人工智能時(shí)代檔案管理創(chuàng)新路徑研究

薛圓圓

從古代的結(jié)繩記事方式到大數(shù)據(jù)時(shí)代的云計(jì)算和區(qū)塊鏈技術(shù)，檔案館已經(jīng)進(jìn)入人工智能時(shí)代，現(xiàn)代信息化管理使人工智能技術(shù)嵌入到檔案管理中，這為檔案管理技術(shù)的發(fā)展展示了一個(gè)廣闊的前景。正如著名的技術(shù)哲學(xué)家海德斯所說：“我們離開了伊甸園，生活在地球上。”人工智能被稱為是信息生態(tài)環(huán)境的重要組成部分。一些專家預(yù)測(cè)，在未來幾年，人工智能將在多個(gè)領(lǐng)域?qū)娚町a(chǎn)生深遠(yuǎn)影響：交通、智能家居、服務(wù)機(jī)器人、醫(yī)療保健、教育、安全、專業(yè)工作和娛樂。

一、人工智能在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1.人工智能的概念。對(duì)于人工智能而言，不同的人在不同的目標(biāo)下有不同的認(rèn)識(shí)，智能主要與理性行為有關(guān)。尼爾森認(rèn)為，人工智能是一種旨在使機(jī)器智能化的活動(dòng)，而智能是一種使實(shí)體能夠在其環(huán)境中正常和可預(yù)測(cè)地運(yùn)作的活動(dòng)[1]。人工智能是受人類神經(jīng)系統(tǒng)啟發(fā)的一系列計(jì)算技術(shù)，與人類利用神經(jīng)系統(tǒng)和身體感知、學(xué)習(xí)和推理的方式相比，常常有天壤之別。人工智能是在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和認(rèn)知神經(jīng)科學(xué)、計(jì)算機(jī)、信息理論、數(shù)學(xué)、心理學(xué)等一系列技術(shù)相互融合的基礎(chǔ)上，在一個(gè)新的前沿學(xué)科發(fā)展的基礎(chǔ)上創(chuàng)造出來的一個(gè)全新的技術(shù)領(lǐng)域。

2.人工智能在檔案管理中的應(yīng)用趨勢(shì)。國(guó)外人工智能在檔案管理中的應(yīng)用研究較為先進(jìn)，重點(diǎn)研究了先進(jìn)的人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。埃斯波西托等人利用基于機(jī)器學(xué)習(xí)的智能系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行數(shù)字化、提取和分類。針對(duì)電子郵件在信息技術(shù)、嵌入式機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)等電子郵件管理系統(tǒng)中的價(jià)值，提出了將文件管理專家評(píng)估與自動(dòng)分類相結(jié)合的創(chuàng)新方法[2]。愛爾蘭的工業(yè)記憶項(xiàng)目使用文本嵌入、機(jī)器學(xué)習(xí)和自動(dòng)分類技術(shù)，展示了機(jī)器學(xué)習(xí)在數(shù)據(jù)處理中的進(jìn)步和準(zhǔn)確性。他們還探索了將專家系統(tǒng)、深度學(xué)習(xí)和統(tǒng)計(jì)模型嵌入檔案管理的可行性，并演示了使用機(jī)器學(xué)習(xí)軟件對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)語(yǔ)料庫(kù)進(jìn)行分類。

早在20 世紀(jì)90 年代，國(guó)內(nèi)檔案學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界就開始對(duì)人工智能與檔案管理的整合進(jìn)行理論分析和實(shí)踐探索，隨著自動(dòng)化、現(xiàn)代化和信息化背景的變化，研究重點(diǎn)轉(zhuǎn)向了人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用。國(guó)內(nèi)以自動(dòng)化為背景，探索文件自動(dòng)化管理的現(xiàn)狀，提出了人工智能的智能檢索特點(diǎn)。在信息化背景下，國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)人工智能進(jìn)行了較為廣泛和深入的討論，并從管理理論的創(chuàng)新、管理模式的優(yōu)化和管理人員的變革三個(gè)方面論述了人工智能對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用[3]。人工智能在檔案工作中的應(yīng)用主要包括智能采集、智能分類檢索，薛四新等人重點(diǎn)論述了人工智能背景下檔案工作者的發(fā)展趨勢(shì)和能力要求。從檔案研究的角度來看，大多數(shù)學(xué)者的研究都集中在“人工智能服務(wù)+檔案”的具體解決方案和具體技術(shù)應(yīng)用上，推動(dòng)了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了檔案管理效益的提高，確立了新時(shí)期我國(guó)檔案管理的進(jìn)一步一體化發(fā)展，技術(shù)的異化和悖論是不可避免的，因此，研究技術(shù)的本質(zhì)和邏輯是消除和避免技術(shù)副作用的重要途徑。在此背景下，本文討論人工智能在檔案領(lǐng)域的具體應(yīng)用，從人工智能嵌入檔案管理的邏輯出發(fā)，對(duì)熱烈討論背后的因果關(guān)系進(jìn)行了多維分析，結(jié)合人工智能嵌入式檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理的智能化進(jìn)行了現(xiàn)象學(xué)的闡釋，為人工智能嵌入式檔案管理提供了理論張力。

