項目管理在中小企業信息系統集成中的應用分析*

桂友武

湖南工學院 湖南 衡陽 421000

互聯網時代，隨著計算機技術、網絡技術的飛速發展，中小企業分散在單一部門的信息管理系統已很難滿足企業日益增長的電子商務的需求。信息系統集成、統一企業門戶是中小企業信息化必經之路。中小企業信息系統集成是通過綜合布線和計算機網絡技術，將各個分離的設備、功能和信息等集成到相連、統一、協調的系統中，使資源達到充分共享。

中小企業信息系統集成作為綜合性IT工程項目需要解決不同協議、不同廠商的軟、硬件連接問題，規模大、技術密集，除了具有項目的一次性、臨時性、特殊性等一般特點外，還具有技術先進、需求多變、周期較長、人員流動快、管理強度大等特點，傳統的管理方式很難推動中小企業信息系統集成項目的有序進行，必須引入科學規范的項目管理以提高中小企業信息系統集成項目的執行效率。

1 項目管理簡述

項目管理是在一個確定的時間范圍內，為了完成一個既定的項目目標，采用特殊形式的臨時性組織運行機制，通過有效的計劃、組織、領導與控制，充分利用既定有限資源的一種系統管理方法。項目管理作為一門管理科學，涉及組織行為學、人力資源管理、運籌學、財務管理、溝通管理、質量管理、管理經濟學以及其應用領域等多門學科的內容，是一個系統工程。項目管理方法是關于如何進行項目管理的方法，主要有階段化管理、量化管理和優化管理。階段化管理指的是從立項之初直到系統運行維護的全過程，量化管理是對組織目標使用科學、量化的手段，優化管理是分析項目每部分所蘊含的知識、經驗和教訓，更好地發揚好的經驗，總結教訓[1]。

2 中小企業信息集成項目階段化管理

中小企業信息系統集成是企業計算機硬件、軟件、網絡設備等多產品的融合，項目內容包括需求調研、方案設計、產品組合、軟件開發、施工、服務、運維及售后保障等。根據項目進程分為初始、實施、收尾三個階段，采用階段化項目管理方法對中小企業信息集成化項目進行管理，以確保項目穩步推進[2]。

2.1 初始階段

在項目初始階段，進行項目調研及可行性分析，書寫可行性研究報告。由專業的信息系統集成商承擔項目開發，確定項目經理。項目經理根據項目合同、項目內容及當前的人員情況編制項目計劃，包括定義活動和排序、估算活動歷時、編制活動計劃表、編制人力資源、質量、成本、范圍的管理計劃。在編制計劃時，充分做好客戶調研，考慮到項目后期可能會遇到的問題，盡量將后面的變更可能性降到最低，這樣才能保證計劃符合項目的要求。

2.2 實施階段

實施階段是項目最重要的階段，項目大部分工作和支出通常都在該階段。根據項目實施的具體方案，按項目計劃開展工作，采購必需資源，協調人員和其他資源，核實項目范圍，確保項目質量，發布相關信息，對照計劃提交階段性產品并按其技術要求、質量保證進行驗收。在每個階段完成后，企業與集成商雙方項目負責人要能比較清楚地了解項目的進展、完成情況，以及使用者對項目完成部分的滿意程度。建立反饋機制，對照項目計劃對項目進度、績效進行監督和測評，遇到錯誤及時糾正，對變更能進行識別、分析和監控。同時健全各類文檔，文檔是對項目實施的資料記錄，包括活動清單、會議記錄、項目進度計劃表、質量檢查記錄表、工程施工圖片資料、人員培訓記錄等[3]。

2.3 收尾階段

在項目結束收尾階段，組織項目驗收，根據合同所規定的范圍及有關標準對項目進行驗收。對項目實施過程中產生的各種文檔、技術資料等進行整理與歸檔，編制總結報告，總結項目成功經驗和教訓。

3 全面加強項目范圍量化管理

范圍即項目的任務是什么。為避免因項目范圍管理不明確導致矛盾，企業與系統集成商要找準對項目實施范圍定義的結合點，找準利益平衡點，明確項目范圍，集成商應該做什么，做到什么程度都要清清楚楚[4]。

在項目初始階段，集成商與企業共同制訂雙方認可的、周密的范圍計劃書，進行詳盡的需求分析。需求分析是一個項目的開端，也是項目建設的基石。系統集成商應深入企業各業務部門、走訪各崗位，采用必要的手段和方法來進行需求調研，提醒企業員工需求分析的重要性，企業員工也要主動協調，積極配合，盡可能將業務流程描述詳盡、具體，沒有歧義。只有切切實實把握企業員工的需求和方向，才能更好地進行功能界定，明確工作范圍。

在項目實施階段進行范圍分解，將計劃階段的范圍分成若干有序、具體、易管理實施的單元，形成項目的工作分解結構。同時管理范圍變更處理，范圍變更無法避免，以最優的方式處理變更。

4 優化管理

中小企業信息系統集成項目優化管理主要措施有：建設一支有戰斗力的項目管理團隊，盡最大可能選好項目經理；建立多層次的溝通制度，保持企業與集成商溝通暢通；建立項目風險管理機制，避免不必要的損失；建立實施控制質量保證，通過各種衡量標準和衡量手段來控制項目的質量、進度、范圍、成本等過程[5]。

5 結束語

信息系統集成是我國中小企業信息化必經之路，項目成功與否直接影響中小企業的下一步發展，運用項目管理方法對中小企業信息系統集成進行管理，確保項目穩步前進，進而提升中小企業核心競爭力。