責人制定，站長批準；內審實施計劃表則落到實處，主要是確定審核的目的、范圍、依據、審核組長及成員、審核時間與地點、首次會議與末次會議的時間、審核組人員分工、內審報告提交時間及發放范圍等，內審組長負責編制內部審核實施計劃，內審做得好的前提是內審實施計劃表做得好，其關鍵在于審核依據要正確，審核頻次要明確，審核組人員分工要準確。內審員要時刻關注檢驗檢測機構資質認定相關的法律法規，不斷學習實驗室運行與管理知識、儀器設備使用與維護、監督管理等信息；審核組長要充分了解審核組成員，并根據他們擅長的專業領域，合理分配審核工作。

3.2 審核實施與審核報告

主要是首次會議、現場審核、末次會議、內審報告的編制與分發。內審檢查表是指導內審工作按內審計劃順利開展的關鍵。內審檢查表是依據審核標準制定的全面且符合本機構的檢查內容，要覆蓋管理體系的所有要素，所有部門，所有場所和所有監測活動，內審檢查表并不是一成不變的，內審員應當根據現場審核過程中發現的不適合不恰當對檢查內容進行增減，逐步形成適合本機構檢查表。內審員按照檢查表規定的核查內容要求對機構、人員、場所環境、設備設施、管理體系以及行業特殊要求等方面如實進行核查，實際核查過程有以下一些容易忽略的細節，①人員受控情況，基層監測機構由于人員不足，每位實驗操作人員均需負責大量實驗，審核時要注意是否存在未持證進行實驗的情況；②儀器情況，注意使用的儀器是否按時進行檢定，檢定完成之后是否進行確認，是否進行期間核查，儀器使用記錄、維護記錄是否完整，關聯儀器的使用記錄是否一致，如純水機水質測定中電導率與pH計的使用記錄應當對應起來，否則為臨時補錄或缺錄，要引起重視；③原始記錄是否全程留痕，需要單獨采樣的如pH、COD、BOD5、硫化物、油類、糞大腸菌群、有機物、懸浮物等是否按要求進行單獨采樣，全程序空白與平行樣要合乎規范，樣品編號是否具有唯一性；④質控的方式是否正確，如懸浮物、石油類、濁度等不能做平行樣，質控結果表達是否滿足要求；⑤供應品、試劑、消耗材料等的購買、驗收、存儲是否符合要求，相應的檢查及驗收記錄；⑥文件的發布和廢止是否按要求及時記錄；⑦監測報告的相關信息是否與程序文件規定的內容一致，CMA 章的使用是否正確，不僅僅是使用范圍是否正確，還需關注CMA 章蓋的位置及大小是否符合要求；⑧現場操作是否規范，樣品在運輸、接收、制備、處置、存儲過程中應予以控制和記錄，當樣品需要存放或養護時，應保持、監控和記錄環境條件等；⑨對上一次內審中發現的不符合工作的糾正活動實施情況和效果進行復查，關注相同的不符合項是否已能避免再發生。審核完成后編制審核報告，報告由內審組長編制，質量負責人審核批準，該報告是管理評審的依據之一[5]。

3.3 糾正措施與跟蹤驗證

主要是對審核發現的不符合項和質量體系薄弱環節及時糾正，提出糾正措施并對糾正措施的實施組織評審，同時做好跟蹤驗證工作。內審提出不符合項要形成書面提請單并送達相關科室負責人，相關負責人及時組織有關人員對內審發現的不符合項進行原因分析，確定不符合項的糾正措施、措施實施人員和完成時限，內審員負責對其發現的不符合項的糾正措施有效性進行跟蹤驗證。該部分的關鍵在于態度，相關人員要認真對待內審查找出來的問題，分析產生的原因并在規定的時間內解決問題，同時能舉一反三，避免相同的問題在之后的工作中出現。對需要較長時間糾正的不符合項可以分段進行，或轉入下一個內審周期進行跟蹤驗證[4]。

