財務管理視域下高校資產(chǎn)檔案管理問題與對策

魯 紅

一、高校資產(chǎn)檔案管理中的問題及其影響

1.責任和歸檔主體存在缺位分散。在實際工作中，由于存在著管理者職責不清的問題，比如包括了學校的財務部、教務部、資產(chǎn)部門、審計部門、基建部門以及檔案和二級學院等部門，而這些部門之間的溝通協(xié)調(diào)略有欠缺，從而使得資產(chǎn)檔案管理缺乏一定的責任主體，并且歸檔主體也存在著多樣、分散的問題，責任和歸檔主體之間的問題導致資產(chǎn)檔案的收集情況出現(xiàn)一定的問題，不能夠及時更新和收集，從而資產(chǎn)檔案也不能清晰地反映學校資產(chǎn)的使用情況以及存量分布等情況，這對學校的財務管理和預算產(chǎn)生了不良的影響。

2.隊伍建設仍需健全。隊伍建設的不健全主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，專職或兼職管理資產(chǎn)檔案的人員不全；其次，兼具資產(chǎn)檔案所需技能的人員缺乏；再次，資產(chǎn)檔案管理人員缺乏一定的崗位職責意識；最后，從事資產(chǎn)檔案管理的人員具有較高的流動性。由于資產(chǎn)檔案管理隊伍的不健全使得資產(chǎn)購置、調(diào)配以及修理和清查等工作不能及時完成，從而造成數(shù)據(jù)的缺失或不真實，賬目和實際的資產(chǎn)不相符等情況的產(chǎn)生，影響高校資產(chǎn)的核算，因此隊伍的建設仍舊需要健全[1]。

3.收集與歸檔仍需完善。部分高校不重視資產(chǎn)檔案的收集和歸檔，資產(chǎn)檔案的不及時更新、不真實以及不規(guī)范等情況時有發(fā)生。高校資產(chǎn)檔案管理的不及時影響了相關數(shù)據(jù)的更新和分析，包括資金的流動、分配以及安全管理，這便給學校的財務風險管理造成了不良的影響。

4.信息化建設具有一定的局限性。部分高校在信息化建設的過程中仍舊保留著嚴重的保護主義思想，這樣的思想嚴重阻礙了學校資產(chǎn)檔案管理的進程，使得學校財務管理缺乏科學有效的核算和監(jiān)管，而這主要體現(xiàn)在以下幾個方面。（1）資管檔案相關管理平臺之間有著一定程度的信息差異。例如，學校財務處的信息系統(tǒng)和資產(chǎn)信息平臺的信息系統(tǒng)并不是統(tǒng)一的，而是相互獨立的存在，因此兩者之間經(jīng)常發(fā)生獲取資產(chǎn)信息的差異。（2）資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)信息管理平臺數(shù)據(jù)并不能理想地實現(xiàn)信息共享。就目前而言，平臺資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享端口僅僅開放于學校的資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理部門，而學校其余的教員和職工對于資產(chǎn)管理平臺的數(shù)據(jù)并不了解。信息傳遞的限制性導致了資源配置存在問題，比如資源配置不能優(yōu)化、合理資源不能共享等。舉例來說，學校有一些相對貴重的精密儀器，而由于資源共享受限，使得資源的利用率下降，導致了資源的浪費，使得資產(chǎn)無法產(chǎn)生最大的效益[2]。

二、優(yōu)化高校資產(chǎn)檔案管理，提升財務管理效能

1.高校資產(chǎn)檔案管理組織保障的加強。對高校的資產(chǎn)檔案責任和歸檔主體進行完善，按照不同的主體制定不同的制度，將學校資產(chǎn)管理的職責按照不同的部門進行細分，從而有助于學校資產(chǎn)管理水平的提高。比如，資產(chǎn)管理檔案歸檔的指導和協(xié)調(diào)由學校的資產(chǎn)管理部門解決；負責高校資產(chǎn)管理的專兼職人員的專業(yè)技能培訓也是資產(chǎn)管理部門職責之一；另外，還需對資產(chǎn)管理資料進行整理立卷、統(tǒng)計分析，提供相關的數(shù)據(jù)為財務管理做參考；資產(chǎn)的定期清查等工作也均由資產(chǎn)管理部門來負責[3]。而資產(chǎn)管理資料的收集和上報由相關的部門、二級院系負責完成。

