信息資源共享環境下高校檔案管理共享與共建研究

肖寧生

高校在教育、科研及管理等各項工作中生成了大量信息數據，而這些信息數據有著較大學術價值，在促進社會全面發展層面有著現實意義。現如今，各所高等院校在檔案信息資源體系構建層面存在各自為政的現象，并且受到陳舊觀念的束縛，不愿與他人共享自身檔案信息資源，這給高校檔案管理共享和共建帶來了負面影響。在信息資源共享環境下，社會群體對于檔案信息資源的訴求已然倒逼涵蓋高等院校在內的信息聚集機構實施信息資源共建共享。所以，高校檔案管理共享與共建現已成為主流發展趨勢，更是高校檔案管理工作與信息資源建設應重點關注的話題。

一、信息資源共享環境下高校檔案管理共享與共建的必要性

1.社會以及高校發展的現實需求。近些年，高校在推動社會生產力不斷發展和進步方面作出了較大貢獻?；诟咝n案管理工作而言，其涵蓋了豐富的信息資源，包括前沿性研究數據與科研成果，這些資源均具備顯著的學術價值，對這些資源進行深度開發、有效使用與全方位共享，有助于推動社會生產持續發展。與此同時，推動高校檔案管理共享和共建，亦是高校自身健康發展的現實需求。借助檔案信息資源的全方位共享，能夠有效為高校管理、教育及科研等工作提供服務，并為領導層決策提供充分的信息數據支撐，切實滿足師生們對檔案信息資源的多樣性需求，進而全方位提升高校教育、管理及科研工作的整體水平[1]64-66。

2.豐富檔案信息資源的客觀需求。從本質上而言，檔案屬于一種有現實價值和意義的信息資源，通過檔案管理工作的二次加工可以有效提高其價值。例如，檔案著錄與編研等工作，真正為檔案資源使用與檢索提供了便利。高校檔案管理成果的全面共享，可匯集區域乃至跨區域檔案管理成果，從而為高校開展檔案管理帶來助益。并且，信息資源功能共享有助于優化高校各項工作運行和管理質效，比如，相關主管部門所下發的通報、通知和意見等諸多文件，普遍是借助區域教育平臺面向所屬院校進行統一推送，信息資源整理與存儲均是由高校獨立進行。然而，基于檔案管理共享和共建視角而言，各高校獨立儲存導致工作內容的重復與資源的浪費。與此同時，若部分高校在信息資源儲存層面存在工作不完善的問題，對日后信息資源的快速檢索和有效應用會造成反向影響。檔案管理共享和共建可有效解決該問題，借助相同平臺進行信息資源記錄與發布，切實減少各項工作的重復性開展，提升檔案管理和運行成效。

二、信息資源共享環境下高校檔案管理共享與共建存在的問題

1.共享共建責任主體與統一規劃缺失。現階段，部分地區還存在缺乏權威性較強的機構協調各所高校檔案管理共建及共享建設的問題，欠缺可以獨立行使的相應職權，有效統籌行業、領域、系統的常設管理組織，進而導致高校在檔案資源共享共建層面欠缺全局化的統籌規劃及整體性的檔案管理，檔案管理共享與共建欠缺戰略性約束。所以，導致各所高?；ハ嘀g難以展開充分合作，信息資源分布缺乏合理性，難以實現信息資源共享。具體呈現為：高校在信息化檔案建設層面各自為政，學校檔案館并未進行有效協調與充分合作，人力資源與軟硬件設施重復建設，導致嚴重的資源重復與浪費現象產生。

2.高校信息資源缺乏標準化體系的約束。信息資源共享的根本目的是最大化發揮各類檔案信息價值，并優化檔案管理部門在信息資源儲存方面的工作效率，為服務工作與管理業務的實施提供資源支持，而資源共享應有價值的落實與高質量信息、高效率的信息處理正相關。誠然，信息資源共享亦標志著高校內部檔案管理部門所面對的信息數據數量爆炸式增加，在較大程度上加重了相關部門和管理者的工作壓力。現階段，因為各所高校欠缺整體性合作意識，且各個檔案管理部門在檔案信息采集、整理和歸檔等工作上缺乏標準化體系的約束，在信息資源共享過程中各類標準的信息資源聚集在一起，且檢索與著錄形式存在明顯差異性，這在較大限度上弱化了其他院校數據信息處理的工作效率。除此之外，在檔案管理信息化體系構建層面，檔案管理部門亦面臨資源共享終端不兼容以及管理系統差異等挑戰，對于檔案管理共享及共建工作的順利進行造成不利影響[2]16-17。

