做好政府基層檔案管理工作的探討

蒙艷花

摘要：政府基層檔案管理工作中包含福利、慈善、救濟、扶貧低保、安置等多方面的內容，會產生各種資料、信息以及數據，是政府部門為社會提供服務、促進基層經濟發展的重要依據。因此，做好政府基層檔案管理工作十分重要，但是根據現狀分析，當前政府基層檔案管理工作中還存在較大的問題，影響到檔案數據的準確性，從而影響到社會的進步和發展。

關鍵詞：政府基層;檔案管理;工作策略

現如今，隨著社會經濟和科學技術的迅速發展，數字化和信息化技術被廣泛應用，促進我們生活方式得到進一步改善，人們可以利用計算機將海量的數據資料進行分析、歸納以及整合，從而將這些數據轉換為資產性的價值。在此基礎上檔案管理方法和模式逐漸發生改變，為政府基層檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。由于政府基層管理工作具有特殊性和復雜性，在日常工作中會產生大量的數據資料，并且基層政府部門還包含其他民政司法、計劃生育、黨建政工等多個部門，導致政府基層檔案管理模式存在一定的差異性特點。因此，為了提高其管理工作的質量和效率，就必須結合實際情況不斷創新出可行性高的管理模式，為政府部門開展各項工作奠定扎實的基礎。

1、政府基層檔案管理工作中存在的問題

1.1缺乏完善的檔案管理制度

根據調查顯示，當前我國政府基層檔案管理工作中還存在一些管理制度不完善，或者沒有認真落實相應的規章制度的情況，導致整體管理工作存在散漫、松懈的問題，檔案管理人員流動性較大，政府基層檔案管理工作中沒有形成制度化管理。首先，由于缺乏完善的檔案管理制度，導致部分工作人員在長期枯燥的工作環境中出現消極心理。在收集和歸納檔案中沒有按照相應的標準進行整合。比如，沒有按照順序進行擺放;收集資料不完整，甚至出現丟失等情況，不利于后期的查閱和利用。其次，政府基層檔案管理工作中存在老齡化嚴重的問題，相關的負責人員都是即將退休的工作人員，導致整體綜合管理力度不足。最后，在對于檔案資料借閱環節中容易出現“內松外緊”的問題，無法做到借閱的檔案資料及時進行歸還，最終檔案資料利用沒有形成規范化管理，影響到檔案管理工作質量和效率。

1.2缺乏對檔案管理工作的正確認知

政府部門的領導干部在實際工作中會將當地的經濟發展放在首位，針對基層檔案管理方面的學習少之又少，甚至部分帶頭人將檔案管理工作單純的認為就是收集資料并進行保管，缺乏對檔案管理工作的正確認知。另外，還有的管理人員認為政府基層檔案管理工作只是檔案管理部門的工作，各部門之間沒有在檔案管理工作中建立強化部門之間的聯動，最終缺乏一定的合力，從而影響到政府基層檔案管理工作的正常運行。同時，因為領導層對檔案管理工作的忽視，政府基層檔案管理工作缺乏科學合理的計劃和安排，沒有為檔案管理工作投入相應的人力、財力以及物力，逐漸擴大政府基層檔案管理工作的問題。

1.3政府基層檔案管理人員缺乏較強的專業素養

由于政府管理工作中包含許多內容，所以政府基層檔案管理屬于一項綜合性較強的工作。在此基礎上要求政府基層檔案管理工作人員不僅僅要具備專業的檔案管理素養，還要具備一定的法律基礎知識、計算機技術水平等等。但是就我國政府基層檔案管理現狀分析，部分工作人員自身文化程度、專業素養以及價值觀等方面存在較大的差異性，他們不具備熟練的業務能力，缺乏創新的管理方法和手段，導致整體管理水平相對較低。另外，還有部分政府基層單位中沒有設立專門的檔案管理人員，許多檔案管理人員都是兼職，沒有受過檔案管理方面的專業訓練，且沒有充足的時間和精力去進行管理，從而影響到政府基層檔案管理工作的發展。

