國有企業督辦工作優化提升實踐與思考
——以中國鐵路國際有限公司為例

中國鐵路國際有限公司綜合管理部 柳昕

一、引言

督辦工作是國有企業有力有效推動工作落實的重要方式和關鍵環節。督辦工作事關全局、不可或缺，積極探索督辦工作更為科學有效的方式方法，對于提升國有企業工作效能、推動重大決策的貫徹落實具有十分重要的意義。

二、開展督辦工作的重要意義

國有企業可持續發展離不開政令暢通，更與領導決策、部門執行的閉環管理密不可分，而督辦工作的成效直接影響領導決策是否得以實施。從企業管理角度分析，領導研究決策的事項其實只進行了一半，更重要的另一部分是部門如何有效地貫徹執行，真正將研究決策的“指揮力”變為推動工作的“執行力”。因此，有力有效開展督辦工作是整個閉環管理體系中不可或缺的重要一環。

三、督辦工作存在的主要問題

公司組建初期，由于各項管理制度尚未建立健全，且中老、雅萬、匈塞、拉合爾等境外重點項目已處于前期準備（或啟動）階段，為有效推動境外項目建設任務，公司于2016年正式啟動督辦工作。通過一個階段的初步實施，發現督辦工作存在三個主要問題。

（一）督辦工作內容覆蓋面不夠

公司組建初期，督辦工作主要側重于國鐵集團、公司領導關注的重點事項，以及路外單位重要文函批示落實等內容，缺乏對公司年度工作部署、專業會議研究事項、下一階段性重點任務的整體關注。實施過程中，存在督辦工作事項缺漏，督辦內容覆蓋面不夠的問題。

（二）督辦形式不便于跟蹤管理

前期工作中，主要采取《督辦事項通知書》的書面程序，輔以電話提醒、微信提示、協調溝通等方法跟蹤進展，并形成月度《督辦事項落實情況通報》。由于書面程序比較復雜，且一些重大（要）督辦事項需相關部門、項目機構負責人出具反饋意見，不僅工作耗時費力，且督辦周期較長，難以持續追蹤督辦工作的整體落實情況。

（三）督辦工作思想重視度有待提高

前期工作中，督辦工作偶爾出現決策比較好但貫徹執行不到位問題，致使某項具體工作達不到預期效果。具體來講，對于由單一部門承辦或明確牽頭部門的決策事項，執行情況較好。但對于需要部門之間、部門與項目機構之間協作的事項，存在一定推諉扯皮、“踢皮球”現象，思想重視程度有待進一步提高。

四、督辦工作提升的實踐與思考

前一階段工作中，雖然公司各部門、項目機構能夠認真執行督辦工作，但督辦過程中普遍存在時效性不強、反饋不及時現象。同時，由于公司尚未啟動信息化建設工作，部門文書普遍在收文登記簿內手動填寫公司領導批示內容，受每日收發文件較多的影響，時常出現登記不及時情況，導致后續督辦工作內容不完整。鑒于此，為有效提升督辦工作效率，2017年至今，結合督辦工作中存在的一些問題，逐步開展督辦優化提升工作。具體內容分為六個方面。

（一）優化《督辦事項通知書》，建立《督辦事項清單》

前期，由于督辦事項較少，《督辦事項通知書》主要采用“一項任務一份通知”格式，不僅督辦效率低，且不利于追蹤掌握。2017年年初，按照“化繁為簡”的工作思路，開始對《督辦事項通知書》的書面材料進行集成，通過建立《月度督辦事項表》，實現由“WORD文字版”向“EXCEL列表版”轉換。經過2年多版本的優化調整，2020年年初，最終形成以“督辦依據、督辦事項、責任部門（機構）、完成時限、辦理情況及進展詳情”等六個大類模塊為基礎的《督辦事項清單》，并通過每周滾動銷號方式追蹤掌握各部門、項目機構具體承辦事項的進展情況。

（二）將“每月督辦”轉為“周周落實”

前期，督辦工作每月開展一次，但各部門特別是項目機構時常因時差、傳輸渠道等客觀因素出現反饋不及時、不全面等問題，鑒于此，嘗試對督辦周期進行優化。按照“化整為零”的工作思路，在《督辦事項清單》的基礎上，采用“周初督辦立項、周末梳理匯總”的工作方式，將《督辦事項月度情況通報》細分為4個單周工作循環，每周整理并對比各部門、項目機構上周填寫的新增、延續及辦結事項，實時追蹤各項督辦任務進程，為領導決策提供準確依據。經對比，每周開展督辦工作后，各部門、項目機構督辦完成率較同期分別提升3.5%和1.7%。

