事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作探討

中國(guó)電影資料館 馬騰飛

國(guó)內(nèi)離退休工作要實(shí)現(xiàn)老有所養(yǎng)，老有所醫(yī)、老有所為、老有所學(xué)、老有所樂的目標(biāo)，使得每位老人晚年都能夠安然幸福地度過。人事檔案記錄了離退休人員一生的工作情況，必須保證其準(zhǔn)確性和全面性，是十分重要的材料。老干部工作部門和檔案工作部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和工作需求建立健全相關(guān)檔案的管理體系，促進(jìn)老干部工作順利開展并打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、離退休人員檔案管理的主要內(nèi)容

事業(yè)單位離休和退休人員檔案管理的范疇包括不同層面，在實(shí)踐中，不同單位的檔案管理工作也是存在差異的。綜合而言，事業(yè)單位離休和退休人員檔案管理包含人事、健康、專業(yè)技術(shù)等方面。

首先，人事檔案伴隨離休和退休人員的工作全階段，其數(shù)據(jù)有著完整性，大多包含績(jī)效考評(píng)結(jié)果、薪資福利和受教育水平等方面，并且包括社保方面的數(shù)據(jù)和退休之后的歸屬單位等，這類方案就是后期管理和服務(wù)得以順利推進(jìn)的前提條件，并且這類資料有著全面性。

其次，健康檔案中記錄了事業(yè)單位離退休人員身體的健康情況。按照離休和退休人員的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)錄入身體健康狀況，對(duì)于患有相關(guān)疾病（高血壓、惡性腫瘤、糖尿病等）的離休和退休人員進(jìn)行記載，而且在將來(lái)的服務(wù)中應(yīng)該特殊照顧。

最后，專業(yè)技術(shù)檔案對(duì)于事業(yè)單位離休和退休人員中有著較高的專業(yè)技術(shù)能力的人，在其檔案中進(jìn)行技能的完整記載，以便于離退休老同志發(fā)揮余光余熱和單位管理工作的順利進(jìn)行。

二、離退休人員檔案管理存在的主要問題

（一）離退休人員的檔案管理觀念落后

一些單位與部門針對(duì)老員工的檔案管理沒有那么關(guān)注，一些人覺得老員工已退休，他們的檔案無(wú)任何剩余價(jià)值，僅保存重要檔案就可以了。離退休同志并沒有得到單位的關(guān)心，單位和離退休同志之間也很少有聯(lián)系，他們認(rèn)為只要解決好退休干部退休后基本的生活問題就行，無(wú)須進(jìn)行細(xì)致的檔案管理，所以產(chǎn)生了一些老員工檔案遺失或者受損的狀況，這都是因?yàn)閱挝徊粔蛑匾曀鸬模瑫?huì)使離退休老同志的個(gè)人利益受到嚴(yán)重?fù)p害。

（二）檔案資料不完整

如今我國(guó)人事檔案管理記錄的都是個(gè)人在職時(shí)的情況，個(gè)人退休后就終止了對(duì)其人事檔案的記錄。這樣就對(duì)個(gè)人退休后的基本狀況、健康情況等都缺乏連續(xù)的了解，不能及時(shí)追蹤離退休人員退休后的各種情況，使得檔案信息的收集出現(xiàn)了不全面的情況，無(wú)法展現(xiàn)離退休人員的真實(shí)情況。離退休管理部門對(duì)最新的狀況無(wú)法迅速了解，對(duì)離休和退休人員檔案的管理工作也產(chǎn)生了相應(yīng)影響，給有關(guān)管理檔案的工作帶來(lái)了困擾。

（三）檔案管理職責(zé)不明

各個(gè)單位對(duì)離退休人員的管理工作不盡相同，有些單位沒有專門的離退休人員管理機(jī)構(gòu)，這類人員由人事部負(fù)責(zé)；而建立了離退休人員管理部門的公司，其檔案管理工作也并不一定由該部門負(fù)責(zé)，有些單位的人事檔案統(tǒng)歸人事部門負(fù)責(zé)，而該部門只負(fù)責(zé)健康檔案與離退休人員“兩項(xiàng)待遇”的落實(shí)。離退休人員的檔案沒有專門的管理標(biāo)準(zhǔn)，如此必定不利于這項(xiàng)工作的順利推進(jìn)，不同部門之間也容易產(chǎn)生推諉扯皮的現(xiàn)象，老同志的檔案沒有得到切實(shí)的保障。