二、人工智能時(shí)代檔案管理創(chuàng)新路徑

檔案網(wǎng)站關(guān)乎能否在技術(shù)上著陸?，F(xiàn)有檔案網(wǎng)站存在三個(gè)問題：一是各功能的智能化程度低；二是數(shù)據(jù)管理的理念和方法沒有融入網(wǎng)站的運(yùn)行中；三是網(wǎng)站運(yùn)行依靠人力支持，運(yùn)行團(tuán)隊(duì)人員有限，矛盾大?；谶@三大問題，進(jìn)行了智能檔案網(wǎng)站的系統(tǒng)建設(shè)。

1.利用人工智能，建立智慧檔案館。一方面，對(duì)現(xiàn)有功能進(jìn)行智能升級(jí)。例如，使用人工智能優(yōu)化當(dāng)前展覽的組織和展示的能力，機(jī)器視覺增強(qiáng)技術(shù)展示的是信息的本來面目，因此展示結(jié)果往往不同于人類的邏輯。另一方面，可以開發(fā)出更多樣化的文件信息服務(wù)模塊[4]。

另外，還要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索和利用。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)解決了傳統(tǒng)檔案館有限的使用壽命和有限的使用范圍。然而，數(shù)字檔案館只是方便了檔案的利用。隨著科技的發(fā)展，在數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)上，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用，將使檔案信息化建設(shè)進(jìn)入一個(gè)新的階段。目前，檔案資源日趨多樣化，包括傳統(tǒng)檔案館、原始電子檔案館等，每年新產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)量都在TB 左右。如此海量的數(shù)據(jù)，一般的存儲(chǔ)和處理技術(shù)都不過關(guān)，“智能檔案”應(yīng)運(yùn)而生。智能檔案館面臨著海量數(shù)據(jù)的操作和存儲(chǔ)，云計(jì)算是解決海量數(shù)據(jù)帶來的一系列問題的必由之路。

2.加強(qiáng)集成數(shù)據(jù)管理，提升檔案資源收集能力。檔案機(jī)構(gòu)的資源如何在內(nèi)容和形式上適應(yīng)用戶需求，人工智能框架應(yīng)將數(shù)據(jù)管理理念融入檔案網(wǎng)站的運(yùn)行中。也就是說，哪些文件可以通過檔案網(wǎng)站在線使用，這些文件如何在線使用，應(yīng)該有詳細(xì)的規(guī)則，包括形式和內(nèi)容的使用要求，如何設(shè)置用戶的權(quán)利和使用權(quán)限，以便能夠?yàn)榫W(wǎng)站智能化提供基本的規(guī)則?？梢园凑詹煌木S度和屬性展示檔案，并可以通過可視化的方式加以利用。這種方法應(yīng)該在檔案網(wǎng)站的檔案產(chǎn)品中突出強(qiáng)調(diào)。最后，依靠人工智能及時(shí)收集各種用戶行為數(shù)據(jù)，以反饋文件操作的優(yōu)缺點(diǎn)，從而為用戶提供明確的資源。

提升文本挖掘能力。在檔案的編研過程中，我們需要檢索大量的資料，但在浩瀚的人類歷史文獻(xiàn)中進(jìn)行檢索是相當(dāng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的[5]。智能代理是數(shù)據(jù)挖掘中的一種人工智能產(chǎn)品。眾所周知，谷歌爬蟲和百度google 都是智能代理。谷歌或百度在浩瀚的網(wǎng)絡(luò)世界里通過智能代理收集人類幾乎所有的知識(shí)。有了它們，就可以獲得大量的信息。智能檢索可以為檔案的檢索和利用提供方便，提高工作效率。

3.加強(qiáng)人工智能服務(wù)，提高個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)的智能化程度。檔案管理最終的服務(wù)目標(biāo)是用戶，因此將人工智能用于檔案管理領(lǐng)域就必須提高檔案管理信息的服務(wù)應(yīng)用價(jià)值，通過優(yōu)化檔案檢索模式、檔案資源搜集，完善檔案公共服務(wù)方式，使得用戶能夠得到個(gè)性化的應(yīng)用服務(wù)。例如，在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)過程中，用戶一般需要通過網(wǎng)頁(yè)填寫信息進(jìn)行查詢，而利用人工智能加強(qiáng)和優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式，能夠依賴于后臺(tái)數(shù)據(jù)，根據(jù)查詢結(jié)果進(jìn)行人工智能化查尋，從而為用戶提供更為便捷的智能化服務(wù)模式。同時(shí)，還可以利用人機(jī)交互的真實(shí)服務(wù)過程，增強(qiáng)用戶在使用人工智能服務(wù)過程中的滿意度。例如，針對(duì)海量信息，可以利用知識(shí)圖譜技術(shù)，使用戶快速地搜集到相關(guān)信息資源，還可以根據(jù)用戶的使用習(xí)慣、經(jīng)常查詢的信息等為客戶建立檔案使用日志，并推送用戶需求信息。

