提高地震科研課題檔案質量的對策

龔自祿

(中國地震局地震大地測量重點實驗室，湖北 武漢 420071)

科研課題是具有相對獨立目標和內容的具體研究對象，是組織科學技術研究的單元。地震類科研課題主要包括地震預測預報、地震應急與救援、地震科學研究、地震儀器研發、震害防御等有關的基礎理論研究和應用研究，地震科研課題檔案就是這些地震科研課題活動開展過程中形成的各類具有保存價值的文字、圖標、聲像等各種形式的記錄。地震科研課題檔案是地震事業發展的重要信息資源和知識寶庫，是地震研究最活躍、最前沿的信息池。

科研資料誕生時的質量是歸檔后檔案質量的基礎。由于地震科研課題大多是理論性較強、課題規模較小、周期較短，同時也是申請數量最多的一類地震科技項目。地震科研課題檔案產生的源頭在地震科研課題活動之中，產生于科研人員之手。如果地震科研檔案從產生之初就良莠不齊、質量偏低，那么后期檔案工作人員再怎么“精雕細琢”，也無法將低劣資料整理成高質量的檔案。目前，地震行業對科研課題檔案的重視程度普遍不高，不僅是體制機制問題，還有更多深層次原因亟待解決。通過文獻搜索發現，更多學者關注的大都是如何整理加工檔案，以求提高檔案的質量，而很少有學者關注檔案移交前的資料質量問題。筆者根據工作實踐發現，提高檔案移交前的質量，將檔案質量關口前移，會有意想不到的效果。

目前，地震科研領域產生的檔案資料普遍質量不高，不僅嚴重影響了檔案人員整理加工檔案的效果，而且嚴重影響了檔案的再開發利用，進而影響了地震科研事業的向前發展進程。然而，許多地震科研人員，甚至一些領導仍然沒有意識到地震檔案的嚴重問題，簡單地把檔案質量不高的原因全部歸咎于檔案人員的工作不力。從調查來看，地震科研課題檔案質量低劣，大多是因為移交給檔案工作人員手中的檔案質量不高，并不是因為檔案人員整理工作不到位才導致的檔案質量問題。因此，提高地震科研課題檔案的質量有必要從源頭抓起，從地震科研課題資料的產生處抓起。

1 地震科研課題檔案歸檔前的現狀

地震科研課題檔案種類多，數量大，收集與移交工作量大。移交歸檔前的收集與整理工作是由課題負責人或其委派人來做的，由于不被課題負責人、科技管理部門重視，或者缺乏檔案知識和整理經驗，移交到檔案部門的科研課題檔案的質量普遍不高。

1.1 收集的資料不全或不規范

科研資料由參與科研的人員產生，科研人員檔案素養的高低對檔案質量影響很大。由于科研人員檔案意識不強，或者檔案知識匱乏，未及時保留科研過程中產生的各種有價值的資料，導致在移交歸檔時發現資料不全。有的科研人員缺乏檔案收集整理經驗，也未尋求檔案人員的幫助，導致產生的檔案資料不規范、組件不合理等問題。

1.2 課題負責人移交歸檔積極性不高

有些課題負責人的移交歸檔意識不強，主動移交歸檔的積極性較低。有部分課題負責人對課題的申報和驗收比較重視，而輕視課題成果的整理與移交。還有些科研人員認為移交歸檔比較麻煩，為方便自己日后使用，而將科研資料留在自己手上。

1.3 資料管理職責不清

由于認識不足，部分地震科研課題負責人認為資料收集與整理都是檔案人員的事情。有的課題負責人在移交時只是將手頭上擁有的資料交檔案人員，既沒有進行價值鑒別，也沒有進行組件、組卷整理。他們簡單地認為檔案收集與整理都是檔案人員的事情，應該由檔案人員主動去收集并整理科研檔案。

1.4 科研課題驗收程序不合理

目前，大多數地震科研課題項目的結題階段或驗收階段沒有檔案人員的參與，即使少數課題在驗收階段有檔案人員列席卻并沒有賦予其有力的話語權。這就導致科研人員收集整理檔案的積極性不高，甚至敷衍了事。這就導致科研人員移交的資料普遍質量不高，也加大了檔案人員加工檔案資料的難度，從而無法提高檔案收藏的質量。

