通用物資采購(gòu)的成本管理

■國(guó)網(wǎng)北京市電力公司電力建設(shè)工程咨詢分公司 徐菲琳 胡軼龍 張子偉 李海峰

電網(wǎng)公司日常生產(chǎn)建設(shè)工作需要數(shù)千種不同型號(hào)的設(shè)備及材料，設(shè)備配件方面互聯(lián)性以及通用性不足。近年來(lái)企業(yè)一直致力于構(gòu)建通用物料的清單，從招標(biāo)到使用落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化原則。

通用物資采購(gòu)特點(diǎn)

減少由于設(shè)備材料的特性造成的使用壁壘，降低后續(xù)設(shè)備及材料的安裝及使用難度，使生產(chǎn)及運(yùn)行人員掌握一套統(tǒng)一的操作技能即可，為企業(yè)員工降低不必要的工作負(fù)擔(dān)。

降低設(shè)備招標(biāo)工作難度。企業(yè)所需的重要設(shè)備及材料采取統(tǒng)一招投標(biāo)模式，各省公司匯總采購(gòu)計(jì)劃信息后進(jìn)行集中招標(biāo)。如果不能統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)，任由不同設(shè)計(jì)單位自由發(fā)揮，會(huì)造成采購(gòu)需求分?jǐn)?shù)，增加招標(biāo)難度，造成浪費(fèi)。

促進(jìn)供應(yīng)商良性競(jìng)爭(zhēng)。供應(yīng)商提供的設(shè)備和材料如果太過(guò)差異化，會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)后續(xù)擴(kuò)建、升級(jí)。例如特型設(shè)備尺寸匹配困難、對(duì)接聯(lián)通困難、兼容性低等問(wèn)題，使其他供應(yīng)商不得不根據(jù)前期圖紙重新制造特型設(shè)備，甚至將其他供應(yīng)商排除在外，使企業(yè)不得不進(jìn)行單一來(lái)源采購(gòu)。

統(tǒng)一物料標(biāo)準(zhǔn)后，各供應(yīng)商會(huì)在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的框架內(nèi)制造商品，提供給企業(yè)更加精簡(jiǎn)實(shí)用的產(chǎn)品，并促進(jìn)各供應(yīng)商之間的技術(shù)互聯(lián)，降低改擴(kuò)建及運(yùn)維的技術(shù)壁壘，幫助各供應(yīng)商之間建立健康有序的競(jìng)爭(zhēng)合作關(guān)系。

通用物資成本控制

采購(gòu)職能部門控制采購(gòu)環(huán)節(jié)

最理想的采購(gòu)過(guò)程應(yīng)為“0庫(kù)存狀態(tài)”即到貨直接使用，從而不產(chǎn)生中間環(huán)節(jié)，避免了剩余物資的結(jié)轉(zhuǎn)、入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)過(guò)程，不會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)概念中的“存貨”擠占公司的固定資產(chǎn)金額。

一旦采購(gòu)計(jì)劃編制不合理，就極易造成物資庫(kù)存積壓。在通常狀況下，可以根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃訂單的需求量，由企業(yè)的物資計(jì)劃部對(duì)編制計(jì)劃進(jìn)行嚴(yán)格審核，然后再根據(jù)公司倉(cāng)儲(chǔ)的存貨量酌情減少新采購(gòu)物資，從而將采購(gòu)量控制在貼近理想狀態(tài)的水平。

這些工作需要水平高超的采購(gòu)職能部門對(duì)采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。電網(wǎng)公司采購(gòu)部的職能目標(biāo)是制定并實(shí)施公司的采購(gòu)和物流策略，為生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供所需要的物資采購(gòu)和物流保障，采購(gòu)管理是企業(yè)資產(chǎn)管理的重要工作內(nèi)容，主要分為采購(gòu)計(jì)劃管理。采購(gòu)合同管理、采購(gòu)供應(yīng)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理幾大業(yè)務(wù)板塊。其中業(yè)務(wù)包括制訂各種原材料庫(kù)存計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃和到貨計(jì)劃并控制庫(kù)存情況，執(zhí)行各種消耗品、備品備件的采購(gòu)，協(xié)調(diào)并控制公司運(yùn)營(yíng)的各種費(fèi)用，確保各項(xiàng)成本不超過(guò)預(yù)算。

