互聯網+時代企業檔案管理的難點及對策

任瑩瑩

（中韓（武漢）石油化工有限公司，湖北 武漢 430082）

新時代下的信息技術為當今社會帶來了新的機遇與挑戰，企業檔案管理利用信息技術也將迎來新的變革，管理方式也會在一定程度上得到優化。檔案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出該單位的組織管理工作水平，改進傳統的檔案管理工作模式，能夠幫助企業生產運營各項工作更快更好地進行。

結合信息化與工業化的兩化融合工作理念，促進互聯網技術與檔案管理相融合，運用系統平臺技術以及互聯網技術，將檔案管理工作服務到企業各業務所需終端用戶，打造檔案數字化服務、以需求為導向的檔案產品，達到“讓信息多跑路、讓職工少跑腿”的服務宗旨，推進生產運營、基建、產品、設備、科研等各類檔案數字資源跨部門利用。運用檔案管理平臺的深度應用提升檔案管理工作影響力，打造公文、流程、文檔在線系統一體化。對檔案資源加強鑒定、分類、深度開發、定向推送，充分發揮檔案的作用，為決策者提供原始檔案依據，讓檔案還原歷史，更好地為企業生產經營決策提供參考。

一、企業檔案管理現狀分析

從總體上看，企業文檔管理工作日漸精細，檔案資源也逐漸成為基礎性資源，檔案工作借助信息技術影響力也越來越大，檔案為企業的生產經營提供了有效的可參考性資源，檔案管理水平也在逐步提升。當今信息化手段的應用使得企業檔案管理工作人員的工作有了一個質的飛躍，從原始的人工手段轉變成現在的網絡信息手段，極大方便了工作人員查找資料和文檔。與此同時，企業的原有紙質檔案也已全部進行數字化，存放在信息化管理平臺上。互聯網信息平臺同時可以很好地做到資源共享，方便資料的歸檔和儲存。隨著網絡信息化手段的全面覆蓋，對于負責綜合檔案管理工作的人員要求也越來越高，部分重要資料從系統各環節流轉后產生于系統，進行各個系統與檔案系統的接口連接、數據傳輸尤為重要，發現問題及時與相應部門進行協調解決。面對信息時代帶來的新機遇新挑戰，要把檔案工作做好，就要從企業管理對檔案的需求著手，規劃檔案新發展思路，運用新的信息技術將檔案工作轉型發展成為更高效快捷的服務型窗口，為企業發展提供優質的檔案服務。

二、互聯網+時代企業檔案管理面臨的難點問題

一是人們普遍對檔案的收集、利用認識不夠，尚未發揮檔案的應有作用。在企業管理中，大部分職工對檔案工作的認識和理解不夠，存在敬畏感，即不會利用檔案也不知為何歸檔，這影響了檔案資源的有效收集及利用。部分檔案因其有商業秘密屬性，限定了借閱范圍，更使得部分職工認為檔案離自己很遠，也發揮不出檔案的作用，最終導致企業檔案信息資源發展受阻。

二是信息化建設投入不夠。信息化發展迅速，企業檔案發展還停留在數字化開發階段，要使檔案發展借力信息技術，企業信息化建設就需要投入大量的資金，配套設備和高水平技術人才。但實際工作中，大多數企業往往在信息資源的開發中主要以自身生產經營為主，常常忽略了檔案資源信息化建設上的投入。

三是企業檔案數字化率不足。大數據時代首先應以數據為基礎，形成數據庫再進行挖掘、分析。但是，在企業檔案資源質量層次上還不一致，影響因素主要有：企業整合信息資源時向各專業進行收集，豐富了檔案種類，但增加了有效資源的篩選工作量，降低了檔案質量；再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應增大，整合、分析工作難度增加，因此提升檔案資源質量是一個需要關注的問題。

四是企業檔案工作人員信息化能力及檔案管理能力雙達標人才不足。要有信息化能力保障檔案資源質量及安全，還要有檔案收、管、用的能力。檔案工作是為生產經營服務，檔案工作人員要有責任心為企業檔案管理工作做好服務，而現階段部分檔案工作人員缺乏為各業務部門服務的意識，采取較被動的等待工作模式，導致企業檔案信息資源不能發揮其作用的尷尬局面，對助力生產起不到應有的參考作用。

