淺議干部人事檔案管理建設(shè)的對策和措施

李卓君

（內(nèi)蒙古自治區(qū)林業(yè)和草原監(jiān)測規(guī)劃院，呼和浩特 010020）

干部人事檔案是干部歷史情況的直接反映，是組織人事部門按照黨的干部政策對干部考核、提拔任用的重要依據(jù)，同時也是人才信息的重要載體。近些年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，對人事檔案的管理提出了更多更高的要求。在新要求、新技術(shù)的背景下，如何做好干部人事檔案管理工作，成為人事檔案工作者探討的重要內(nèi)容。

1 干部人事檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀

干部人事檔案是人才信息的重要載體，是組織人事管理工作的重要組成部分，也是干部人事管理的基礎(chǔ)性工作。自新中國成立以來，隨著時代的變遷，人事檔案管理工作的重心也在不斷發(fā)生著轉(zhuǎn)移。新中國成立后很長一段時期，人事檔案工作的主要內(nèi)容是收集一個人的政治歷史資料、家庭出身、社會關(guān)系等材料并加以甄別，目的在于政審，作用在于保障國家正常建設(shè)、安全建設(shè)。隨著時間的推移，當(dāng)前干部人事檔案工作的主要內(nèi)容變得更全面，目的在于真實的反映干部的歷史情況，更全面的考察了解干部的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及實績，其作用是為正確的選拔任用干部提供重要的可靠的依據(jù)。同時，依據(jù)目前干部人事檔案管理的精神，可以更好地維護(hù)干部職工的合法權(quán)益，也對干部職工的工作起到規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用。

干部人事檔案管理體制是集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的體制管理。集中統(tǒng)一是指干部人事檔案必須集中到組織人事部門集中、統(tǒng)一管理；分級負(fù)責(zé)是指根據(jù)管理權(quán)限向下一級管理。

2 干部人事檔案的特點

依據(jù)現(xiàn)行干部檔案管理體制的規(guī)定和要求，歸納起來干部人事檔案具有四個特點。

2.1 干部人事檔案具有真實性

這是干部人事檔案的基本要求，所有歸檔材料要做到三個必須：即必須經(jīng)過組織審查和認(rèn)可；必須符合有關(guān)政策規(guī)定要求；必須經(jīng)過認(rèn)真的甄別鑒別。

檔案失去了真實的屬性，就失去了檔案應(yīng)有的價值和存在的意義。近些年來，各省、自治區(qū)及地方均組織實施了人事檔案自查審查工作，并開展“回頭看”的整改工作，其目的之一，就是要反復(fù)確認(rèn)檔案的真實性，通過審查對人事檔案暴露出的問題有針對性的整改，保證人事檔案的真實可靠。

2.2 干部人事檔案具有完整性

干部人事檔案必須要按照有關(guān)政策文件的要求保證檔案內(nèi)容的完整，要反映干部職工的全貌。檔案材料越趨于完整，才能越真實的反映干部職工的真實情況，檔案才能發(fā)揮最大的利用價值。

2.3 干部人事檔案具有動態(tài)性

人事檔案是反映干部職工個人學(xué)習(xí)和社會實踐活動的基礎(chǔ)性依據(jù)，隨著個人學(xué)習(xí)和社會實踐活動的變化，反映其德、能、勤、績的材料也在不斷增加。此外，在檔案日常的管理工作中，要及時地清理那些喪失價值或不準(zhǔn)確的材料，還要對檔案中有矛盾，甚至前后沖突的材料進(jìn)行鑒別甄別認(rèn)定。因此，干部人事檔案的材料不是一成不變的，它是動態(tài)的。

2.4 干部人事檔案具有保密性

干部人事檔案絕大部分內(nèi)容不能公開，僅限組織掌握。只有涉及干部職工本人的職稱評審崗位變動或涉及退休等事宜時，相關(guān)的部分材料（復(fù)印件）才可以依據(jù)有關(guān)政策規(guī)定和要求傳遞到相關(guān)部門進(jìn)行審查和業(yè)務(wù)辦理。根據(jù)中央組織部和國家保密局的規(guī)定，依據(jù)干部職工職務(wù)層次的不同，干部人事檔案的保密級別也不盡相同。

3 干部人事檔案管理工作中的問題

3.1 歸檔材料的收集、歸檔難

人事檔案的材料收集歸檔工作本身就具有較大的被動性。以林草行業(yè)為例，其工作最大的特點是需要經(jīng)常開展野外林地草地的調(diào)查、核查、監(jiān)測及評估等工作。因為面積大，且有些外業(yè)調(diào)查、監(jiān)測的樣地位置偏僻、交通不便，因此耗時也多。通常都需要20幾天甚至連續(xù)幾個月的外業(yè)時間。從人事檔案管理要求上來說，一般情況下，檔案材料在形成一個月之內(nèi)就必須歸檔。而且檔案中的一些材料是需要本人親自確認(rèn)簽字的，外業(yè)時間的不確定性和長期性導(dǎo)致這類材料難以收集，或因短時間內(nèi)無法由本人簽字確認(rèn)而難以歸檔。

3.2 干部人事檔案歸檔材料的真實準(zhǔn)確性和完整完善性問題

干部人事檔案管理不僅僅是保管員的職責(zé)，拿來后直接放到檔案盒子中封存。人事檔案工作中的各項材料審核、三齡兩歷的認(rèn)定、干部任免審批表（專項審核）的認(rèn)定、工齡的認(rèn)定、學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)證都是檔案管理的重點和難點。如果人事檔案管理者對政策不夠了解，對業(yè)務(wù)不夠嫻熟，概念不清，心浮氣燥，檔案材料出現(xiàn)問題就在所難免。此外，如果只是別人交來什么就歸納什么，不定期檢查檔案材料的完整，那么材料的缺失和遺漏也同樣不可避免。