2.高校資產(chǎn)檔案管理人員保障的加強。學校負責資產(chǎn)管理各部門需要配備具有相應專業(yè)知識的專職或者兼職的人員，另外，學校還可以借助信息網(wǎng)絡技術宣傳資產(chǎn)財務管理意識，從而實現(xiàn)資產(chǎn)檔案人員以及學校其他職工資產(chǎn)管理意識的提高，以對資產(chǎn)管理盲區(qū)或空白地區(qū)進行清掃，實現(xiàn)資產(chǎn)管理的全面化。在原有的資產(chǎn)檔案管理人員的基礎上，增加部分具備計算機和財務管理知識的人才，從而有效地提高人員的信息化水平。另外，學校也應該充分加強相應人員的培訓工作，使培訓成為常態(tài)，同時培訓的內(nèi)容也應該具體全面，從而有助于提高相應檔案人員的知識水平和管理能力，使得他們在計算機、財務、資產(chǎn)、檔案等多個領域的知識水平都有提升。同時，要建立完善資產(chǎn)管理人員的考核系統(tǒng)，人員的考核應當從檔案的收集、歸檔、移交以及更新等方面實現(xiàn)，并對這些方面進行成績統(tǒng)計，計入年終的績效考核體系中去[4]。

3.建立健全相關規(guī)則和體系。（1）資產(chǎn)管理要具備時效性。第一，學校在各層級的資產(chǎn)管理單位之間可制定相應的制度，其中包括對日常資產(chǎn)數(shù)據(jù)資料移交時間的規(guī)定以及財務資產(chǎn)定期匯總的規(guī)定等，從而有效縮短登記入賬與出賬之間的時間，使得資產(chǎn)和財務對賬之間的時間節(jié)點能夠快速確定。第二，學校可針對資產(chǎn)專項管理制定相應的制度，對事前的準備、事中的檢查、事后的交接等過程進行詳細規(guī)定，要確保管理人員的全程參與以及實際對接，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏。如此一來，也避免了對財務管理工作產(chǎn)生不良的影響[5]。（2）技術標準需要規(guī)范。資產(chǎn)檔案的管理需要按照高校管理的實際情況來制定相應的技術標準，以期實現(xiàn)資產(chǎn)檔案具備標準、真實、完整等特征。數(shù)據(jù)的收集過程應當符合標準，這也反向促進資產(chǎn)管理工作的有效進行，如此一來，國有資產(chǎn)損失的現(xiàn)象大大減少。（3）保障完整性。第一，面對資產(chǎn)的各個周期出現(xiàn)的文字或圖像等，資產(chǎn)管理部門要針對此提出一定的內(nèi)容范圍，從而為財務管理提供相應的參考資料。其中包括了以下幾點：首先，在開始階段，相應的部門需要對購置資產(chǎn)計劃書、可行性報告或詢價記錄進行分析、評估、借鑒和考量等，從而形成相應的報告，為學校的資源配置提供參考意見。學校資產(chǎn)管理部門應當從資產(chǎn)申購到招投標進行相應的采購規(guī)范，從而實現(xiàn)資產(chǎn)的有效配置，避免資源的浪費。其次，是在運行階段對資產(chǎn)的規(guī)范管理。舉例來說，對于貴重儀器，需要結合其使用說明以及質(zhì)量保證書等文件，在分析了其故障率、維修率、使用效益、售后服務、成果創(chuàng)造等方面后，對其技術性能、使用效率以及經(jīng)濟效益形成報告后提交，為高校的資源配置提供參考依據(jù)，同時也為高校的績效評價提供參考。最后是在結束階段對資產(chǎn)的規(guī)范管理。通過對設備儀器報廢的申請報告、技術鑒定報告以及審批意見的規(guī)范管理[6]，促使相關部門完成相關資料的歸檔和分類，其中包括了資產(chǎn)報廢和申報、財務和資產(chǎn)部門的審核備案、報批主管和財政部門等方面，從而促使相關部門完善資產(chǎn)處理的相關程序，以促進資產(chǎn)管理的有效進行。第二，則是要詳細歸類資產(chǎn)檔案的資料內(nèi)容，包括了重要的資產(chǎn)項目會議記錄、工作的計劃和經(jīng)驗的總結等；清查、評估、處置國有資產(chǎn)的文件，以及產(chǎn)權，界定、變動和糾紛的信息資料；經(jīng)濟目標責任書和檢驗報告等；信息化平臺建設中的相關信息形成報告資料以及數(shù)據(jù)分析挖掘處理后的報告等。資產(chǎn)管理部門采集了相應的資產(chǎn)管理材料，動態(tài)分析資產(chǎn)管理中的效率、服務共享等的狀態(tài)。如此一來，便有助于日后進行相應的資產(chǎn)管理。（4）考核問責體系的建立。首先是需要形成相應的考核領導小組，才能進行資產(chǎn)管理的考核。考核領導小組成員包括財務、資產(chǎn)、檔案及人事部門的人員。其次是需要建立核對財產(chǎn)和資產(chǎn)管理的賬目的考核體系。此考核體系一方面需要考核資產(chǎn)材料的更新程度，另外一方面要核實財務資產(chǎn)部門的對接。再次，是對資產(chǎn)材料歸檔的考核。通過對其是否合法、合規(guī)進行考核，查看其是否具備完整性和真實性[7]。另外，需要對資產(chǎn)檔案的開發(fā)利用進行考核，明確資產(chǎn)管理檔案的利用和采納情況，查看資料的有效性。最后，是對相關管理部門的問責。面對資產(chǎn)材料的缺失、偽造等情況，要詳細追問責任部門。