（三）探索“會議紀要督辦化”工作模式

在“周初督辦立項、周末梳理匯總”的基礎上，為進一步提升督辦工作的實效性，嘗試以公司周例會為試點，借鑒國鐵集團建設管理部《督辦通知書》樣式，將《公司周例會紀要》轉換為《公司周工作督辦通知書》，妥善解決了會議部署與督辦工作的銜接問題。通過梳理國鐵集團任務部署和公司階段性重點工作安排，逐項明確牽頭（配合）部門，并及時納入每周《督辦事項清單》，促使會議研究事項的落實力度進一步提高。

（四）由“單一領域”向“多元化”模式轉換

在《公司周工作督辦通知書》的基礎上，對《督辦事項清單》內容進行了“多元化”擴充。一方面，按照“年度重點工作安排、會議研究事項、領導批示事項”等三項重點內容，對督辦列表及內容進行優化調整，重新編制了督辦事項填寫說明，確保每項督辦工作的責任部門、完成時限、辦理情況等一目了然。另一方面，進一步拓展了督辦工作范疇，由“單一領域”的周例會督辦，逐步拓展為經營管理、項目開發、工程建設、運營維護等“多元化”專題會議，實現督辦工作與公司重點任務緊密相連。

（五）引入色彩管理，醒目提示督辦事項

針對督辦工作轉向“多元化”，日均督辦數量環比大幅增加的實際情況，為進一步協助各部門、項目機構更好地推動重點任務，一方面，創新采用了色彩管理法，將督辦依據中“月度新增項”填充為“黃顏色”、督辦事項中“本期新增項”標注為“紅顏色”，以醒目顏色區分新增、原有督辦事項。另一方面，引入日期管理條件函數并輔以顏色提醒，當日期臨近辦結時限時，此項工作對應的“完成時限”欄會自動填充為“深紅色”，以醒目顏色提示承辦部門此項工作急需落實。此外，還對“辦理情況”欄的文本框顏色輔以條件函數，對辦理中（黃顏色）、已辦結（綠顏色）、未辦結（深紅色）進行醒目區分。引入色彩管理后，不僅承辦部門對新增事項一目了然，督辦工作鏈條也更加清晰明朗。

（六）轉換模式暢通渠道，助推項目機構督辦落實

項目機構是落實督辦任務的重要環節，受國家之間時差、傳輸方式等客觀因素的影響，督辦效率較預期仍有一定差距。為進一步解決此項問題，一方面，通過調整“綜合部——項目機構”單點督辦模式，嘗試以業務（綜合）部門為軸心，建立“綜合部——業務（綜合）部門——項目機構”聯動協作模式，明確業務（綜合）部門為項目機構執行督辦工作的牽頭單位，通過專業領域的工作銜接，更好地推動督辦任務落地實施。另一方面，綜合考慮電子郵件查閱不及時等客觀因素，與項目機構建立動態溝通機制，利用企業微信工作群組提示督辦事項，并輔以閱讀反饋提醒功能，及時掌握項目機構消息查閱動態，進一步提升督辦工作效率。

五、下一步督辦工作的方向與建議

通過對督辦工作的優化提升，公司各部門、項目機構逐漸加深了督辦工作重要性的認識，在工作執行力、任務辦結率等方面均較以往有較大程度提升。同時，面對督辦內容多元化的發展趨勢，為進一步提升督辦工作效率，2021年年初，正式啟動督辦信息化工作。

（一）探索督辦信息化管理模式

現階段，利用信息化手段提高督辦效率和質量已顯得尤為重要。雖然督辦工作逐步構建以綜合部為中樞，“綜合部——業務（綜合）部門——項目機構”的三級協調聯動模式，但面對督辦工作多元化的發展趨勢，工作效率如何進一步提升已成為督辦工作亟待解決的問題。鑒于此，結合公司OA信息系統上線實施，在充分借鑒國鐵集團、中國移動、中國交建等督辦系統的基礎上，組織系統內相關單位就督辦系統主要功能需求、管理流程等進行深入對接，通過信息化手段高效推進督辦工作取得新成效。

（二）編寫函數實現數據展示信息化

針對督辦工作“點多線長面廣”的問題，為更好地梳理統計各部門、項目機構的每月督辦完成情況，探索在原《督辦事項清單》的基礎上，新建《部門辦理情況匯總表》（EXCEL版），通過對“續轉事項、新增事項、到期事項”進行數據篩選，逐項編寫管理條件函數，并以百分率格式展示各部門、項目機構的督辦事項辦結情況，辦結率一目了然，進一步為公司領導決策提供參考依據。

六、結束語

綜上所述，本文對公司督辦工作的優化提升進行了詳細闡述，希望能夠給予大家一些啟發。督辦工作對于許多國有企業來說普遍是一個薄弱環節，必須給予高度重視并采取科學合理的改進措施，不斷提升督辦工作效率和質量，為國有企業可持續發展提供堅強保障。