計算機技術在文件與檔案管理中的應用

艾百慧

摘要：進入新的歷史時期以來，在檔案管理工作中引入計算機技術可以有效提高檔案管理工作質量，收到較好的管理效果。在檔案管理工作中引入計算機技術是時代發展的要求，是實現數字化、科學化管理的必要手段，本文主要論述了在檔案管理工作中引入計算機技術的方法。

關鍵詞：計算機技術;檔案管理;應用

在信息化迅速發展的背景下，文書檔案管理工作出現了重大的變化，管理人員不能拘泥于管理現狀，要認真總結實際工作經驗，創新工作理念，引進先進的信息化管理手段，提升文書檔案管理的效率。

1檔案管理工作的重要性

1.1檔案管理工作對單位發展的必要性

辦公室檔案工作從整體角度說，是單位總體發展軌跡的縮影和記錄，更是提高內部工作效率和工作質量的重要因素。它直接影響管理者對本單位實際情況的了解，是促進單位發展的重要參考依據。

1.2檔案管理工作對提高工作效率的作用

通過日常工作及重要檔案的管理，可有效提高工作效率。這主要是因為辦公室的信息檔案與資料大部分是指導性的，對各部門的工作和思路有針對性指導作用。在使用信息技術實現檔案管理電子化后，可以通過搜索功能實現數據訪問，為查閱檔案資料提供諸多便利。

1.3 檔案管理工作對文件資料的保護作用

做好辦公室檔案管理工作，可設置文件的完整訪問權限，以保障文件資料的安全。

2信息化背景中文書檔案管理存在的問題

2.1缺少完善的管理制度

事業單位在文書檔案管理工作中管理的效果有待加強，由于一些事業單位在管理中采用傳統的方式，使用紙質檔案，需要經過手抄進行信息的保存。這種方式在管理中存在較多的缺陷，檔案在時間的積累中會出現字跡不清晰或者查找不便等問題，影響了文書檔案管理的質量。利用傳統方式進行文書檔案管理是當前一種常見現象，還有一些事業單位在管理工作中沒有制定完善的管理制度，導致管理中存在漏洞和問題。由于文書檔案管理的方式不科學、制度不完善，檔案在管理中有著安全隱患，雖然一部分事業單位采用信息技術進行檔案管理，但是由于缺少對檔案安全的重視，導致檔案中的重要信息可能出現泄漏，造成嚴重的后果。

2.2 容易導致檔案資料缺失

雖然一些單位在文書檔案管理中融入了信息技術，但只是簡單掃描，有的直接銷毀紙質檔案，無法保障信息檔案和紙質檔案同步保存，容易導致檔案資料缺失。

2.3人員變動與檔案工作的交接存在問題

辦公室檔案管理工作即文件和檔案的組合，它們既有區別又有聯系、既有分工又有交叉。就目前情況而言，專職檔案管理人員較少，檔案工作在某種程度上難以實現規范管理和高效利用，人員變動時也難以保證檔案工作的有效銜接。

3 加強計算技術在文件與檔案管理中的應用措施

3.1 推動文書檔案管理自動化

各級單位要結合具體工作出現的新情況，制定完善的管理計劃，加強一線文書檔案管理人員的知識培訓，提升他們的綜合素質，提高管理的信息化素養，改變以往的工作理念，提升文書檔案管理的現代化水平。因此，各級單位要認真學習先進的管理理念，健全當前文書檔案信息數據庫，提升文書檔案管理自動化，不斷探索管理的新方法和新途徑，積極尋求創新，為以后工作開展創造良好的條件。另外，管理人員需要從思想上加強對工作人員的引導，提升他們的思想意識，積極學習新的信息化管理知識和理念，統一專業用語，嚴格技術標準，利用先進的計算機軟件，實現文書檔案的收集、整理已經查詢，在保證文書檔案信息安全的前提下，提升文書檔案管理的自動化水平。

3.2提升信息化管理平臺建設，強化文書檔案管理水平在文書檔案管理的過程中，隨著社會的不斷發展進步，對于文書檔案管理，也不能采取一成不變的管理方法，當然，也需要不斷調整思想，認識到這項工作的重要性，才能更好地適應時代的發展。現代科學技術的發展，促使文書檔案管理工作不斷向信息化的方向發展。搭建信息化管理平臺，實現對文書檔案的科學管理尤為重要。根據實際需求的不同，最大程度地避免文書檔案管理工作影響事業單位發展的現象發生，加大檔案管理的執行力度，強化管理平臺建設，使得文書檔案管理工作最大程度地得到優化。

3.3 強化檔案管理人員的業務培訓

檔案管理人員的水平與檔案管理的質量和完整性直接相關。檔案管理人員需對檔案歸檔過程、整理、分類，紙質文件的編號、裝訂、歸檔和保管、借用等流程熟記于心、熟練于行。因此，檔案管理人員必須具備文件管理知識和過硬的管理技能。除了在業余時間自學業務外，還需參加相關技能的培訓，從而不斷深化自身的檔案管理知識和業務水平，確保辦公室檔案管理工作的順利進行，減少文件采集、匯總、建檔工作中的返工現象，保證文檔管理的有序進行。

3.4 構建數據庫系統

文書檔案涉及到諸多內容，要在相應數據庫系統中構建管理模塊，對檔案文件進行分類管理，保障檔案文件的全面性和完整性。除此之外，要對準備歸檔的文件進行分類存儲，為后期檔案文件整理和檢索工作奠定基礎。創建數據庫要保證格式規范化，明確檔案類別，促使檔案管理工作規范化、科學化、系統化。

3.5 建立綜合檔案文書存儲模塊

文書檔案管理工作內容繁雜，需要構建預歸檔案管理模塊和檔案文化管理模塊，其中文化管理模塊可以對文件實現分類保管，讓價值差異性較大的文件在不同的數據庫中保存。工作人員可以對準備歸檔文件進行分類，為后期的整理收集和查詢檢索奠定基礎。

總結

總之，最近幾年，我國信息技術與計算機技術得到了快速發展，同時推動了我國檔案管理工作的穩步前行，將計算機技術引入檔案管理工作中可以實現檔案管理工作的持續性發展。可以加快檔案管理工作的信息化與現代化步伐，不但可以有效降低檔案管理工作人員的勞動強度，而且也提高了檔案管理工作效率，筆者認為計算機技術將會在未來的檔案管理工作中發揮更大的作用，檔案管理工作人員只有加強學習，努力掌握新型技術手段，才能勝任新時期的檔案管理工作。

參考文獻：

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