4.高校資產(chǎn)檔案信息化建設的意識仍需強化。（1）各信息平臺之間的信息融合需要加強。第一，資產(chǎn)信息管理平臺和學校財務處之間的信息要有效地對接。資產(chǎn)和財務的管理是密不可分的，財務核算、對賬以及資產(chǎn)的審核是在資產(chǎn)和財務有效管理的情況下完成的。資產(chǎn)和財務部門的有效對接，能夠促進各部門了解相關的資金流向，對本校的資金有明確的了解后進行合理的資金配置，以避免資金的浪費。其中可包括經(jīng)費查詢、預約報銷等渠道，使得相關部門對學校的經(jīng)費有詳細的了解，避免資金的浪費。另外，預約報銷部分也能夠促進入賬和出賬的同步進行，解決了高校職工使用經(jīng)費的難題。第二，現(xiàn)代辦公系統(tǒng)和資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)端口的完美連接也是必不可少的，這是實時收集資產(chǎn)財務管理中相關重要文件信息的技術支持。比如，高校可以有效利用OA 和釘釘辦公的系統(tǒng)軟件等，通過辦公和資產(chǎn)兩套系統(tǒng)的聯(lián)系，以期實時歸檔非涉密性的資產(chǎn)文件。（2）移動新技術的運用需要加強。高校也要通過資產(chǎn)信息管理平臺和移動信息平臺的有效對接，以期實現(xiàn)使用者和管理者能夠?qū)崟r進行資產(chǎn)管理服務，包括資產(chǎn)的驗收、登記以及處置、清查、審批等各個流程，使用者和管理者便能夠動態(tài)掌握資產(chǎn)的信息。這在資產(chǎn)的財務管理上也不失為一項新的技術革新。如此一來，不論是管理者還是使用者都能夠有效的實現(xiàn)資產(chǎn)的財務管理和使用。（3）資產(chǎn)動態(tài)數(shù)據(jù)的共享需要加強。資產(chǎn)信息管理平臺的數(shù)據(jù)共享也是資產(chǎn)管理項目中的一項重要內(nèi)容。只有實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效共享，才能實現(xiàn)資源配置的合理優(yōu)化。因此，要保證數(shù)據(jù)信息的安全，確保全校教職工都有權訪問相應的資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)，從而使全校的教職工充分地了解學校的固有資產(chǎn)，避免資源的重復購置，實現(xiàn)資源配置的最大效益。