通用物資降低采購(gòu)成本的方式

目前電網(wǎng)公司影響采購(gòu)成本的因素主要有2個(gè)：采購(gòu)成本和采購(gòu)融資成本。電網(wǎng)公司采取框架協(xié)議模式已減少了招投標(biāo)的次數(shù)及采購(gòu)流程所帶來(lái)的計(jì)劃成本、融資成本；以意向協(xié)議代替實(shí)體物資的模式也降低了處置成本。

價(jià)格聯(lián)動(dòng)物資的成本控制

由于原材料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大，對(duì)供應(yīng)商尤其是原材料占比較大的鐵塔、導(dǎo)線等供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)較大壓力，公司在框架協(xié)議招標(biāo)采購(gòu)文件中約定價(jià)格聯(lián)動(dòng)條款，將原材料占比大的鐵塔、導(dǎo)線、電力電纜（銅、鋁、鋼）納入聯(lián)動(dòng)范圍，減少原材料價(jià)格波動(dòng)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)采購(gòu)物資本身的價(jià)格，可以利用框架協(xié)議采購(gòu)的價(jià)格波動(dòng)，對(duì)價(jià)格聯(lián)動(dòng)產(chǎn)品進(jìn)行“抄底”采購(gòu)。

為降低價(jià)格聯(lián)動(dòng)物資的采購(gòu)成本，采購(gòu)部門在確定每月的信息價(jià)格后可以對(duì)各基層單位發(fā)出提醒，幫助基層單位在保證項(xiàng)目運(yùn)作的情況下適當(dāng)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，盡量避免高價(jià)位訂單，盡可能選擇低價(jià)采購(gòu)。項(xiàng)目經(jīng)理將結(jié)合工程項(xiàng)目的進(jìn)度、項(xiàng)目資金、實(shí)際需求日期、現(xiàn)場(chǎng)收貨及倉(cāng)儲(chǔ)條件等因素合理安排采購(gòu)周期，在保證生產(chǎn)周期的前提下以低位價(jià)格獲得項(xiàng)目物資。

非價(jià)格聯(lián)動(dòng)物資的成本壓縮

對(duì)于未設(shè)置價(jià)格聯(lián)動(dòng)的物資，公司在設(shè)置標(biāo)底時(shí)已對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行了全面地分析和預(yù)測(cè)，給出了相對(duì)合理的年平均市場(chǎng)價(jià)格；同時(shí)，公司在招標(biāo)階段已充分提醒供應(yīng)商考慮合同付款比例、原材料價(jià)格波動(dòng)等因素，合理報(bào)價(jià)。在合同交貨期內(nèi)，合同雙方依據(jù)合同和工程實(shí)際組織生產(chǎn)供貨，原材料價(jià)格上漲或下跌均不調(diào)整合同價(jià)格。

對(duì)于這類物資可以在采購(gòu)時(shí)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，以大量的訂單需求數(shù)目使投標(biāo)方適當(dāng)降低價(jià)格以獲取大量訂單。電力行業(yè)內(nèi)供應(yīng)商的主要報(bào)價(jià)方式是目標(biāo)利潤(rùn)定價(jià)法，以利潤(rùn)為依據(jù)制訂銷售價(jià)格的方法只要能夠達(dá)成目標(biāo)利潤(rùn)，即可適當(dāng)降低產(chǎn)品單價(jià)。 由于框架協(xié)議年度計(jì)劃體量過(guò)于龐大，通常會(huì)按區(qū)域分包進(jìn)行招標(biāo)，而采購(gòu)匹配部門人員會(huì)優(yōu)先按運(yùn)輸距離劃分供應(yīng)商服務(wù)范圍，在一定程度上降低運(yùn)輸費(fèi)用。對(duì)于供應(yīng)商，在節(jié)省大量投標(biāo)費(fèi)用的同時(shí)，不必在全國(guó)范圍內(nèi)送貨，可以通過(guò)與運(yùn)輸公司建立長(zhǎng)期合作的方式降低運(yùn)輸成本，從而降低投標(biāo)報(bào)價(jià)。

信息化手段加強(qiáng)存貨成本管理

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)積極協(xié)調(diào)基建部門開展圖紙確認(rèn)等前置工作，保障供應(yīng)商備料、生產(chǎn)工作順利開展。對(duì)于因工程建設(shè)外部環(huán)境等原因，導(dǎo)致圖紙確認(rèn)延遲、暫緩加工或物資延期交付，原材料價(jià)格大幅上漲的情況，通常采取甲乙雙方友好協(xié)商，調(diào)整交貨期或解除合同，并不向供應(yīng)商主張違約責(zé)任。一旦由于甲方原因耽誤供應(yīng)廠家安排生產(chǎn)，造成原材料價(jià)格變動(dòng)會(huì)增加不必要的采購(gòu)費(fèi)用，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和采購(gòu)部門供應(yīng)部人員應(yīng)各自協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)人員及廠家業(yè)務(wù)人員，避免耽誤物資生產(chǎn)進(jìn)度。