如無法提供足夠人手回應(yīng)不同用戶的提交要求、意見或查詢，便需加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的人工智能服務(wù)。一方面，在用戶端提供檔案網(wǎng)站輔助服務(wù)，提高個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)的智能化程度。通過這項(xiàng)技術(shù)，檔案的在線應(yīng)用、政策建議、反饋甚至實(shí)物檔案路徑的個(gè)性化開發(fā)活動(dòng)都可以實(shí)時(shí)提出和回答。另一方面，在資源方面，人工智能幫助檔案管理員整合、開發(fā)、利用和保存檔案。面對(duì)海量且不斷增長(zhǎng)的信息，人工智能可以對(duì)信息進(jìn)行標(biāo)記，從而保證在客戶端能夠提供足夠的檔案信息資源，更加符合客戶和數(shù)據(jù)的需求，完成無縫對(duì)接服務(wù)工作。

4.加強(qiáng)智慧檔案專業(yè)人才建設(shè)，利用技術(shù)演進(jìn)拓寬檔案職業(yè)邊界。技術(shù)進(jìn)化是人工智能時(shí)代嵌入文件管理的體現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展的歷史狀態(tài)來看，檔案職業(yè)存在著一種邊界，這種邊界隨著技術(shù)的演進(jìn)而不斷拓寬。人工智能技術(shù)嵌入檔案管理后，檔案人員的技能升級(jí)特征顯現(xiàn)出來。通過轉(zhuǎn)變角色定位，提升專業(yè)技能，拓寬檔案職業(yè)邊界。智能只是人工智能時(shí)代最微不足道的特征，它往往是時(shí)代潮流造成的社會(huì)影響。人工智能為檔案職業(yè)的重新定位帶來了更多春天般的機(jī)遇，促進(jìn)了檔案職業(yè)邊界的拓展。在檔案職業(yè)培訓(xùn)方面，各省市堅(jiān)持“專攻技術(shù)”的原則，通過知識(shí)交流、跨崗位、專家授課等方式，提高職業(yè)技能和技術(shù)水平。打造一支“高、精、頂”一流的檔案人才隊(duì)伍。如，北京市海淀區(qū)檔案館把培養(yǎng)技能型檔案人才作為工作重點(diǎn)，積極開展校政合作，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式。在人工智能環(huán)境下，檔案工作者要積極適應(yīng)電子商務(wù)、數(shù)字檔案、智能管理、個(gè)性化服務(wù)的新要求，做好角色定位和功能轉(zhuǎn)換。

將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的中前期會(huì)遇到很多問題，因此提出以下注意事項(xiàng)。第一，檔案管理模式需要改變。與原有標(biāo)準(zhǔn)相比，檔案類別和指標(biāo)也需要調(diào)整，以適應(yīng)各類檔案資源。第二，人工智能帶來的新技術(shù)問題。技術(shù)是一把雙刃劍。解決原有問題的基礎(chǔ)上，應(yīng)用過程中還存在兩個(gè)技術(shù)問題：一是需要足夠的數(shù)據(jù)庫(kù)和規(guī)則；二是對(duì)文件安全存儲(chǔ)的新要求。現(xiàn)代各種智能技術(shù)在智能檔案館建設(shè)中的應(yīng)用，要注意避免技術(shù)官僚化傾向，避免把技術(shù)應(yīng)用作為檔案館建設(shè)的主要理念，認(rèn)識(shí)到技術(shù)是引導(dǎo)工具，檔案資源是檔案館的核心。為了正確把握和理解人工智能對(duì)智能檔案的帶動(dòng)作用，有關(guān)建設(shè)部門要始終堅(jiān)持科技與人文的有機(jī)統(tǒng)一，堅(jiān)持人文理念，從發(fā)展的角度正視技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，使公眾充分認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代人文精神在智能檔案中的重要作用。目前，社會(huì)各界仍在探索過程中，以人工智能為驅(qū)動(dòng)的智能檔案館建設(shè)也面臨著資金不足、人才匱乏的問題。然而，作為“人文關(guān)懷”理念下的檔案館，我們堅(jiān)信“人文關(guān)懷”是檔案館真正的人文關(guān)懷理念。