4 基層環境監測機構內部審核過程中存在的問題

4.1 內審核查表空泛

這是基層環境監測機構最為普遍的問題，基層環境監測機構內審核查表通常是按照通用要求及行業補充要求內容制定，是最基礎的形式，未結合實際工作，審核內容過于片面，并且長時間使用同一份檢查表有時甚至審核標準已經變更而不自知，且年復一年的提出幾個比較好整改的不符合項，內審活動流于形式。

4.2 內審員專業性不夠

基層內審員大部分是科室內人員兼任，不具備獨立于內審活動的要求且非專業無法發現深層次問題，另外基層內審員包括質量負責人大都缺乏持續性的培訓，一般是培訓一次管一生，知識結構無法做到真正意義上的與時俱進。

4.3 內審結果落實不到位

內部審核內審查出來的不符合項得不到重視，落實情況跟蹤不利，有時不符合規定的問題一再出現或者甚至自己查出的問題自己整改，缺乏全員參與，甚至完全沒有實實在在的進行審核，只是做做材料，應付檢查，達不到內部審核的初衷。

5 提高基層環境監測機構內部審核效率的措施

5.1 提高內審質量和效率

持續改進內審核查表，結合通用要求、行業補充要求及實際工作中的內容，列出周密的檢查清單，內審員對自己審核范圍內的要素要做到心中有數，檢查出什么問題就大膽提出，存在的問題只有解決才能促進整個機構的完善，內審才有意義。除此之外，還要保證內部審核程序具有較強的完善性和規范性，對內審工作的各個環節進行詳細劃分，確保其滿足實際工作需求，對相關人員統一開展內審工作起到一定的指導作用，并對內審行為進行有效規范，切實提高基層環境監測機構的內審質量和效率。為了保證內審工作能夠順利進行，還需要提供大量的人力、物力和財力等資源，同時還要做好各項監督協調工作，因此，需要充分發揮領導的帶頭作用，提高領導對內審工作的重視力度，才能有效實現對內審中發現的問題進行果斷決策，避免出現內審工作過于形式化和表面化，切實發揮內審工作的實際效能。

5.2 提高內審工作人員綜合素質

對于內審工作人員來說，其是具體工作內容的主要執行者，同時也是責任的主要承擔者，因此，必須要提高內審員內審水平和綜合素質，確保其具備較強的業務能力、良好的表達能力和熟練的計算機操作，同時還要要求內審員要定期參加培訓，培訓不應是一次性的，而應隨著評審標準的變化不斷學習，學習最新的知識與審核技巧，或者邀請一些經驗豐富的專家指導，多同其他內審員交流審核經驗，通過請進來、走出去的方式來提高內審實力，有利于構建一支業務硬、素質高的內審隊伍。除此之外，內審工作的開展還要取得審核部門的理解和支持，內審人員需要積極主動的參與并監督責任部門的整改工作，自主找尋其中存在問題的原因并提出針對性解決措施，同時還要加強內部的溝通交流，才能切實發揮內審工作的實際應用價值。

5.3 加強內審工作跟蹤驗證

鼓勵全員參與，加強后期問題的跟蹤驗證，影響環境監測內部審核質量的因素有很多，如周密的內審檢查表、經驗與學識豐富的內審員、領導重視、做好問題的跟蹤與糾正等，前幾個都是客觀條件，無法一蹴而就，做好問題的跟蹤與驗證卻是主觀問題，是想做就能做好的，檢查出問題要傳達到具體人員，通常內審員要將問題書面反饋給相應負責人，由實驗室/辦公室負責人指定具體人員對問題進行確認，分析產生不符合項的原因并采取有效措施改進，實驗室/辦公室負責人跟蹤整改過程的進行，確認改進結果，內審員最后進行驗證，一個流程下來多方參與，既體現了領導對內審工作的重視，促使內審才能真正起到作用，對接下來內審工作起到了良好的示范效果。

6 結語

環境監測內部審核是監測站質量管理體系是否有效運行的一種自我診斷的方式，是第一方審核，也是嚴把監測質量管理的第一道關口，其目的是改進，從提高內審員的素質、提高內審活動的實施效率，提高不符合項的分析及解決等方面開展工作，做到持續改進[6-7]，只有做好自己查自己，才能更好地提升管理體系的實用性，才能保證環境監測工作始終維持在一個較高的水平。