為提升倉(cāng)儲(chǔ)管理水平，公司引入了自動(dòng)化技術(shù)，專門設(shè)置了智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，管控企業(yè)的實(shí)體倉(cāng)庫(kù)。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束清算完畢后，基層單位的項(xiàng)目采購(gòu)管理人員將剩余物資和多出的備品備件進(jìn)行儲(chǔ)備。

當(dāng)項(xiàng)目采購(gòu)流程結(jié)束，項(xiàng)目結(jié)余無(wú)法清退的物資會(huì)統(tǒng)一算作剩余物資轉(zhuǎn)入倉(cāng)庫(kù)，待物資轉(zhuǎn)入儲(chǔ)備倉(cāng)庫(kù)后，該物資也會(huì)被剝離項(xiàng)目屬性（但可保留項(xiàng)目信息作為查詢使用），脫離ERP系統(tǒng)的項(xiàng)目管理范圍。也就是說(shuō)，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的物資不再屬于單獨(dú)的項(xiàng)目，而是屬于公司倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存資產(chǎn)。此時(shí)，入庫(kù)后的資產(chǎn)由智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行智能自動(dòng)化管理，智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間需相互聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能化對(duì)接。由于采購(gòu)計(jì)劃是最初通過(guò)ERP系統(tǒng)提報(bào)，采購(gòu)成本已從相關(guān)項(xiàng)目成本中支出，所以物資結(jié)算轉(zhuǎn)儲(chǔ)本質(zhì)上屬于資產(chǎn)的移動(dòng)，從項(xiàng)目?jī)?nèi)調(diào)出，釋放項(xiàng)目成本，改為占用公司存貨成本。

當(dāng)實(shí)物資產(chǎn)或剩余訂單資產(chǎn)入庫(kù)時(shí)， 智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)從ERP系統(tǒng)中同步物資的基本信息，如：物資名稱、型號(hào)、廠家、價(jià)格等，并生成條形碼為它賦值，再對(duì)物料進(jìn)行相應(yīng)的科目細(xì)分管理，編號(hào)放置工作。入庫(kù)后的物料還會(huì)新增入庫(kù)信息，倉(cāng)儲(chǔ)管理人員通過(guò)系統(tǒng)了解物資數(shù)量、種類、入庫(kù)時(shí)間、庫(kù)存位置等基本數(shù)據(jù)，定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清點(diǎn)、整理、檢測(cè)、維護(hù)等工作。

有項(xiàng)目需要使用庫(kù)存物資，可以通過(guò)系統(tǒng)查詢并實(shí)現(xiàn)理庫(kù)，如果同型號(hào)的物資有大量剩余，倉(cāng)儲(chǔ)管理人員會(huì)及時(shí)提醒采購(gòu)計(jì)劃組人員及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，優(yōu)先利用庫(kù)存。待物資出庫(kù)時(shí)再次掃描條形碼，在倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)里銷項(xiàng)，并將庫(kù)存物資轉(zhuǎn)為新項(xiàng)目的資產(chǎn)，占用新項(xiàng)目的成本，形成有效的閉環(huán)處理。這樣的物資管理方式，可以極大地提高管理效率，建立起智能化物資管控機(jī)制。

電網(wǎng)公司希望通過(guò)框架協(xié)議采購(gòu)模式擴(kuò)展合作，創(chuàng)造共贏局面。通過(guò)技術(shù)合作將部分技術(shù)轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商，讓供應(yīng)商開發(fā)更新的技術(shù)和產(chǎn)品，提高供應(yīng)商的能力，滿足公司對(duì)高質(zhì)量創(chuàng)新產(chǎn)品需求，也可以合作協(xié)商解決生產(chǎn)流程的技術(shù)困難，簡(jiǎn)化產(chǎn)品設(shè)計(jì)來(lái)降低成本和提高生產(chǎn)效率等。在采購(gòu)成本減少的情況下，電網(wǎng)公司的經(jīng)濟(jì)管理工作開展將會(huì)更加順利。