三、互聯網+時代加強企業檔案管理的對策分析

一是在互聯網+時代，要想加強信息化手段，基礎建設是保證工作順利開展的大前提。首先，需要將檔案存放在安全、溫濕度事宜、防蟲、防霉等具備八防條件的庫房內，確保檔案的完好性。其次，需要將各項檔案進行數字化，選擇功能強大的檔案管理系統，數據安全有好的屏障，能有效地保管檔案信息資源的備份恢復和有效利用。隨著時代進步，許多設備的性能和質量不斷提高，管理的不斷精細化，人員的各項素質也在不斷增強，繼而打造出安全的檔案環境。最后，檔案利用評價是反映檔案價值的有效渠道，也是檢查、完善檔案服務工作質量的依據。信息服務水平的不斷提高，會讓企業不斷提升信息服務的質量，檔案管理工作也會不斷進步，讓檔案信息資源更好地為企業生產運營服務，讓檔案利用在一定保密要求的基礎上越來越方便。

二是檔案管理人員要以新信息技術為手段，開發線上檔案資源并定向開放，用信息平臺替代人工，更科學高效地提供檔案信息資源支撐。將線上檔案資源深入分析，定向安全開放，結合企業組織機構建立檔案信息系統，還要提升檔案信息資源質量。在建立企業檔案信息數字化時，要注意網絡誠信，如果資源在網絡上無限制的轉發、分享，不僅會對企業造成一定影響，還會對企業的檔案管理工作造成阻礙，也會讓人們對網絡產生畏懼，從而更加閉塞了檔案資源的有效利用。因此，完善網絡安全、誠信節制使用檔案資源顯得尤為重要。因此，需要共同努力，借助信息技術發展機遇，做好檔案安全管理工作，提升檔案管理水平，大力發展檔案事業，用檔案產品助力企業生產經營。

三是檔案信息應樹立共享、共贏，以服務企業生產經營為根本的發展理念，在保障檔案資源信息安全的情況下，定向開放檔案，讓信息跑起來。基建項目為生產助力，基建項目建設常參照原有建設項目檔案信息，因此對基建項目檔案的收集是必要的，而每次基建項目檔案資源數字化必須符合一定標準，才能形成企業基建檔案平臺，建立共享檔案數據庫，高效整合檔案數據庫，定向對各組織機構、職工開放。

四是借助于信息技術，開展檔案系統智能化建設，將檔案系統集成公文系統、合同系統資源等重要檔案電子資源，實現檔案系統集成各重要系統檔案數據，再分類整合、定向開放給各業務部門，實行崗位權限匹配控制，讓信息打通各系統環節，實現信息有序共享，最終使得企業各部門實現流程化、信息化、高效率的辦公。

五是檔案信息數字化是檔案發展的重要一步，是檔案資源從紙面到流動起來的數據的重要一步。建立檔案信息化資源利用制度，實現檔案資源收、管、用全過程的規范管理，讓信息化與工業化兩化融合在檔案工作中充分實現。建立數據定向開放，有序利用，安全保存等方面的制度，促進檔案信息資源的共享利用，真正讓企業收集有用的資源、充分利用需要的資源。

六是檔案信息資源的重要性也要求數據安全要保障有力。對檔案管理系統要實現系統安全保護能力第五級，訪問驗證保護級，實現崗位權限對應訪問，先驗證身份，再訪問對應權限內資源，做好風險評估、應急預案以及應急演練等制度，讓檔案數字資源可以達到“收、管、用”良性高質量發展。

實踐證明，企業檔案資源對各項業務工作都有著可參考價值。通過增強企業員工的檔案意識，梳理檔案服務觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設等措施，進一步提高企業檔案數字化利用率，促進檔案管理工作水平的不斷提升，從而更好地發揮檔案資源助力企業生產運營的作用。