2 提高歸檔前的地震科研課題檔案質量的對策

高質量接收地震科研課題檔案是檔案人員進行檔案管理的重要內容，提高歸檔前檔案的質量不僅可以提高檔案的初期質量，還可以使檔案工作達到事半功倍的效果。

2.1 提高科研人員的歸檔意識，加強檔案知識培訓

檔案部門可以舉辦培訓班，對科研人員進行檔案法規培訓，培訓內容包括《檔案法》《檔案法實施辦法》《中國地震局科技檔案管理辦法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等，提高科研人員的歸檔責任感和檔案意識。不定期地針對特定課題開展科研管理人員、專兼職檔案人員的業務培訓，培訓內容可以包括檔案歸檔范圍、歸檔流程、組件組卷原則等，可以邀請經驗豐富的科研人員和檔案管理人員進行業務指導、交流，通過優秀團隊傳播經驗，不斷提高科研人員的檔案意識。

2.2 健全完善檔案收集整理移交等規章制度

在嚴格執行《中國地震局科技檔案管理辦法》的基礎上，強調科研課題負責人是立卷歸檔的第一責任人，制定詳細的地震科研課題資料收集、整理、保管、移交等制度，明確檔案管理人員、課題負責人、科技管理部門等各自的職責，并針對每一個環節、每一項工作提出具體要求和標準參考。建立協調機制，專門解決特殊課題的特有問題，或者工作實踐中遇到的疑難問題。建立科研人員檔案獎懲機制，針對移交的高質量檔案，對相應的科研人員進行獎勵，反之，給予一定的懲戒措施。

2.3 嚴把檔案接收關，確保檔案質量

檔案移交時的質量奠定了歸檔入庫時檔案質量的基礎，也在一定程度上決定了檔案工作人員的工作效率。檔案接收是檔案工作人員的收集檔案的第一項工作，嚴格把關檔案接收時的質量，發現問題檔案立即退回補充，可以大大提高檔案的質量。移交歸檔的地震科研課題檔案一定要與實際相符，確保真實、準確，還要講究成套性、系統性，檔案載體要符合相關檔案標準，紙張要質地優良、字跡圖像清晰，聲像檔案播放也要清晰可辨，聲像檔案載體要注意聲帶、光盤、DVD等載體的使用壽命和質量。在移交時一定要手續完備，科研人員要按照要求提供移交目錄清單，并且交接方仔細核對，簽字確認后才算交接完成。

2.4 賦予檔案接收人員一定的項目驗收權限

地震科研課題檔案來源于地震科研，產生于地震科研活動的過程之中。目前，許多地震科研課題的結題驗收階段完全沒有檔案人員參與，或者在課題驗收階段幾乎沒有賦予檔案人員一定的話語權。這種情況就導致地震科研承建單位和監理單位等不重視科研資料的質量和整理，從而使檔案接收人員接收到的資料普遍質量不高。如果將檔案人員鑒定資料質量是否達到檔案移交標準這一項列入課題項目驗收程序之中，即將檔案驗收提前到項目驗收環節，不僅可以使課題項目相關人員對課題資料產生的質量和資料的收集整理工作引起足夠的重視，而且還可以幫助科研課題項目相關人員及早發現某些檔案問題，從而從根源上提高科研檔案的質量。

2.5 設置檔案專員全程指導科研課題資料的生產與收集

地震科研活動在地震行業系統中占有很重要的位置，相關的檔案資料也是地震機構的核心資源。根據科研課題的任務量，科學配備一定數量的檔案專員，用于指導科研人員規范地生產資料、科學地收集和整理資料，這是非常有必要的。針對目前地震科研人員檔案知識匱乏的現狀，配置一定比例的檔案專員全程指導科研人員的檔案工作，既能快速提高科研資料的初期質量，又能提高科研人員的檔案管理水平。

3 結束語

地震科研課題幾乎是所有地震行業工作者都會申請的科研課題，產生的相關檔案資料數量多、種類多，所以確保地震科研課題檔案的高質量要從源頭抓起，從資料產生之初就要高標準、高要求地進行資料收集和整理。這樣做不僅可以提高地震科研檔案的整體質量，還會大大減輕檔案工作人員的工作負擔。面對目前接收的檔案質量較低的現狀，剖析根源，對癥下藥，從提高科研人員檔案管理意識抓起，從完善檔案收集整理職責制度抓起，善用檔案管理話語權，嚴把檔案移交質量關，一定能夠不斷提高地震科研課題檔案的整體質量。