3.3 現(xiàn)行人事檔案整檔范疇有限，發(fā)揮作用具有局限性

隨著社會的發(fā)展，干部人事檔案也應(yīng)與時俱進(jìn)，其整檔范圍也應(yīng)隨著社會的需求及時調(diào)整，更新，現(xiàn)行的“老十類”已不能滿足新形勢的需求了。現(xiàn)行檔案中的個人履歷、入職任職、職稱崗位、薪資福利、黨團(tuán)情況等已經(jīng)不能全面的客觀的反映一個人的德、能、勤、績的情況了。長此以往，會脫離實際，其真實性將面臨極大的考驗。

4 加強(qiáng)干部人事檔案管理的對策和建議

4.1 完善檔案材料收集歸檔的制度，建立檔案材料收集的長效機(jī)制

除了要設(shè)立科學(xué)的檔案管理制度外，還可以將檔案材料的收集歸檔工作分為定期收集、定向收集和補(bǔ)充收集三種方式。

定期收集，根據(jù)單位的實際情況，在一年內(nèi)2～3次定期面向單位全體職工收集每年都會形成的固定的一些檔案材料，比如年度考核表、正常增加薪級工資表、各類廳局級以上的獎勵材料等。定向收集，針對每年部分職工涉及的職稱評審、崗位設(shè)置、薪資調(diào)整、學(xué)歷學(xué)位、黨團(tuán)情況等材料，根據(jù)各項工作的進(jìn)展程度及時了解跟進(jìn)，及時收集歸檔。補(bǔ)充收集，要經(jīng)常審核檔案材料，對不完整的材料要做到及時溝通，隨時收集。

將這三種收集方式結(jié)合起來，靈活運用，便可以在很大程度上解決檔案材料收集難的問題，不至于因材料收集不到而影響了人事檔案的利用。

4.2 加強(qiáng)檔案管理意識，不斷增強(qiáng)檔案專業(yè)技能

檔案管理人員不能只是個保管員。檔案管理人員首先要有很強(qiáng)的政策意識，要鉆研各類有關(guān)政策規(guī)定，學(xué)習(xí)熟悉檔案管理制度，了解檔案材料的邏輯關(guān)系，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理地安排人事檔案的各項工作，要有過硬的專業(yè)知識，良好的政治素質(zhì)。在工作中要做到定期檢查、隨時審核、及時整理、準(zhǔn)確認(rèn)定、善于溝通。對于三齡兩歷的認(rèn)定、工齡的認(rèn)定、學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)證一定要嚴(yán)把關(guān)，尤其是對于新錄人員的工齡、學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)定認(rèn)證要及時準(zhǔn)確地完成，對于暫時不能認(rèn)定的人員，要及時溝通取證，盡快完成認(rèn)定，避免遺留問題的產(chǎn)生。

4.3 檔案管理要與時俱進(jìn)，積極引進(jìn)新技術(shù)，不斷創(chuàng)新

隨著可持續(xù)發(fā)展的不斷深入，應(yīng)當(dāng)審時度勢，規(guī)定新的整檔范圍，淘汰參考作用不大、不適應(yīng)新需求的材料，將人事檔案審核更偏重于能力、業(yè)績、技術(shù)水平以及個人德行上來。收集補(bǔ)充新內(nèi)容，人事檔案的內(nèi)涵應(yīng)得到相應(yīng)的擴(kuò)大和豐富，可以包含許多其他關(guān)于當(dāng)事人的材料，尤其關(guān)于個人信用的記錄，涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險的內(nèi)容等。以往，由于技術(shù)限制，檔案材料多以紙質(zhì)材料為主，收集的過多過廣，難以保存保護(hù)。現(xiàn)在信息技術(shù)的推廣，讓檔案內(nèi)涵的豐富得以實現(xiàn)。翻閱檔案材料以數(shù)字化為主，紙質(zhì)材料僅僅作為存底依據(jù)，輕易不再翻動。檔案內(nèi)容的豐富，尤其是增加個人征信、個人繳稅納稅等社會行為的內(nèi)容，可以更全面的了解、考察、審核干部的真實情況。為組織選人用人、推賢舉能提供更加客觀的事實依據(jù)。

5 結(jié)語

干部人事檔案將伴隨每個人的一生，各單位和個人都有責(zé)任健全和維護(hù)檔案的管理制度，遵守檔案的管理規(guī)定。完善人事檔案管理是一項長期而艱巨的任務(wù)，既需要上層的調(diào)控指導(dǎo)，也需要責(zé)任人的具體實踐。通過改革創(chuàng)新，深化認(rèn)識，提升人事檔案的管理水平和利用效率，是干部人事檔案管理的最終目的。做好收集、鑒定、整理、認(rèn)定、保管、轉(zhuǎn)遞等基本工作，實現(xiàn)人事檔案管理制度的全面改革不會一蹴而就。應(yīng)該清楚地意識到，要實現(xiàn)人事檔案管理的變革，必須從理論和實際中不斷總結(jié)工作教訓(xùn)和經(jīng)驗，利用現(xiàn)有的新技術(shù)，探索干部人事檔案管理與應(yīng)用的新思路、新方法。