（四）檔案管理水平落后

各個(gè)單位普遍缺乏足夠的資金來(lái)進(jìn)行離退休人員的檔案管理工作，難以完成檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。當(dāng)前我國(guó)檔案管理技術(shù)仍然較為滯后，還是選擇傳統(tǒng)方式加以管理，只是把需要保存的檔案放進(jìn)個(gè)人檔案袋，很少去重新整理，等再次查閱相關(guān)資料時(shí)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)精力，檔案不能得到及時(shí)的完善，因此所整理的檔案很難具備真實(shí)性和可靠性，很多檔案內(nèi)容之間相互沖突，難以辨認(rèn)出是非對(duì)錯(cuò)。

三、加強(qiáng)離退休人員檔案管理的主要措施

（一）重視離退休人員檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值

從領(lǐng)導(dǎo)干部到工作人員都要提高思想認(rèn)識(shí)，明確事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作的重要性，檔案管理部門應(yīng)該將這類人員的檔案當(dāng)做工作的核心。拋棄滯后的無(wú)用論思想，及時(shí)更新離退休人員相關(guān)信息，充分發(fā)揮檔案在離退休人員管理工作和單位業(yè)務(wù)工作中的重要作用。只有獲得管理者與相關(guān)部門的關(guān)注，才能夠提高離退休人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性與專業(yè)性，獲得足夠的資金和人才支持。

（二）建章立制，提升檔案管理與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化水平

制定有關(guān)規(guī)章條例，打牢制度基底，使得檔案管理效率提高。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的崗位目標(biāo)責(zé)任制，將相關(guān)人員的責(zé)任制落到實(shí)處，把工作目標(biāo)和工作任務(wù)更加細(xì)致地劃分開來(lái)。其次，要?jiǎng)?chuàng)建檔案管理協(xié)作網(wǎng)，各單位各部門之間相互協(xié)調(diào)合作把退休老同志的檔案管理好，相關(guān)人員和部門應(yīng)該充分參與，共同來(lái)管理、維護(hù)與更新系統(tǒng)。最后，應(yīng)該建立完善的檔案管理機(jī)制，改進(jìn)檔案管理環(huán)節(jié)，明確檔案管理工作流程與相關(guān)的操作規(guī)范，建立成熟的保密制度，確定檔案信息的檢索流程，重視提高檔案數(shù)據(jù)的全面性。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

管理事業(yè)單位離退休人員檔案的工作人員應(yīng)有著良好的職業(yè)素質(zhì)。首先，專業(yè)的工作應(yīng)由專業(yè)的人完成，在招聘離退休人員檔案管理工作人員時(shí)，要找專業(yè)對(duì)口的檔案工作者。其次，每隔一段時(shí)期則應(yīng)該對(duì)于業(yè)務(wù)人員開展培訓(xùn)，對(duì)于工作過程中面臨的問題迅速解決，為之后的工作順利開展打下基礎(chǔ)，使得離退休人員檔案管理工作更加專業(yè)化和全面化。第三，要制定健全的人才管理體系，充分發(fā)揮工作人員的積極性，支持和鼓勵(lì)表現(xiàn)優(yōu)異的檔案工作管理人員，從而使他們保持高度的工作熱情，這樣有利于管理和服務(wù)質(zhì)量的提升。

（四）提升信息化水平，加速建設(shè)電子檔案

在網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案的不便和弱點(diǎn)被不斷放大，電子檔案的呼聲越來(lái)越高，事業(yè)單位離退休人員的檔案管理工作應(yīng)重視提高其信息化管理水平。首先，把信息化建設(shè)落到實(shí)處。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，對(duì)離退休人員的檔案管理做到數(shù)字化，能夠避免工作人員的失誤，使得管理檔案信息的效率提高。其次，制定完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步改善各部門之間的溝通交流，及時(shí)更新和整理有關(guān)離退休人員實(shí)際情況的數(shù)據(jù)，與此同時(shí)，單位要和各地社保部門保持有效溝通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的資源共享。

落實(shí)完善離退休人員的檔案管理工作有助于我們黨的干部政策的進(jìn)一步發(fā)展，尤其是離退休政策實(shí)施的具體情況，同時(shí)也為政府部門改善離退休老同志基本社會(huì)生活條件提供了初步資料。所以檔案管理機(jī)構(gòu)與員工應(yīng)該關(guān)注這種工作，應(yīng)以平等的態(tài)度看待該工作，逐步提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)水平，把先進(jìn)技術(shù)廣泛使用其中，重視提高其信息化能力，確保檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。實(shí)現(xiàn)好離休和退休人員檔案管理活動(dòng)，對(duì)于落實(shí)老干部生活待遇和政治待遇，保障離退休人員權(quán)益，推進(jìn)離退休人員科學(xué)化管理具有重要意義，這也是全黨全社會(huì)應(yīng)該共同承擔(dān)的責(zé)任。