基于CiteSpace的高校檔案數字化研究演化及趨勢分析

山東理工大學檔案館 王 霞

2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式施行，新增了檔案信息化建設要求，明確了電子檔案的合法要件地位和作用及其安全管理要求，為檔案的信息化、電子化發展提供了法律支撐，有利于進一步促進各級各類檔案數字化建設。高校作為教育、科研和社會服務的高地，在發展過程中形成了多層次、多種類、多載體的蘊含著巨大利用價值的檔案資源，其數字化和信息化建設歷來受到各高校檔案管理部門的高度重視，并對如何做好高校檔案數字化建設進行了大量的研究工作，在依托檔案資源促進高校教學科研工作發展中起到了積極的促進作用。為了探尋高校檔案數字化的研究演化過程及研究趨勢，本文運用CiteSpace可視化工具，以近十年CNKI期刊數據庫收錄的494篇高校檔案數字化相關文獻為研究對象，對其研究的基本現狀、熱點變遷、發展趨勢等進行了可視化分析，得出相應的結論，力求為高校檔案數字化的進一步深化研究提供參考和借鑒。

一、研究設計

登錄CNKI網站，選取高級檢索方式，以“高校”“檔案”“數字化”為檢索詞，檢索項為“篇名”，檢索時間范圍設定為近十年，即2012年1月至2021年6月，檢索數據庫為中文“學術期刊”，共檢索到545條記錄，剔除其中的新聞報道、會議通知等非研究性文獻，共獲得有效文獻494篇。然后選擇導出為Refworks格式，導入CiteSpace軟件中，以關鍵詞為主要分析主題，進行可視化分析。

二、研究演化的可視化分析

（一）研究熱點分析

關鍵詞能很好地體現一篇文獻的研究主題或專題，反映了作者對所研究問題的關注點，是核心內容的高度概括，也是分析研究熱點的重要依據。因此，通過CiteSpace對關鍵詞進行數據分析，能夠真實反映高校檔案數字化研究的熱點及變化趨勢。

通過對高校檔案數字化相關文獻的關鍵詞進行分析可以發現，數字化、高校、高校檔案、檔案管理、檔案、數字化建設、檔案數字化、數字化管理、高校檔案管理、對策等10個關鍵詞是高校檔案數字化研究的熱點問題，其頻度均超過20，并且出現的年份基本為2012年（見表1所示）。這說明，對高校檔案數字化管理的綜合性研究是近十年學者一直關注的焦點問題，在早期的研究中就已作為研究的核心問題。

表1 前10個高頻關鍵詞

觀察最新的2021年6月之前的文獻中出現的關鍵詞（見表2所示），除以上出現的高頻關鍵詞以外，出現了類似綜合檔案、媒體時代、區塊鏈技術、用戶視角、服務平臺、服務外包等新興研究領域、研究視角、研究技術應用等。研究范圍進一步拓展，研究主題也進一步聚焦，如專門針對學生黨員檔案、高校人事檔案、檔案管理模式、風險防控等的研究，這與高校檔案數字化建設更加專業化、具體化、個性化的發展趨勢基本契合，也為下一步學者進行高校檔案數字化研究提供了基本的研究思路和研究方向。

表2 2021年出現的關鍵詞列表

續表2

（二）研究聚類分析

為了進一步考察高校檔案數字化相關研究熱點的知識結構，本文在CiteSpace中采用關鍵詞聚類分析，得到高校檔案數字化關鍵詞聚類知識圖譜（見下圖）。從下圖可以看出，形成了#0數字化檔案、#1數字化、#2高校、#3高效檔案管理、#4檔案數字化、#5高校檔案、#6數字化建設、#7檔案管理等共8個聚類群。由聚類結果可以看出，高校檔案數字化的相關研究主要圍繞以下兩大主題展開：（1）數字化相關，包含數字化本身、數字化檔案、檔案數字化、數字化建設等；（2）高校檔案管理相關，包含高校、高校檔案、檔案管理以及高校檔案管理等。

關鍵詞聚類知識圖譜

以上兩個研究主題的展示充分表明，高校檔案數字化相關研究焦點是高校檔案管理和數字化的融合。通過整理聚類信息和結合現有文獻的內容可以發現，研究熱點主要聚焦于以下幾個方面：一是高校檔案數字化開展的必要性及建設內容；二是高校檔案數字化的實施策略及相關實踐；三是高校檔案數字化存在的問題及解決對策；四是高校檔案數字化建設與管理和服務升級。

三、高校檔案數字化研究趨勢分析

首先，總體來看，隨著時間的推移，相關研究的關聯性較強，后期研究成果對前期研究成果的引用較多，說明整體研究的延續性較好。同時也表明，高校檔案數字化研究的持續性較強，為后續研究提供了較強的研究基礎和廣闊的研究空間。

其次，2016年以前的研究主題比較稠密，文獻量較大，主題詞主要集中在高校檔案及數字化建設策略方面，近五年的研究比較分散，文獻量也較少，研究更加聚焦和細化，如檔案管理本身的數字化、電子文件管理、解決對策、綜合檔案管理等主題。

最后，下一步的研究應該從內涵和外延兩個方面加以突破。從內涵方面來說，應該更加關注高校檔案的服務本質。通過建立服務平臺，利用新媒體、新技術、新模式等為高校檔案利用者提供更加精細化、個性化的檔案利用服務，更大程度地發揮高校檔案的利用價值。從外延方面來說，隨著數字化的不斷發展，高校綜合檔案的種類將越來越多，包含教學類、科研類、建筑類、外事類、財會類、食物類、黨群類、行政類、教職工類、學生類等大量的檔案種類，載體也越來越豐富。除傳統的數字檔案外，還有錄像檔案、錄音檔案等，因此要注重高校綜合檔案的開發和利用，這也對高校綜合檔案數字化建設提出了更高的要求。

通過對近十年的高校檔案數字化研究成果的分析，可以看出，我國在高校檔案數字化建設方面已經取得了較為豐碩的成果，也展現出了一定的內涵性和外延化研究趨勢。但總體上還存在一定的不足，尤其是隨著大數據時代和智能時代的到來，高校檔案數字化將面臨更為嚴峻的挑戰，目前的相關研究在應對時代挑戰方面還比較缺乏，總體研究力度和內容深度尚有待進一步加強。如基于大數據分析的高校檔案數字化價值的挖掘與數據治理，為用戶提供個性化、主動化服務的能力，利用人工智能技術為用戶提供自動化服務的能力，以及利用區塊鏈技術加強檔案數字化安全管理等。