淺談新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn)和對(duì)檔案工作人員的要求

任艷春

新時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，在日常生活中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，對(duì)檔案工作也提出了更高的要求，因此工作人員要不斷加強(qiáng)自身素養(yǎng)，掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際情況，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，滿足新時(shí)期社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。

一、新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn)

（一）技術(shù)跨度大

檔案管理工作與其他工作不同，與外界交流有限，入門較為簡(jiǎn)單，但很難實(shí)現(xiàn)精通，這就需要檔案管理人員不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任感和專業(yè)素養(yǎng)，跳出舒適圈，既能夠完成日常的重復(fù)工作，也能夠不斷克服工作中存在的難點(diǎn)和重點(diǎn)，在完成基礎(chǔ)工作的條件下，探索出全新的檔案管理方式，促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

（二）涉及社會(huì)層面廣

當(dāng)下檔案管理工作需要統(tǒng)籌大量的信息，需要處理的信息源較為活躍，這就要求檔案管理人員能夠按照特定的管理機(jī)制對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，同時(shí)也要根據(jù)社會(huì)發(fā)展情況持續(xù)創(chuàng)新。目前檔案工作已經(jīng)擴(kuò)展到了政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科技教育等社會(huì)生活的各個(gè)層面，隨著社會(huì)結(jié)構(gòu)不斷變革，也構(gòu)建了與個(gè)人有關(guān)的金融檔案、經(jīng)濟(jì)檔案和誠(chéng)信檔案等不同類型，現(xiàn)如今檔案的利用者逐漸多元化，

（三）載體多元化

隨著當(dāng)下電子信息和材料學(xué)的發(fā)展，檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，檔案信息不再局限于傳統(tǒng)的文字，音頻、視頻等多種信息資料呈爆炸式增長(zhǎng)。檔案載體也由傳統(tǒng)的紙張向磁盤、光盤、膠片、電子等不同形式過渡。檔案生存狀態(tài)多樣化，對(duì)于檔案管理人員來說無疑提出了新的挑戰(zhàn)。

二、新時(shí)期檔案工作的困境

信息資源已經(jīng)成為了人類經(jīng)濟(jì)生活中的重要資源，檔案作為信息源，對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展有著承前啟后的重要作用，縱觀目前的各階段檔案管理部門，在信息化建設(shè)中仍然存在一些問題。

（一）信息化程度有限

傳統(tǒng)的檔案信息載體多為紙質(zhì)文件，相對(duì)而言，檔案載體較為單一，隨著時(shí)間的不斷推移，大量的原始文件堆積未入庫(kù)，在后續(xù)信息化處理時(shí)需要硬件和軟件的支撐。但在實(shí)際管理過程中，部分單位并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，由于經(jīng)費(fèi)有限，檔案管理技術(shù)落后，管理等級(jí)千差萬(wàn)別，量化管理較為困難。另外在信息輸入儲(chǔ)存中仍然存在一定問題，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

（二）檔案的安全性有待提高

在信息化時(shí)代下，日常生產(chǎn)生活會(huì)產(chǎn)生大量的信息，由于網(wǎng)絡(luò)交互性、開放性的特點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)面臨著保密性與安全性不足的特點(diǎn)。目前我國(guó)檔案保密法律法規(guī)尚不健全，病毒入侵、黑客入侵等問題屢見不鮮。此外，檔案數(shù)據(jù)的傳遞模式不統(tǒng)一，同一電子文件內(nèi)的文字、圖像、音頻內(nèi)容有可能不連續(xù)地存儲(chǔ)在不同或相同的載體內(nèi)，其內(nèi)部的樹杈結(jié)構(gòu)和邏輯關(guān)系發(fā)生改變，一旦遷移到云端儲(chǔ)存可能出現(xiàn)信息調(diào)用的不兼容，造成了檔案信息不可讀甚至全部丟失，給后續(xù)的檔案管理工作帶來了巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)參差不齊

受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理工作不受重視，傳統(tǒng)的檔案管理大多采用人工管理的辦法，整體信息化程度較低。部分檔案管理人員年齡較大，接受新知識(shí)的能力有限，不具備現(xiàn)代化的信息素養(yǎng)。還有一些辦公室文員在從事檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)化的保密和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作流程不熟悉，保密意識(shí)有限，綜合素質(zhì)有待提高。

三、新時(shí)期檔案工作目標(biāo)和對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)要求

（一）推動(dòng)檔案的信息化發(fā)展

目前檔案數(shù)字化、智能化管理已經(jīng)成為了檔案改革工作的首要目標(biāo)，因此檔案管理人員要熟練使用電腦辦公軟件，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化處理。同時(shí)要完善檔案管理安全機(jī)制，安全有效地存儲(chǔ)和獲取檔案資源。云儲(chǔ)存平臺(tái)通常采用戶名加密碼的單點(diǎn)方式進(jìn)行身份認(rèn)證，借助多層密碼和相應(yīng)的專用盾，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行智能化管理。解決云儲(chǔ)存條件下的信息安全問題，可利用多種加密方式，制定可行的策略，保證檔案信息有效傳遞。