2、做好政府基層檔案管理工作的策略

2.1加強領導干部管理，提高對檔案管理工作的重視程度

政府基層檔案管理工作中首先要加強領導干部管理，充分發揮其帶頭作用，提高對政府基層檔案管理工作的重視程度，從而為開展政府基層檔案管理工作提供保障。首先，建立專門的政府基層檔案管理部門，并建立完善的管理工作責任制，真正將檔案管理落實到實處。其次，加大政府基層檔案管理工作的宣傳和推廣力度，引起各部門領導的注意，引導他們對政府基層檔案管理工作形成正確的認知，為其順利進行提供更多的支撐。最后，在開展檔案管理工作中要利用管理人員的專業特點，結合政府部門服務性質，從當前經濟建設和社會發展中不不斷分析出檔案管理的關聯點，發揮出檔案管理工作的積極作用，實現全員共同參與的美好局面。

2.2建立完善的管理機制，提高檔案管理工作效率

我國屬于法治國家，在此基礎上政府部門開展各項工作都需要建立完善的法律制度，不斷約束自己的行為形成規范化管理，從而發揮出政府部門的服務效能。因此，在實施政府基層檔案管理工作中，由于其檔案資料、數據、信息種類繁多、數量大，無法實現統一化管理，所以需要側重于規范管理模式，提高管理工作的靈活性。比如，政府基層檔案管理工作中對資料的收集、歸納、整合、保管以及銷毀等流程要制定明確的管理制度，要求管理人員嚴格遵守相關規定完成各項任務，以提高各項工作的法律效益。另外，隨著信息化時代的深入發展，要求政府基層檔案管理工作實現信息化管理，逐漸打破以往紙質檔案管理工作的局限性，將存檔方式分為紙質文檔和電子文檔兩大類型，同時在檔案信息化管理中加強規范化建設工作，建立相應的管理制度，以保證各項工作的順利進行，提高檔案管理工作效率。

2.3利用先進的科學技術，構建數字化系統

由于政府部門的特殊性，政府基層檔案管理工作具有較強的專業性和系統性，其檔案資料對社會的進步和發展具有一定的作用。在“互聯網+”理念的指導下，為政府基層檔案管理工作帶來了發展機遇，在當今電子政務環境中，政府基層檔案信息化管理成為必然趨勢。因此，要加強檔案管理基礎設施建設工作，為順利開展檔案管理工作提供充足的硬件設施條件，實現檔案管理的改革創新發展。另外，相關人員在檔案管理工作中要構建數字化系統，形成獨立檔案數據庫，提高檔案管理工作的可視化力度，為檔案的查閱和利用提供便利條件。與此同時，為了保證政府基層檔案資料的安全性和保密性，要制定相應的網絡安全措施，安裝殺毒和防火墻軟件。

2.4加強人才隊伍建設，提高管理人員綜合素養

由于政府基層檔案管理工作中還存在管理人員職責分工不明確、缺乏檔案管理專業知識和管理經驗等問題，要不斷加強對現有的管理人員進行教育培訓工作，引導管理人員樹立正確的思想價值觀念，增強他們的職責意識。并且引導他們學習檔案管理專業知識的同時學習相關的法律法規、并提升自身的計算機技術水平等，掌握一定的檔案管理經驗，促進管理人員綜合素養的提升。另外，還要制定相應的考核機制，對檔案管理工作定期做好考評，并將考評結果納入最終的績效考評中，以此激發檔案管理工作人員的工作積極性，提高政府基層檔案管理工作質量。

總之，想要做好政府基層檔案管理工作，就必須利用現代化信息技術加強檔案信息化、系統化管理，并且要建立完善的管理制度，將政府基層檔案管理工作落實到實處，在社會創新發展中充分發揮政府基層檔案管理工作的重要價值。

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