3.高校檔案管理專業技術人才資源不足。以往高校檔案管理工作在較長時間內均處在邊緣地位，資源供給較為匱乏，專業領域技術人才亦相對稀少。檔案管理共享和共建作為具有較高系統化與較強持續性特點的工程，針對高校內部檔案管理部門人才儲備與人才業務能力等亦提出了高要求，現階段高校內部專業領域技術人才資源不足的問題限制了檔案管理共享和共建的落實。一方面，部分高校內部檔案管理部門存在人才資源配比不足現象，專職工作者人數較少，日常檔案管理業務已經耗費工作者較多精力和時間，導致其對管理水平與信息化水平要求均較高的學校檔案管理共享共建無暇顧及。另一方面，高校檔案管理的共享和共建旨在深度開發、高效利用信息資源，微博及微信等媒體平臺的運營工作，對于工作人員技術水平要求相對較低。在信息資源共享環境下，實施檔案管理和資源應用的革新要以技術手段為依托，而其他業務，包括用戶訴求分析與用戶體驗設計等，則均需專業技術人員給予支撐。但是，部分高校在檔案管理工作領域的人才資源建設層面，還存在一定滯后性，這對檔案管理共享和共建的順利開展具有負面影響。

三、信息資源共享環境下高校檔案管理共享與共建策略

1.構建檔案管理共享與共建的實現機制。一般來說，高校各類信息資源傳播路徑不但涵蓋校園內部系統傳播，而且也涵蓋各個學校內部系統之間的信息傳播，具有多維度與多層次的特征[3]125-128。所以，應構建實現機制，確保各個系統之間實現信息資源的流暢傳播，將信息資源共享與共建目的落到實處，真正促進高校檔案管理工作變革。信息資源共享環境下，高校檔案管理共享與共建的實現機制具體包含如下內容：首先，檔案管理工作的運行保障機制，如利益制衡、法律法規以及標準規范等機制。構建此類機制可以確保高校檔案管理實現有效和持久的共享共建。其次，是激勵與合作機制。我國高校檔案管理工作的共享與共建要以各院校充分合作為基礎，因為檔案信息資源并非是公共物品，能夠隨意得到，必須建立合作機制，充分明確資源共享環境下各院校的義務及權利，借助合作機制落實檔案資源和檔案管理的互相連通。與此同時，還應構建激勵機制，強化各責任主體的了解與交流，有效整合資源共享共建的效益，使各主體可以分享資源共享共建效益，進而調動各主體對檔案管理共享與共建的主動性與積極性，積極提升檔案管理共享和共建質量，為實現機制構建與推進不斷輸入生命力與驅動力。

2.健全高校信息資源共享的標準化體系。健全標準化體系可切實提升信息資源共享成效，是檔案管理共享和共建落實的必要前提[4]148-150。在檔案管理基礎元數據規范及著錄標引根本規則層面，必須遵從檔案領域的行業標準及國家標準，然而伴隨檔案信息種類與資源數量的持續豐富，部分細分領域內的數據信息標準尚未健全。對此，一方面，協調委員會應牽頭，針對各個參加主體的檔案信息資源具體標準實施深入調研與有效整合，設置整體化的標準實施框架，落實兜底設計，同時對于執行工作加以管理與監督。另一方面，健全運用方面的標準化體系建設。首先，是對于信息資源共建和共享層面的信息采集、交換與整理等運用標準進行統一化管理，促使各個責任主體可在元數據描述及著錄層面實現相互操作，進而大幅度優化信息數據處理效率。其次，是對于軟件系統運用方面進行統一化管理，針對系統終端基礎層面數據與代碼實施標準化處理，以便日后檔案管理、服務及使用的統一化開發。

3.完善高校檔案管理工作人力資源體系。盡管高等院校在檔案信息化建設層面發展時間較長，但是信息資源共享與檔案管理共享共建依然是檔案工作所面臨的新選擇和新方向[5]10-12，60。所以，為有效促進高校檔案管理共享和共建的可持續發展，一方面要強化專業領域的人才教育培養工作力度。一要強化資源功能共享共建標準化體系、信息安全防控、檔案服務及檔案使用水平提高等業務領域專業能力培育；二要提升通識能力，包括信息素養、審美素養以及傳播素養等，從而順應檔案管理工作要求多樣性條件下的業務革新要求。另一方面，積極引進專業領域技術人才。無論是新技術手段的運用和探究，還是檔案業務的革新，均需以專業領域技術人才為支撐。因此，學校檔案管理相關部門不但要創新人資外包模式，把一些技術類工作適當交由專業機構完成，還可積極引進檔案管理領域專業人才，并增設技術性工作崗位，從而為高校檔案管理共享和共建提供技術支持。

綜上所述，高校檔案管理共享和共建作為長期性與系統化工程，觸及資源整合、統籌規劃與協調合作等眾多因素，切忌一蹴而就。在信息化、現代化持續發展的新時代，高校檔案管理模式亦在隨之發生變化，新型與高效的資源共享體系正在逐漸構建，其可有效整合各所高校內部檔案信息資源，為社會各領域提供相關服務。然而，此種體系和模式的建設需要相關從業者不斷進行完善與探索，通過構建檔案管理共享與共建的實現機制、健全高校信息資源共享的標準化體系、完善高校檔案管理工作人力資源體系等措施，推動信息資源共享環境下高校檔案管理共享及共建的實現。