例如，檔案管理人員要綜合利用Word、Excel等常用的辦公軟件，快速整合信息，借助掃描儀、攝像機(jī)等硬件設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，通過壓縮成PDF、JPG 等不同文件格式，快速釋放其內(nèi)存，將文本信息直接按照相應(yīng)的保密級(jí)別上傳到公共網(wǎng)絡(luò)或者是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，完成整體層面資料的編寫。設(shè)置身份認(rèn)證體系和訪問權(quán)限，定期升級(jí)保密技術(shù)，更換密碼，不斷提高加密水平。同時(shí)還要強(qiáng)化監(jiān)測(cè)手段，監(jiān)管公共網(wǎng)絡(luò)空間和個(gè)人網(wǎng)絡(luò)空間，根據(jù)相應(yīng)的安全監(jiān)管條例制定不同等級(jí)的監(jiān)管方案，加強(qiáng)信息的篩選和管理。在錄入前要進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于后續(xù)的管理，然后才能進(jìn)入掃描頁(yè)面，以自動(dòng)化處理為主，結(jié)合人工的二次檢查，確保圖像質(zhì)量精準(zhǔn)，修正去污，加強(qiáng)文本流程圖的處理，以保證檔案文本和其他內(nèi)容相互匹配。及時(shí)更新刪除重復(fù)或者無關(guān)的文件，保證數(shù)字化的篩藏質(zhì)量。

（二）完善日常的培訓(xùn)管理機(jī)制

檔案在保存過程要面對(duì)物理、化學(xué)、生物等不同因素的風(fēng)險(xiǎn)，還面臨著檔案載體轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份、信息安全、真實(shí)性等信息化風(fēng)險(xiǎn)。因此，檔案管理部門需要以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要依托，構(gòu)建由傳統(tǒng)載體為基礎(chǔ)的修復(fù)技術(shù)，優(yōu)化庫(kù)房管理、信息調(diào)用技術(shù)等。要開展思想政治教育,確保檔案管理隊(duì)伍始終保持高度的紀(jì)律性和純潔性；同時(shí)要完善日常的職業(yè)教育，在日常工作中激發(fā)基層員工的創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)；要建立完善素質(zhì)評(píng)價(jià)體系，采取主觀與客觀相結(jié)合、定量與定性相結(jié)合、單位與客戶相結(jié)合的綜合評(píng)價(jià)方式；在新員工上崗前要做好檔案培訓(xùn)，全面提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。

（三）新時(shí)期檔案工作人員的素質(zhì)要求

1.政治素養(yǎng)

政治素養(yǎng)是檔案工作者最基本的素養(yǎng)，也是檔案工作者整體工作的靈魂導(dǎo)向。要堅(jiān)定政治立場(chǎng)、把牢政治方向，深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，把講政治體現(xiàn)在檔案工作全過程、各方面，確保檔案工作始終沿著正確政治方向前進(jìn)。在檔案管理過程中經(jīng)常會(huì)接觸到一些機(jī)密文件，這些機(jī)密文件對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展至關(guān)重要，因此檔案管理人員要堅(jiān)守底線，擔(dān)負(fù)起檔案工作者的政治責(zé)任和歷史責(zé)任。

2.道德素質(zhì)

檔案管理工作不同于其他工作，作為檔案管理人員，要時(shí)刻保持高尚的道德情操，保持良好的工作形象。在進(jìn)行信息查詢服務(wù)時(shí)，要確保信息的全面性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性；在進(jìn)行檔案歸整工作時(shí)，要綜合考慮檔案所處的物理環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，真正做到事無巨細(xì)。在新時(shí)期的特定背景下，知識(shí)更新速度快，檔案人員應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，在實(shí)踐工作中不斷更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，在處理日常問題時(shí)不斷提高解決問題的能力和創(chuàng)新意識(shí)，與傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化管理技術(shù)相結(jié)合，更好地發(fā)揮檔案價(jià)值。

3.知識(shí)技能

檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了檔案工作的發(fā)展目標(biāo)，檔案管理人員要有廣泛的學(xué)識(shí)和技能，要在實(shí)踐中總結(jié)出一套完善的理論技術(shù)和方法，合理應(yīng)用到實(shí)際工作中來，在實(shí)踐中發(fā)展，在實(shí)踐中創(chuàng)新，更好地從事檔案管理工作。檔案管理人員需要積極利用新技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的老舊檔案進(jìn)行修復(fù)和改造，有效延緩檔案的氧化變色；同時(shí)要考慮電子載體的穩(wěn)定性，確保信息內(nèi)容安全，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一監(jiān)測(cè)、統(tǒng)一管理，有效調(diào)控檔案庫(kù)中的物理環(huán)境，結(jié)合實(shí)際需求，采取多樣化的保護(hù)措施，提升檔案管理水平。

四、總結(jié)

新時(shí)期對(duì)檔案工作提出了更高的要求，檔案工作者要提高政治站位，履職盡責(zé)，堅(jiān)守道德底線，嚴(yán)格執(zhí)行保密條例，樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高自身的職業(yè)技能，提升檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為單位與社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)自身的力量■